高校檔案利用存在的障礙及相應對策

文/廣東醫科大學 林婷婷

高校檔案利用存在的障礙及相應對策

文/廣東醫科大學 林婷婷

為了更好地開展高校辦學、公開高校信息的工作，人們越來越關注高校檔案的利用情況，希望可以用最理想、最快速的方式使用檔案信息。目前開展高校檔案利用工作的制約因素有兩點，一是沒有檔案可以使用，二是有檔案但是無法使用，兩種因素的影響下使得資源無法被充分的利用。在本文中首先給出了檔案利用的概念，隨后針對高校利用檔案資源的過程中存在的障礙，提出了幾點有效的應對對策，旨在提高高校檔案的資源利用率。

高校；檔案利用；障礙；應對對策

一、檔案利用的概念

檔案利用指的是對檔案的閱覽、復制、外借和摘錄，是檢驗檔案鑒定、整理、收集等工作過程的重要階段。高校內建立檔案是為了給高校提供教學和科研方面的有價值的參考數據，起到了一個輔助性、支撐性的作用。檔案的充分利用可以發揮人才優勢，使得人才流動更加敏捷，進一步提高管理檔案工作的水平和效率。

二、高校檔案資源在利用的過程中存在的障礙

受到多種因素的影響，高校檔案并沒有受到應有的重視，主要存在以下幾點問題：

（一）檔案資源形式單一。高校在不斷的發展過程中融入了各類檔案資源，涵蓋了每所高校的發展歷程，但是由于某些因素的影響，高校無法給利用者提供所需的資源，與此同時，高校對于檔案資源的管理收納并不仔細，不同類型的檔案摻雜在一起，當想尋找相關檔案時并不能立刻查找到所需資源。

（二）高校對檔案管理工作不重視。高校對于檔案的管理工作并沒有充足的積極性，收集狀態較為散漫，只注重數量，對于遺失的檔案或者沒及時上交的檔案都沒有進行詳細的統計，檔案資源就會出現大量流失的情況。面對這種不全面的管理形式很可能影響利用者對檔案的選擇情況。

（三）高校具備不完善的資源利用體系。盡管高校已經認識到檔案資源的重要性，但是基于種種問題的存在，檔案資源并沒能夠有效地使用，資金和人力的投入也沒能達到標準。不完善的資源利用體系只是保留了最原始的數據，這對于高校自身來說很不利于工作的展開，也不便于利用者對資源進行查閱。

三、提高高校檔案資源利用的對策

以上問題是社會無法充分利用檔案資源的主要原因，因此為了能夠有效利用高校檔案資源，應該采取以下幾種對策：

（一）提升利用高校檔案資源的意識。首先要做的就是提升利用高校檔案資源的意識，讓管理者意識到檔案資源不僅關系到社會的發展，同時還關系到高校自身的發展。高校應該給企業提供安全可靠的檔案資源，確保滿足企業的一切需求，不會出現資源泄漏或者盜用的狀況。高校還應該建立完善的檔案閱覽部門，明確檔案之間的分類，對管理檔案資源的專業人員做出嚴格的規定。

（二）加大對檔案管理的資金投入。檔案的管理工作對高校來說是十分重要的，因此應當加大對檔案管理的資金投入，可以邀請專業人員管理檔案，對檔案的分類和放置有一個系統的分工，就可以在查找檔案時用最短的時間找到所需檔案，與此同時還應該將數據庫引入管理工作中，在計算機內建立完善的檔案信息，對其進行實時更新。在保存檔案資源的同時，還要保留檔案副本，這樣可以有效地確保檔案資源的完整性。

（三）加強檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的綜合素質對檔案的管理工作起著決定性的作用。信息化的帶動下，管理人員應當與時俱進，不斷在學習中擴充自己的能力，才可以更好地開展檔案管理工作。管理人員還可以參加定期的知識培訓，邀請專家定期來高校開展關于檔案管理方面的講座，加強檔案學的理論知識的學習，讓自己的能力更具專業性，還可以到別的地區多聽聽，多看看，把握目前管理工作的新動態，才有助于更好地開展檔案管理工作。

（四）積極推廣宣傳工作，拓展利用途徑。高校檔案大都塵封在圖書館內，長時間無人問津，這樣就需要管理人員積極推廣宣傳工作，拓展檔案資源的利用途徑，讓資源為更多的人使用。同時還要對檔案進行數字化建設，追趕時代的腳步，改變傳統的管理方式，可以實現檔案資源的實時更新，在查找檔案資源時可以花費最短的時間找到所需的檔案資源。老師和學生可以通過數字化的網絡獲取最新檔案信息，對具體的信息進行共享，充分發揮檔案資源的利用率。

（五）整合、統一檔案資源管理原則。整合、統一檔案資源是有效開展工作的前提和基礎。整合資源是為了擴充檔案的多樣性，提高檔案資源的總體質量，每年學校都應該對歸檔部門進行嚴格要求，確保將檔案完整、齊全、系統的收入檔案部門。統一資源是為了更好地開展檔案管理工作，在此基礎上可以利用向領導呈報專題報告或者向老師和同學印發宣傳手冊等方式加強對檔案法律法規的宣傳，明確檔案管理規章制度，有效的整合檔案資源。

四、結束語

高校檔案是否能夠充分利用關系到高校的教育質量、學術以及管理水平等多個方面。盡管高校資源利用面臨著無檔可用以及有檔難用的困境，但是高校和相關部門一定可以做出積極的應對方式來解決這一類問題，同時檔案管理人員也應當加強對檔案資源的管理工作意識，積極做好檔案資源的管理工作。

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