高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/江西理工大學(xué) 吳潔 李婷

高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/江西理工大學(xué) 吳潔 李婷

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和高校工作的進(jìn)步，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作模式已然無(wú)法滿足當(dāng)前高校和大學(xué)生的發(fā)展需求，加快對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)是刻不容緩了。文章簡(jiǎn)單闡述了當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的不足，并在此基礎(chǔ)上就如何加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新提出了建議。

高校；檔案管理；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，高校也在不斷地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和需要，更需要對(duì)檔案管理的信息化進(jìn)行不斷地摸索和建設(shè)。高校的學(xué)生檔案管理工作在當(dāng)前仍存在一些不足，需要解決的問(wèn)題還有很多，但是只要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分析，并積極地尋找有效的解決措施，就能推動(dòng)高校的檔案管理工作，不斷突進(jìn)其數(shù)字化現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、 高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理內(nèi)容簡(jiǎn)單。當(dāng)前在高校的學(xué)生檔案管理工作中，管理內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺乏規(guī)范化是不可忽視的問(wèn)題。雖然很多高校都會(huì)建立自己的檔案室，但是與之相匹配的學(xué)生檔案管理制度卻并不規(guī)范。高校每年都會(huì)產(chǎn)生大量的關(guān)于學(xué)生的文件資料和各種音像、圖片、圖表及實(shí)物等等，區(qū)分不清哪些該收集存檔，哪些不在存檔之列，造成了應(yīng)該歸檔的沒有收集，不在歸檔范圍內(nèi)反而收集齊全的不合理現(xiàn)象。而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是由于高校檔案管理缺少規(guī)范化的制度，使得日常化的工作無(wú)法按計(jì)劃按部就班地完成，很大程度上會(huì)造成檔案的缺失或者錯(cuò)漏，為以后學(xué)生檔案的使用也帶來(lái)了很大的困難。

（二）檔案管理方式落后。當(dāng)前在高校的學(xué)生檔案管理工作中，管理的方式落后效率低下也是很明顯的問(wèn)題，主要原因就是由于缺乏專業(yè)的檔案管理人才。當(dāng)前很多高校的學(xué)生檔案管理工作人員大都是沒有受過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的，缺乏一定的專業(yè)技能，很多工作人員掌握的依然是傳統(tǒng)的檔案檢索查詢和管理的方法。由于受到傳統(tǒng)檔案管理制度的束縛，工作人員的待遇較低，內(nèi)部也缺乏足夠的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，檔案館對(duì)他們的崗位管理也比較松散，因此很多工作人員都缺少工作的積極性和熱情，長(zhǎng)此以往就很容易導(dǎo)致學(xué)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠強(qiáng)，致使學(xué)生檔案管理工作處于落后的狀態(tài)。

（三）檔案管理脫離實(shí)際。高校檔案工作是學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分，涉及學(xué)校管理和教育科研工作，還涉及老師和學(xué)生的管理，因此是一項(xiàng)十分重要的工作。當(dāng)前在高校的學(xué)生檔案管理工作中，管理工作脫離實(shí)際成了最為嚴(yán)重的問(wèn)題。高校的學(xué)生檔案管理工作最主要的作用就是為在校學(xué)生進(jìn)行管理工作，便于輔導(dǎo)員和學(xué)校了解學(xué)生的生活和行為，及時(shí)地做好思想道德指導(dǎo)工作。除此之外學(xué)生檔案也是學(xué)生就業(yè)的重要憑證，對(duì)于那些考取公務(wù)員的學(xué)生更為重要。但是在現(xiàn)在很多高校中，大部分學(xué)生甚至到了畢業(yè)都不知道自己的檔案存放在什么地方，無(wú)法真正發(fā)揮出檔案的重要作用和價(jià)值，因此加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新是刻不容緩的。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）提高檔案管理人員的意識(shí)。人員永遠(yuǎn)是第一生產(chǎn)力，檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的首要任務(wù)。要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，首先就需要提高高校檔案管理人員的工作意識(shí)，要堅(jiān)持樹立以人為本的思想，將為學(xué)生服務(wù)作為一切工作的中心，切實(shí)發(fā)揮出檔案在學(xué)生學(xué)習(xí)和工作中的重要作用。因此就需要不斷地強(qiáng)化高校檔案管理工作人員的素質(zhì)，增加其主動(dòng)開展檔案收集和管理工作的意識(shí)。要定期開展針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)和考核，幫助他們擺正位置認(rèn)清工作，激發(fā)工作的熱情和積極性，增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的精確性和敏銳性，為檔案管理工作的順利有序開展做好基礎(chǔ)工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的時(shí)效性。要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，還需要提高檔案管理工作的時(shí)效性，建立完善的學(xué)生檔案歸檔和管理制度也是當(dāng)務(wù)之急。檔案制度主要包含檔案的歸檔時(shí)間、范圍以及要求這幾方面的內(nèi)容，因此要建立一套行之有效的檔案制度首先就需要明確歸檔資料的范圍，避免出現(xiàn)漏存或者錯(cuò)存的現(xiàn)象。其次還需要加強(qiáng)對(duì)歸檔文件資料的管理，實(shí)施規(guī)范的登記制度，保證檔案管理工作的程序化和規(guī)范化，便于學(xué)生以后的查詢和使用。最后還要加強(qiáng)高校檔案管理部門同其他工作部門的聯(lián)系，增加檔案使用的有效性，確保高校關(guān)于學(xué)生的學(xué)習(xí)和就業(yè)工作能夠正常運(yùn)作。

（三）提高檔案管理工作的技術(shù)性。要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新，還需要進(jìn)一步提升檔案管理工作的技術(shù)性，要引入先進(jìn)的信息化現(xiàn)代化管理方式，最大化地提升高校學(xué)生檔案管理工作的效率。由于很多高校的學(xué)生數(shù)量都非常龐大，因此學(xué)生的檔案管理工作任務(wù)也十分繁重，而且學(xué)生的流動(dòng)性也比較快，檔案的保存期比較短。因此隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將電子檔案管理引入到高校學(xué)生的檔案管理工作之中也是大勢(shì)所趨。在這種情況下，高校就可以充分發(fā)揮出電腦和新媒體的先進(jìn)技術(shù)，根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況將檔案歸檔進(jìn)行管理，無(wú)論是學(xué)生的基本信息還是學(xué)籍的變動(dòng)或者是轉(zhuǎn)檔等都可以進(jìn)行記錄并完整保存。通過(guò)這種方式，高校可以建立更加現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電腦查詢和實(shí)體檔案的完美結(jié)合，真正發(fā)揮出檔案管理工作的重要價(jià)值。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新，不僅是學(xué)校發(fā)展和管理工作的需求，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的需要。推進(jìn)高校檔案管理工作的信息化管理，不僅能夠有效地提升檔案管理工作的效率，還能充分地利用檔案資源對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)和就業(yè)，對(duì)高校的工作改革和發(fā)展起到推動(dòng)作用的同時(shí)，也有利于全社會(huì)的發(fā)展。因此就需要高校在建設(shè)過(guò)程中，不斷地采取措施進(jìn)行完善，更好地推進(jìn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化工作。