著力提高數字環境下檔案工作質量

文/青島市城陽區衛生和計劃生育局綜合監督執法局　韓云飛

著力提高數字環境下檔案工作質量

文/青島市城陽區衛生和計劃生育局綜合監督執法局韓云飛

電子技術正以強勁勢頭改變著人類的生產生活方式，也由此引發檔案工作發展出現質的飛躍。認清信息化環境對檔案工作的深遠影響，是做好新時期檔案工作的前提和基礎。文章主要針對提高數字環境下檔案工作質量進行研究，以期為改善檔案工作提供一定的借鑒與參考。

數字環境；檔案工作；信息技術

計算機技術的迅猛發展，給檔案管理提供便利條件的同時也帶來了許多的挑戰，只有解放思想、認清利弊、因勢利導、主動作為，才能確保檔案管理工作始終適應信息化環境下的發展要求，更好地為單位建設服務。

一、信息化環境對檔案工作帶來的影響

電子技術正以強勁勢頭改變著人類的生產生活方式，也由此引發檔案工作發展出現質的飛躍。認清信息化環境對檔案工作的深遠影響，是做好新時期檔案工作的前提和基礎。

（一）檔案工作重心發生轉移。傳統檔案信息工作重在檔案的收藏和保存，在使用上受到限制很多，而數字化的檔案信息可以通過網絡技術實現異地遠程傳送，為需求者提供方便快捷的服務途徑，提高檔案利用率，導致檔案工作的重心由傳統的收集保管向開發利用轉移。

（二）檔案原件得到有效保護。檔案具有唯一性、原始性和憑證性的特點。原始檔案的保護是檔案管理工作的重要內容之一。信息化環境下，檔案的利用方式發生了變化，開始大量調用數字化的檔案信息，有效保證了紙質類檔案原件的保存，提高了檔案原件的保存年限。

（三）數字信息可反復使用和轉換。信息化檔案可將不同形式的檔案經過信息化處理，變成數字化數據，可以多次查閱檔案信息情況而不影響其保存的完整性，使檔案信息的利用時效性得到充分釋放和體現，最大限度地發揮檔案的價值和作用。

二、信息化環境對檔案工作帶來的困難

任何先進手段都有自身的局限性，數字檔案在給我們帶來便攜的同時，也帶來一些不利因素，主要體現在：

（一）檔案的原始性難以確認。原始記錄性是檔案的基本屬性，原始檔案才有保存價值和憑證作用，這也是紙質檔案最真實、最可靠、最珍貴的原因之一。電子檔案信息和原始載體可以分離，極易被復制、刪除或修改，載體與字跡材料沒有特性，真假難辨。

（二）檔案的真實性難以判斷和檢查。紙質檔案可以加注各種證明，按制度規定加以標記，而電子檔案很難實現這些功能。電子檔案從形成到交由檔案部門保管，需要文件拷貝、移交，即使歸檔的電子文件被刪改，檔案人員也難以考證和判斷其真實性。

（三）數字檔案缺乏統一標準。檔案信息數字化的目標是實現資源共享，而標準規范是有效共享的基礎，是數字化進程首先需要解決的問題，數字檔案信息資源存在的發散性造成不同單位的檔案信息載體、內容、格式、信息內涵各有不同；各種不同管理系統開發應用缺乏統籌協調，極大地限制檔案管理利用。

（四）存儲維護難度增大。數字化檔案信息的儲存載體多為計算機光盤、硬盤等介質，容易受到熱磁衰減影響，存貯有效期在10年到20年左右；另外，隨著新材料和計算機技術發展，若干年后，現有存儲介質和讀取設備極可能被淘汰，存儲的信息資料將不能被讀取。

（五）網絡安全威脅較大。數字化檔案在網絡上傳遞和應用存在較大安全風險，雖然網絡安全已經有了包括軟、硬件在內的多種防范措施，如系統預設用戶授權、防火墻技術、電子身份識別、數據加密等，但都不能從根本上解決網絡環境安全問題，給檔案信息安全留下隱患。

三、信息化環境下檔案管理的對策措施

檔案部門要充分認清信息技術帶來的積極影響和不利因素，抓住人才培養、技術建設、制度規范等環節，著力提高信息化環境下檔案工作的正規化水平。

（一）加強人才培養。通過辦班輔導的方式，定期邀請專業人員授課輔導，刻錄光盤下發留存，并將專業知識摘編成冊；通過業余自主學習的方法，配套補充計算機、信息化等方面的教材，在拓寬檔案管理人員知識面的同時，強化專業能力素質的學習提高；引進專業人才，利用每年大學生畢業招聘會等時機，有計劃、有針對性的引進一些檔案專業、管理專業的高層次人才，特別是每年要按照一定的數量規模引進一批信息技術人員，解決當前年齡結構老齡化，學歷層次水平稍顯滯后等問題，加速實現人員管理結構調整和技能升級。

（二）用好信息技術。要利用性能優良的載體存儲檔案信息，確保電子存儲介質安全可靠；要采用功能強大的軟件系統管理檔案，確保能夠智能檢索文本、圖像、視頻等不同格式的信息內容；要能夠使用信息導航等技術通過網絡發布檔案信息，最大限度的方便利用；要采取訪問控制和網絡安全手段來實現文件傳輸的絕對安全可靠，確保檔案的真實性。

（三）建立標準規范。要根據數字檔案特點，加強統一規范，確保檔案信息在任何時間、地點都可讀、可看、資源共享。要建立字符內部編碼標準，包括英文數據標準、中文文字編碼標準、集外字符編碼標準等；要規范數據格式，包括文本數據格式、圖像數據格式、音頻數據格式、視頻文件格式等；要規范信息輸出方式，確保信息的顯示、打印、傳遞等，能夠直接面向網絡用戶的服務；要規范數據交換和網絡通信協議，確保不同的操作系統、不同類型的計算機、不同格式的數據都可以共享網絡。

（四）完善管理制度。要建立完善收集（獲取）、整理（組織）、著錄和標引利用等各個環節中的制度規范，確保檔案使用管理有法可依。要細化歸檔的范圍，客觀評價電子數據價值，選擇性地歸檔；要明確電子文檔歸檔時機，防止數據流失；要規范移交方式，健全移交手續，確保文檔安全傳遞；要完善電子文檔管理條件環境，確保運行、貯存安全可靠；要規范文檔使用管理、審批、閱辦的程序方法，防止秘密信息外泄。