從管理方式方法的轉變談人力資源檔案信息化

文/山東省濱州市無棣縣人民醫院　劉壽勇

從管理方式方法的轉變談人力資源檔案信息化

文/山東省濱州市無棣縣人民醫院劉壽勇

醫院人力資源檔案管理工作隨著醫院業務的拓展、規模的擴大、學科的細化經過了一個由粗到細、由點到面、由簡到繁，由傳統化到現代化、信息化、數字化的轉變歷程，借助大數據平臺建立人事信息管理系統是必然選擇。

人力資源檔案；卡片式管理法；電子表格管理法；人事信息管理系統

無棣縣人民醫院是一所縣級公立醫院，于1993年10月成為山東省首批、全市第一家二級甲等醫院，2004年獲得全國衛生系統先進集體稱號，2015年獲得省級文明單位榮譽。現開放床位747張，有在職工作人員996名。人力資源檔案管理工作隨著醫院業務的拓展、規模的擴大、學科的細化經過了一個由粗到細、由點到面、由簡到繁，由傳統化到現代化、信息化、數字化的轉變歷程。現就本院這一轉變進行分析研究，評估當前運行模式，研討醫院人力資源檔案管理的全新途徑。

一、我院人力資源檔案管理的起點——卡片式管理法

（一）應用時期及內容。80年代末到2000年初期，我院的人力資源檔案主要是由職工登記卡組成的職工名冊。當時全院職工為260人。職工登記卡的大小就如同人們交際用的名片，受面積的限制，登記內容少得可憐。新員工一入院報到，首先填寫職工登記卡，內容包括：姓名、出生年月、籍貫、學歷、畢業時間、畢業院校、政治面貌、本人身份、原工作單位等，登記完畢將卡片放入所在科室類別。遇有職稱、職務等調整需隨時進行更新。這就是我院人力資源檔案的最早雛形。

（二）用途及用法。每年用此職工名冊分析醫院科室人員數量，進行年度干部職工登記。在干部職工登記中，工作人員按照上級人事部門的要求，從頭到尾每個卡片逐個翻看登記，填寫指定內容，用鋼筆填寫，一式三份，人事部門、主管部門、醫院各保存一份。在計劃經濟時代，這就是醫院人力資源檔案管理應用的全部。

（三）缺點和不足之處。

1.職工名冊卡縫極易撕裂，造成職工登記卡片經常脫落。

2.職工登記卡角容易折損，需隨時更新。

3.信息統計匯總效率極低。在年度干部職工登記匯總中，每年要用至少2天的時間進行統計匯總。如統計職工學歷，大學本科、大學專科、中專、高中及以下各多少人，需從登記表的第一頁開始，按不同學歷類別，分別數一遍；再如職稱級別、年齡結構等都需要手工逐一數準確。如一項出了差錯，需從頭另數，極其繁雜。有時匯總完了，但登記表已經基本上翻爛了。

4.無法滿足醫院對人力資源科學分析、預測的需求。

二、我院人力資源檔案管理的轉折起點——電子表格管理法

（一）電子表格數據庫的實施時間。隨著計算機的普及應用，我院于2005年12月建立了人力資源檔案數據庫。在原有職工名冊的基礎上，我院專門開展了職工個人信息征集工作。從2015年1月起，經過下發通知、以科室為單位進行收集、組織專人進行信息核對、查閱職工個人檔案、進行信息錄入等過程，歷時11個月，人力資源檔案電子表格數據庫建成。之后，我院又專門調閱醫院文書卷宗，對1996年以來年度考核情況進行了集中匯總。2014年又集中建立了員考績檔案，內容包括：畢業證、資格證、聘書、身份證、論文、成果、專利、表彰復印件和履歷表、崗位說明書等。

（二）電子表格數據庫的項目類別。建立的人力資源檔案電子數據庫所收集的信息類別有人員所在科室、人員類別、姓名、性別、來院時間、進院方式、身份證號碼、執業資格、執業類別、證書編號、取得時間、執業范圍、合同編號、專業特長、第（一、二、三）學歷、第（一、二、三）學歷畢業時間、畢業學校、所學專業、工作時間、原職務名稱、原職務時間、現職務名稱、現職務時間、職稱系列、最后學位、資格級別、取得時間、聘任職稱、聘任時間、執業資格注冊時間、崗位等級、籍貫、身份、政治面貌、入黨時間、出生地、年度考核次、聯系電話等40余項。自2006年1月起，我院每月更新一次，至今已更新128次，保留了完整的人力資源變化原貌。初步滿足了對人力資源進行分析比對、科學分析、配置人才、培養人才的需求。

（三）電子表格數據庫的應用。首先選擇要應用的數據庫進行復制，建立一個新的數據庫，根據需要保留相關個人信息項目，設置字型字號，按規定進行排序，或按姓名筆畫，或按出生年月，或按職稱高低，或按參加工作時間，或按來院時間等等。可以利用Microsoft Office Excel 里的全部功能對數據庫進行現代化管理。提高了工作效率，發揮了人力資源管理、配置等方面應有的作用。

（四）電子表格數據庫的不足之處。對數據的分析只能滿足于需要什么，就提取什么、分析什么，如果人員變動、人員項目變動等，就需要再次重復提取相關信息、重復相關操作，才能得到想要的結果。僅依靠數據庫仍然不能很好的實現快速、高效、一目了然、準確無誤的目標。

三、我院人力資源檔案管理的新階段——人事信息管理系統

（一）人事信息管理系統建立時間、背景。當前，我院信息化建設走在了全省先進行列，引領醫院走進了大數據時代，為醫院科學管理、科學決策、科學預測提供了及時高效的信息數據。我們以此為依托，于2016年1月開始著手建立醫院人事信息管理系統，實現人力資源檔案管理的信息化和數字化。

（二）做法。

1.首先召開了關于建立人事管理信息管理系統的專題會議，進行動員部署。

2.將電子表格數據庫信息和職工個人標準照片整體導入人事信息管理系統，抽調專門人員對全院職工的畢業證、資格證、聘書、醫師資格證、執業醫師證、護士執業證、大型設備上崗證等6000多件證件進行掃描，導入系統。

3.在指定時間內系統向職工本人開放，自己利用自己的工號進入自編輯狀態，完善維護個人信息。方法步驟是：輸入用戶名、密碼，選擇“一般員工”角色，登錄系統（用戶名、密碼見最后附錄）

4.醫院派專人對自行編輯的信息進行審核，重點是出生年月、工作時間、來院日期、資格級別、資格取得時間、資格聘任時間等。

（三）人事信息管理系統的項目內容。

1.點擊員工技術檔案、輸入用戶名和密碼就進入了人事信息管理系統。在歡迎頁面可以直觀了解學歷、性別、員工類別、年齡、職稱、聘任級別、編制類別、政治面貌八個餅狀圖及在職人數、本月入職人數、本月離職人數。

2.基本配置項包括：員工管理、信息導入管理、員工崗位管理、排班管理、年度考核。點擊員工管理頁面可以對職工進行查詢，了解某一職工技術檔案、證書檢測、所在科室、入院日期等信息。點擊職工姓名可查閱職工人事主檔，點擊員工履歷可查閱職工證書信息、院級培訓、考核信息、兼職信息、工作經歷、家庭信息、教育經歷、黨派信息、職務信息、著作信息、論文信息、獲獎信息等。

（四）優點。可自行根據需要選擇所需內容導出電子表格，一次輸入信息可長久利用，信息更全，利用更加方便。沒有極特殊情況無須調閱職工個人檔案，省時省事高效。

四、討論

1.隨著大數據時代的到來，二級以上醫院建立人事信息管理系統，實現人力資源檔案數字化是工作現實的需要，是多數據綜合分析研究的需要。

2.自行設計應用的Microsoft Office Excel 數據庫應與人事信息管理系統并行，并及時更新，兩者保持高度一致。

3.員工考績檔案也要完好保留并及時補充新內容，為鑒別利用提供依據。

4.人事信息管理系統應每年定期向職工開放一次，對獲獎、論文、著作、成果、專利、培訓的變化進行補充。