信息化社會對傳統檔案信息服務的影響與合理應對的思考

文/山東省濟寧市第一人民醫院　崔雨晴

信息化社會對傳統檔案信息服務的影響與合理應對的思考

文/山東省濟寧市第一人民醫院崔雨晴

檔案信息管理工作是政府部門、各種規模企業等事業單位重要的工作項目之一 。從信息化社會的作用，分析在信息化社會中傳統檔案信息服務受到的影響有哪些，探討降低影響采取的對策，促進檔案信息化建設在現代化社會中發揮更大的作用。

信息化社會；傳統檔案信息服務；影響；應對

21世紀，是信息化時代，那么信息化社會由此而衍生出來，各行各業積極的引進與應用高端技術去建立健全內部控制管理體系，此時就為傳統檔案管理工作帶來一定的困擾，特別是對傳統檔案信息服務方面的影響是極為顯著的，那么如何完善傳統檔案信息服務模式， 就成為現代企業中從事檔案管理工作人員的首要任務。

一、信息化社會的概念

它是現代社會衍生出的一種新型概念，可以被認為是現代化網絡技術與計算機技術不斷升級與應用的社會，也是對當代社會發展面貌與趨勢的有效概述。

二、分析社會信息化是如何影響傳統檔案信息服務的

（一）社會實踐環境的變革使傳統檔案信息服務理念受到沖擊。傳統社會的封閉性造成檔案信息服務的單向性，使其持有“民可使知之，不可使由之”的管理理念，這種狹義服務范疇在信息化社會實踐環境中的適應性相對較低，此時在社會信息化的驅動下，傳統檔案信息服務在理念與形式上必然會發生轉型，以去迎合時代發展的需求，那么由此可見社會實踐環境的改變將會使傳統檔案信息服務獲得一定的發展空間。

（二）市場經濟的多種功能使傳統檔案信息服務受到影響。這主要是因為多元化與個性化并存于市場經濟的社會實踐領域中，此時對檔案信息需求的主體發生改變，不僅僅是政府機關、教育與科研人員，還可能是大眾群體。縮微機、計算機網絡等現代技術就順利的融入傳統檔案信息服務工作體系中，使需求者得到翔實的第一手材料。也就是說，在社會發展的進程中檔案信息回歸大眾，演變成社會公共服務事業，此時傳統檔案信息服務理念外延，管理形式調整。

（三）信息文明的相關要求，影響檔案信息服務體制的編制。傳統檔案信息服務可以被視為實體管理工作，堅持“資政”理念，信息文明對其產生影響主要是因為信息自身攜帶的共享性與自由傳輸性。在信息文明的有關要求下，傳統檔案服務體制中又新添加了考察與反饋機制；此外，在服務體制上，也重視檔案信息利用者的參與環節，給使用者提供了方便；總之在信息化社會信息文明化的作用下，傳統檔案信息服務體制在制定與編研上中心更為的明確化。

三、應對措施

（一）檔案管理人員樹立與時俱進的思想理念，強化管理意識。管理人員作為檔案信息管理工作的主體，其職業素質與管理水平的高低直接關系著檔案信息管理的效率，也影響著信息化社會中檔案信息服務模式構建的進程。為了使傳統檔案信息服務工作得以改良，檔案管理人員應該從思想上提高認識，真正的去除傳統的管理理念，把落實網絡信息化檔案管理工作作為奮斗的目標，最終達到檔案信息資源共享的目的。

而為了強化檔案管理人員的意識，協助其樹立正確的價值觀念，可以通過強化組織領導力度的途徑來達到上述目標，把這一工作視為企業發展的戰略性內容，完善檔案管理方案，重視對其的調整與重建工作。在檔案管理機構，設置不同的組織，與此同時使各個組織人員的職責明確化，規范他們的行為，在獎懲制度的激勵與約束下，檔案管理人員各盡其責，各守其職，團結協作，共同落實信息化檔案管理工作；此外攝像監控技術的應用，對管理者起到了監督的作用；

（二）擬定規范化的檔案工作機制，使檔案信息管理程序日趨完善化。在信息化社會中，為了使查、借、轉遞檔案信息等程序更為的規范化與科學化，檔案管理人員在確保檔案信息資料無誤的情況下，認真的填寫《檔案轉出登記表》，同時完成電子版查詢目錄的修正工作，明確轉出的時間與對象，做好檔案管理費用的結賬工作。其實檔案管理機制中涵蓋的內容是多樣化的，例如，對于檔案信息的查閱環節而言，機制中規定禁止個人對本人、親屬的檔案信息進行翻閱、借用、移交；此外在對其查閱之時必須嚴格遵守保密原則與閱檔守則，切忌對檔案信息資料實行涂抹、圈點、抽拿、更換等手段，也不能對其內容進行抄寫、復制，只有在上級部門許可的情況下，查閱者才能對檔案進行借閱，并保證在一定的時間內及時地將材料歸還到檔案室；

（三）落實數字化建設工作。專業化掃描儀器、高倍數碼相機在檔案信息管理工作進程中的聯合應用，解決了企業內部傳統掃描儀不能處理的文件；在數字化建設的進程中，參照企業的實際需求，選用的掃描儀器對色彩應該有較高的標準與要求，以此去減少資源浪費現象發生的概率；在對檔案文件進行編排時，一般按照的順序為黑白二值文件、灰度文件、全色文件；檔案的掃描工作任務完成以后，開展的是圖像處理的環節，在這一工作內容中，落實檔案圖像篩選是前提，最終達到使檔案信息利用效率提高的目標；當然為了做好檔案信息數字化建設工作，僅僅做到以上兩點是不夠的，此外，色彩模式的啟用使檔案裁邊工作順利運行；數據庫的建立健全使傳統紙質檔案被替換，網絡查詢的便捷性使檔案信息資源實現共享的目標。

四、結束語

總之，信息化社會對傳統檔案信息服務所產生的影響是不可忽視的，檔案管理人員應該提高自身的認識，借助使用信息技術、構建電子檔案、調整服務理念與態度的方式，彌補傳統檔案信息服務工作中存在的缺陷，進而不斷地提高我國檔案信息服務水平，最終使我國檔案信息服務工作的實用性達到最大化的目標。

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