設計企業會議管理的系統改進

文/鐵道第三勘察設計院集團有限公司 孫智超

設計企業會議管理的系統改進

文/鐵道第三勘察設計院集團有限公司 孫智超

隨著我國建筑市場的不斷發展和完善，對設計企業服務的要求越來越高，高效的會議管理對于提升設計企業服務質量和效率具有重要作用。本文在分析設計企業會議管理特點和存在問題的基礎上，提出會議管理的改進要求。為促進改進要求的執行，對會議管理系統的功能進行設計，有效提高會議管理工作的效率和質量。

設計企業；會議管理；信息系統

在不斷變化的競爭環境之中，企業經常需要召開有效的會議，進行溝通，做出決策。會議在不斷增加，會議的信息量也與日俱增，這便增加了企業會議管理工作的難度。通過有效的信息化手段提高企業會議管理工作的效益和有效率，對于企業具有極其重要的現實意義。

一、設計企業會議管理的特點

設計企業管理層級、服務對象的多樣性，使得會議管理具有以下特點：

（一）會議層次多樣性。設計企業主要服務于基礎設施等工程項目，會議層次具有多樣性，上到國家部委、省市級層面，下到項目部、項目組層面，會議的內容和人員差異較大。

（二）會議實效要求高。設計企業會議的主要目的是傳達要求、解決問題，參會人員多，甚至由于工程特點地域分散。因此，對會議的實效要求較高，一方面有利于節省時間和資金成本，另一方面減少相關服務方的抱怨，提高服務質量。

（三）會議延續性強。工程項目具有長期性、持續性的特點，一個項目從可行性研究到竣工驗收需要幾年甚至十幾年，在項目執行中不斷出現新的要求和困難需要協調。因此，會議往往不是孤立的會議，一般是前段工作的延續，為后續工作鋪墊，會議的延續性較強。

二、會議管理存在的問題

（一）會前準備不充分，協調決策效率低。會議召開前，一方面是召集會議方沒有明確會議的目標、預期，會議資料準備不夠充分；另一方面，參會人員不掌握會議內容、不能及時決策。這兩方面導致會議決策效率不高，工作協調困難。

（二）會議進程把控弱，討論意見分歧多。會議的主要形式就是圍繞議題充分討論，集思廣益提出有效的決策意見。但在會議主持過程中，往往會出現不可預見的分歧，甚至“跑題”，導致會議時間延長，效率降低，各執一詞無法形成共識，難以達到決策的目的，浪費參會人員時間。

（三）會后督辦缺保障，會議成果落實難。會議的成效很大程度上取決于執行的力度，如果會議的決議無法落實，“決而不行，行而不果”，會議反而成為形式主義。另一方面，會議雖然形成工作要求，但由于參會單位仍各持己意，存在抵觸和畏難情緒，加之缺乏會后的督辦保障措施，最終導致會議的決議難以落實。

三、設計企業會議管理的改進要求

結合設計企業會議管理的特點和存在的問題，提出了會議管理改進的具體要求。

（一）做好會前準備。會前準備擬定合理的會議計劃，在會議計劃中確定會議的目標、流程和內容，及時通知與會者按時參會，并提前做好參會準備。通過發放會議資料使與會者了解會議的主要內容，清晰會議的目的和重點，確保在會議期間取得成效。對會議的整體內容進行合理的規劃和分解，確保每一個議題能夠有效進行。

（二）會中事務管理。1.加強對會議流程的控制。會議主持人應按設定的流程合理控制會議節奏，說明會議的整體內容和思路，明確會議的重點和目的。會議中，按照會議計劃和要求，參會者發表對會議決策的明確意見，并進行充分討論。2.做好會議內容記錄。與會的秘書人員做好會議內容的記錄，確保會議的整體內容完整性。對會議的流程、主要內容、發言人員和決策內容進行記錄，方便持續跟蹤和內容查找，使整個會議更具有約束力和規范性。

（三）加強會后督辦。1.會議結束后注意及時整理會議文件，對會議形成的決策、意見和發言內容進行整理，形成會議紀要下發執行。2.加強會后的督查督辦，對會議決策的內容跟蹤檢查落實，及時反饋問題，協調解決執行過程中出現的困難，確保會議的精神和要求得到執行。

四、會議管理系統的功能設計

通過上述分析和研究，對企業會議管理的改進提出了明確要求，需要在會議管理上建立制度和流程，促進改進要求的執行。本節在企業辦公自動化系統基礎上，對會議管理系統的功能進行設計。

（一）會議室信息功能。會議室信息功能主要用于對企業內部各類會議室進行網上統一管理，其功能主要包括會議室添加、刪除、維護等。

（二）會議申請功能。會議申請功能主要實現企業各級會議的網上申請，包括會議申請、會議室使用情況查詢、已安排會議查詢、會議審批等。

（三）會議通知功能。會議通知功能用于在會前及時讓參會人員了解會議的相關信息，及時提醒人員參會，包括會議信息填寫、通知參會人員、反饋通知閱讀情況等。

（四）會議紀要功能。會議紀要功能主要包括會議紀要草稿擬定、領導簽發、分發、跟蹤檢查、承辦部門反饋等。

（五）統計報表功能。統計報表功能主要對會議室的使用和會議管理情況等各項信息匯總統計分析，便于加強對會議的統籌管理。

五、結語

企業會議管理系統能夠將企業各項會議管理工作有機地結合起來，以信息化的管理方式，高效完成會議管理工作，降低時間和資金成本，更好地服務企業發展。

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