試談從臺賬入手融合業務和保密流程推進保密管理長效機制

文/中國電子科技集團公司第五十五研究所 夏曉山

試談從臺賬入手融合業務和保密流程推進保密管理長效機制

文/中國電子科技集團公司第五十五研究所 夏曉山

保密管理工作臺賬，依照《中華人民國和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《武器裝備科研生產單位保密資格審查認證管理辦法（國保發【2008】8號）》及《武器裝備科研生產單位保密資格標準》的規定，是各級機關、單位保密工作開展情況的憑證。在國家各涉密機關和單位，特別是國家軍工科研生產單位，幾經軍工保密資格審查認證，保密管理工作臺賬的完備、規范、整潔劃一程度已達極致。從而反映出，廣大保密工作從業人員及涉密工作人員，對保密管理工作臺賬在保密安全管理中的作用，具有較高的認識。

保密管理工作臺賬；保密管理長效機制；融合業務與保密流程

建立保密安全管理長效機制，是全面提升國家秘密管控能力的恒久話題，涉及到保密工作方方面面的管理創新。保密管理長效機制，關鍵在于長效。機制是法定的，如何在法定機制的基礎上，結合保密安全工作的新情況、新問題、新特點，采取有效的方法措施，堅持落實、完善保密管理法律法規的要求，才是建立保密管理長效機制所要討論的問題。

按法律規定，所有的保密管理方式方法，均離不開保密管理工作臺賬的證據約束，證明其過程的真實性和行為的合法性。建議：在軍工系統中，從保密安全管理最平常、最基礎的保密管理工作臺賬入手，融合涉密業務和保密管理流程，在保密管理工作臺賬生成的同時，對涉密業務行為進行管控。把保密安全管理從“引導要求型”向“法定條件型”轉變。

一、保密管理工作臺賬的作用

一般認知中，保密管理工作臺賬是檔案，是各涉密機關或單位，針對涉密事項、涉密人員、涉密工作場所、涉密信息系統、各類涉密載體及涉密產品等開展管控的檔案記錄。是單位保密工作開展的憑證。結合保密管理工作的實踐，深入探索，能夠發現，保密管理工作臺賬還有下述作用：

（一）法定憑據作用。根據《保密法》《保密法實施條例》《武器裝備科研生產單位保密資格審查認證管理辦法》等法律法規通篇闡述，關于涉及國家秘密全生命周期的行為過程，均須明文報批記錄，由此而產生的紙質（或電子）臺賬，成為行為合法的憑據。臺賬是否完備，決定涉密行為是否合法。

（二）規范管理作用。規范的保密管理工作臺賬，必定需要各涉密單位健全的保密安全管理為基礎，也需要各單位規范的管理體系為前提。各涉密項目業務人員在做好保密管理工作臺賬的過程中，嚴格落實規范化、常態化的管理是必要的條件。所以說，完善的保密管理工作臺賬，對各涉密單位規范化管理的提升具有非常積極作用。

（三）促進推動作用。保密管理工作臺賬的制作過程，就是涉密單位開展保密安全管理的過程。臺賬是保密安全管理情況的如實記錄，同樣也反映出單位保密安全管理的狀況，自然對保密安全管理具備推動作用。涉密單位嚴格按照保密法律法規記錄的保密管理工作臺賬，是涉密業務發展和考核的依據，對單位經濟發展和形成競爭力所產生的影響不容置疑。

（四）傳遞壓力作用。各涉密單位領導們，在面對諸多經濟目標、科技發展和保密安全工作時，承擔的壓力往往很大，不可能做到事必躬親。領導層對保密管理的重視程度，由單位保密委員會、保密工作機構、領導人批示等工作記錄得以展示。通過保密管理與科研生產任務同計劃、同部署、同檢查、同總結、同獎懲，各層次的保密安全工作，隨著業務工作的運行而展開。工作責任也隨著工作計劃、責任書、承諾書等轉遞到基層。基層保密管理工作臺賬，作為月度、季度、年度考核獎懲的依據之一，在一定程度上，也將涉密單位保密責任的壓力，傳遞到每位涉密人員直至全體人員。

（五）聯動支撐作用。保密安全管理工作中，涉密項目的確定、涉密責任的明確、涉密人員核對，保密知識培訓、信息化設備管理、保密安全檢查等工作，以保密管理工作臺賬為引線，均可相互支撐、貫串聯動。保密檢查記錄的結果，反映出單位保密氛圍是否濃郁，自然成為保密培訓教育的導向；涉密項目的責任落實，反映了單位保密重點所在，自然成為保密檢查培訓的導向，同時也是單位涉密人員確定的依據；保密教育培訓的結果，在保密檢查、信息化設備的管理臺賬中顯露無疑。縱觀保密安全管理各環節，工作臺賬均可發揮非常有效的聯動支撐作用。

（六）計劃總結作用。保密管理工作計劃總結，本身就是保密管理工作臺賬的一部分。涉密單位上一階段保密安全管理工作取得的成果、還存在的問題，下一階段需要整改防范的重點，作為保密管理落實的依據，保密管理工作臺賬的作用顯而易見。另外，保密管理工作作為涉密單位一項具有一票否決的年度目標任務，保密管理工作臺賬所反映出的保密安全狀態，直接影響到單位總體目標任務的達成。

（七）保密監管作用。在保密資質認證或日常保密安全檢查中，臺賬作為保密管理工作開展的法定憑據，成為判斷單位保密管理及涉密行為是否合法的依據。這時臺賬的效能，發揮的是追溯性監督管理作用。將涉密業務和保密管理流程融合在一起，在涉密行為發生前，通過依法核查審批，控制國家秘密的流向。在涉密行為產生后，依據臺賬的記錄決定涉密行為的結果。以此達到監管前置的效果。

二、目前臺賬管理運用中存在的一些偏差

保密管理工作臺賬是最基礎的保密安全管理手段。各涉密機關和單位在以往的保密安全管理工作中，操作手法均較為嫻熟。在大千世界中，事物都存在著積極與消極的兩方面，臺賬管理工作也不例外。

根據“業務工作誰主管，保密工作誰負責”的原則，保密管理工作臺賬的主體應為單位各級業務主管。單位保密管理從業人員的責任是監察督促保密管理工作臺賬與涉密業務同步展開，及定期將單位內部的保密管理工作臺賬匯總成檔。

目前，大多數涉密單位均把業務管理流程與保密管理流程分開同步進行，按上述要求分類存檔。這就產生了現有臺賬管理的最大偏差。從法律要求和管理的理論角度講，涉密業務行為未經保密管理的審批記錄，是不能開展的。事實上，由于并行管理，涉密業務行為不論是否經過管控，都能按照本身的節點步驟向前運行。在臺賬追溯性管控記錄中，如果出現下列情況，管控記錄的真實性令人擔憂。

（一）畫蛇添足。某些單位，一些已經通過信息管理系統生成的電子臺賬，為了美觀漂亮，通通打印成紙質臺賬，裝盒陳列。臺賬裝訂費工費時，檢查人員搜索數據也較為困難，同時極易作假。

（二）以虛務虛。為做臺賬而做臺賬，忽視臺賬的監管作用，違背臺賬記錄的初衷。保密管理工作臺賬與單位的實際業務關聯性差，或只有形式上的檢查、培訓、審核等臺賬記錄，沒有實質內容。

（三）事后補臺賬。明知保密管理對涉密業務的重要性，但思想還是停留在走過場的意識上。心中在意的是技術指標，拼了命地搶抓任務節點，把相關保密手續放到任務結束后一并來補。

（四）臨時抱佛腳。平時保密管理監督工作做是做了，只是沒有完全按照法定的流程去做，或疏于收集存檔。遇到上級檢查或認證，突擊一場會戰臨時補上，甚至借用其他單位的模本復制。

（五）以假亂真。單位不重視保密安全管理工作，保密從業人員的工作得不到領導和各方面人員的支持，遇到關切涉密業務發展的重大事項時，只能用假賬應付。

另外，即使嚴格發揮保密管理工作臺賬的追溯性管控功能，在保密檢查或保密資質認證中，發現了相關問題，采取了整改等措施進行補救，也終是亡羊補牢，由此產生的國家秘密損失難以彌補。

三、以臺賬為樞紐的涉密業務管理流程

以臺賬為樞紐，融合業務與保密管理流程。將涉密業務與保密管理捆綁考評，合并臺賬報表的管理，如同產品的技術評審和質量考評。

在研發生產業務各流程中，從項目洽談、確定密級、文件傳遞、指標協商、合同簽訂、環境設備、研發試制、外場試驗、產品交接、成果評定、產線工藝、批量生產、押送交付到返修歸零等各環節，嵌入國家秘密全生命周期及接觸環境的監控審批臺賬，研發生產文件與保密管理工作臺賬合二為一。考評業務成果技術水平和質量的同時，發揮一票的作用，考評國家秘密的安全性。把以檢查為手段的保密督促管理方式，通過融合的作用轉化為即時管控。

四、融合保密和業務流程所需要的支持

目前，全國軍工系統對建立保密管理長效機制的認識，已經達到相當層次，保密管理工作在各方面都取得了長足進步。在政策環境、文化建設、體系機制、法規制度、物質技術、方法措施等方面，基本具備了建立完善保密管理長效機制的有力條件。這也為融合保密和業務管理流程奠定了基礎。但是，真正實現兩者的融合，把保密安全管理發展成為涉密業務的法定必備條件，達成保密管理長效機制的要求，相應的支持必不可少。

（一）高度重視。首先是領導層重視。目前，涉密機關和軍工單位黨政一把手，對保密管理的重視程度已經很高，許多單位的黨政一把手，親力親為全權負責，不定期的親自帶隊，檢查督促下屬部門的保密管理狀態，關注基層保密從業人員的晉升與發展，對建立保密管理長效機制，非常重要。融合業務和保密流程，各級領導們的關注舉足輕重。

其次是強調保密管理工作臺賬的即時管控作用。目前，大部分涉密單位中的保密管理工作臺賬，其本上只發揮了保密管理的檔案作用。推動臺賬對業務流程的管控作用，需要保密管理政策的導向和要求，及保密資格認證標準的關注。只有在認識方面達成共識，才能從制度及執行力方面取得成效。

第三，所有涉密單位各級業務主管、保密工作從業人員和全體涉密人員，對這類最基本的保密管理方法給予肯定。自覺調整涉密業務管理流程，主動納入保密臺賬內容，發揮其同步監管的效能。

（二）始終堅持。融合業務和保密流程，對保密管理長效機制的推動力，關鍵在如何堅持。保密管理工作突擊整改應付幾次檢查并不難。搞幾次會戰、喊幾句新詞、擺諸多形式，確實能在一段時間內掀起保密安全管理的工作高潮。

保秘密，一世無過才是功。必須腳踏實地、切切實實地發揮保密管理工作臺賬等基礎管理方法，在保密安全管理工作中的作用。僅僅把臺賬作為檔案來堅持，肯定是不完善的。堅持形成完備、規范的工作臺賬，把工作臺賬作為長期開展保密管理的引線，串連保密管理各項工作恒定持久的展開，這也只是保密管理最基本的要求。建設保密管理長效機制，就必須堅持按保密法律法規的要求，把保密管理工作臺賬這種法定憑據，切入所有涉密行為的根基之中，使之成為涉密行為運作的必備因素。合則可動，否則不通。而不是事后追溯，亡羊補牢，這才是長久地保持國家秘密安全可靠的有效途徑。

（三）程推動。將保密管理的工作記錄有機融入經濟業務運行的流程之中。在各項業務開展的同時，保密監管及合法開展涉密業務的證據同步產生。業務調度審批與保密管理同流程運行，即可防止業務主管因趕任務而忽略保密安全防范，強制業務人員按保密要求完善手續；又能減少業務人員額外的工作量，提高工作效率；還能杜絕保密管理盲區和死角，達到保密管理全過程可控的目標。如果業務流程與保密管理工作臺賬相融合的工作出自業務主管部門之手，還可全面考慮到業務運行過程中出現的不同情況，提高臺賬管理的可操作性。

（四）技術保障。信息系統的快速發展是一把雙刃劍，一方面為保密安全管理帶來了許多新的挑戰，另一方面也為保密管理提供了有力的工具。保密管理工作臺賬紙質化收集、整理、分類、造冊已不適應保密管理長效機制的要求。目前，不少軍工單位已將涉密載體全生命周期控制、信息系統管理、各類文件輸出輸入等管控手段信息化。同時，將相關的保密管理工作臺賬電子化。與業務流程緊密融合的保密管理工作臺賬，也應建立在電子臺賬的基礎上。通過數據庫、工作流程管理軟件、電子簽名、條形碼等已有成熟技術，統籌網絡化管理，將業務流程中所涉及的人員、載體、文件、會議、場所、設備、工藝、產品等，按管理授權納入保密安全管理范疇，形成即時電子數據臺賬。以技術手段保證融合后流程的嚴密性。