信息化時代下高職院校學生檔案管理工作研究

文/山西水利職業技術學院 徐茵

信息化時代下高職院校學生檔案管理工作研究

文/山西水利職業技術學院 徐茵

21世紀是信息時代，信息化技術在不斷發展與完善，其應用領域越來越廣泛，并取得一定成績。信息化技術在高職院校學生檔案管理中的應用，提高了檔案管理的方法，提高了工作效率，具有一定的研究價值，本論文主要從信息化建設對于高職院校學生檔案管理工作的意義、高職院校學生檔案管理工作存在的問題、改進高職院校檔案管理工作的方式三方面進行闡述信息時代下高職院校學生檔案管理，希望為研究檔案管理工作的學者提供理論參考。

信息時代；高職院校；檔案管理；研究

21世紀，隨著我國信息化進程的加快，計算機網絡技術的普及，傳統的高職院校學生檔案管理工作的問題和弊端不斷顯現。所以，現階段，如何提高高職院校學生檔案管理工作迫在眉睫。本文結合筆者自身多年的工作經驗，深入思考信息化時代下我國高職院校學生檔案管理工作，希望能為今后高職院校學生檔案管理工作有一定的貢獻。

一、信息化建設對于高職院校學生檔案管理工作的意義

隨著信息化建設的高效開展，信息資源逐漸成為人類生產生活中主要的戰略資源。現階段，各國對信息資源的占有率和利用率對國家的綜合實力和國際競爭力產生重要的影響。為了滿足人們對檔案信息“廣、快、精、準”的需求，必須利用先進的計算機網絡技術，加快檔案信息實現網絡化管理。如何加快檔案信息化建設是當下檔案管理從業者共同研究的課題。檔案信息化建設的過程，簡言之就是檔案資源采集、整理、存儲和檔案資源管理的過程，利用先進的計算機系統和計算機網絡技術進行檔案資源的傳輸、保存，并逐漸將檔案資源變成數字信息，提高檔案資源的采集、存儲以及管理、利用的效率，實現檔案資源的合理配置以及社會共享。如今，檔案實現信息化管理已成為必然，這種做法有利于改善傳統的檔案封閉式管理，變成開放式管理，加強檔案管理的科學性、效率性。

高職院校學生檔案管理工作，是提高高職院校教育水平的重要手段。隨著計算機網絡的普及，各行各業在發展和管理中都充分運用這種技術，高職院校學生檔案管理工作也是如此。現階段，高職院校學生檔案管理方法區別于傳統的檔案管理法創新之處在于，信息化時代下的高職院校學生檔案管理，運用先進的計算機網絡技術，檔案的檢索方式也由聯機、脫機檢索轉變為智能網絡檢索。高職院校學生檔案管理工作者面臨新的機遇與挑戰，需要定位準確，不斷摸索新的、更高效的工作方法，從而提高檔案管理工作質量與效率，優化信息資源，最終提高高職院校的整體教學質量。綜上所述，新形勢下，高職院校學生檔案管理工作必須與信息技術緊密聯系起來、高效運用先進的計算機網絡技術、優化檔案管理工作效率，提高工作質量。

二、高職院校學生檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏對學生檔案管理工作的高度重視。現階段，由于工作人員對學生檔案管理工作重要性缺乏正確的認識，導致很多學校這方面的工作缺乏應有的重視。很多校領導認為，檔案管理工作對于學校的整體發展影響不大，因此認為抓不抓都無所謂；還有些校領導認為學生檔案管理就是對學生檔案的保管，提供相關的查詢服務，沒有專業性和技術性，任何人都能做好，因此缺乏對檔案管理工作的高度重視。

（二）沒有樹立正確的檔案信息化管理意識。21世紀，雖然已步入信息化時代，但是由于高職院校傳統的檔案管理方式、管理理念根深蒂固，很多高職院校還是在沿用一些傳統的檔案管理方法和管理模式。另外，現在很多高職院校檔案管理都配有計算機、掃描儀、打印機等等設施，但是很多學校仍以保護檔案實體為主，使大量的學生信息無法快速查閱到，無法實現學生資源的共享，缺乏完善的學生檔案計算機管理系統，導致學生導致價值無法最大化，最終影響高職院校整體發展。

（三）檔案管理人員專業素質低，整體管理水平不高。

現階段，由于很多高職院校缺乏對學生檔案管理工作的高度重視，導致在管理人員配置方面很不到位，很多高職院校緊缺專業技術水平高的檔案管理人員。工作人員缺乏檔案管理專業理論知識以及相關的工作經驗，對檔案管理認識不足。另外，很多高職院校對于檔案管理人員福利待遇不高，導致他們工作缺乏激情、安于現狀，工作時敷衍了事，更不用說創新管理方式。因此，在檔案信息采集、整理、存儲、利用等方面缺乏系統性管理，無法對學生檔案進行科學有效管理，導致學生檔案信息化管理長久難以實現。

三、改進高職院校檔案管理工作的方式

（一）提高校領導對學生檔案管理工作的重視程度。高職院校學生檔案管理工作的質量直接影響到院校的整體發展，因為學生檔案記載著學生的重要信息，能想社會展示學校各項工作成就、獲得榮譽的重要平臺。高職院校的檔案資料不僅記載了學校的過往歷史，還能促進學校工作者做好當下的工作。院校領導對于檔案管理工作的重視程度是影響檔案管理水平的關鍵因素。因此，檔案管理工作人員應定期向院校領導總結匯報檔案管理工作的步伐以及對未來發展的規劃，學校各級領導應該大力支持檔案管理工作，加大對這方面政策和資金的支持，將實現檔案信息化管理作為一項重要的議事日程，提高重視度。只有加快推動檔案管理信息化建設，才能高效利用檔案資源，實現檔案價值的最大化，加快院校整體發展步伐。

（二）加快實現信息化管理，創新檔案信息服務觀念。現階段，隨著我國高校大規模擴招，高職院校規模、人數也在不斷壯大，高職院校在日常教學、科研項目、院校管理等工作上

對檔案工作的要求不斷提高，傳統的檔案管理理念、管理方式已滿足不了高職院校發展的需求，為加快高職院校整體發展速度，在檔案管理過程中，高效利用計算機網絡系統，實現對檔案的信息化、數字化、智能化和網絡化管理。充分利用電子信息技術來采集、整理、存儲、查閱檔案資源，讓人們能利用計算機、智能手機等電子設備遠程查閱檔案信息，提高工作效率和工作水平，不斷滿足人們的需求，提高院校檔案資源共享程度，實現經濟效益、社會效益的最大化。

（三）提高檔案管理工作人員專業素質，提高檔案管理水平。隨著我國政治體制的改革、經濟的發展、科技的進步，高職院校檔案管理工作不斷應用計算機、掃描儀、打印機等設備，信息化技術水平也在不斷提高。因此，要想提高管理水平，還得提高工作人員的專業技能水平，提高工作人員在處理新時期問題的能力，提高他們的創新思維和創新意識。定期組織相關檔案管理工作、計算機技術培訓，專家講座，組織工作人員交流工作體會、心得。

在開展檔案管理信息化建設過程中，只懂得計算機技術還是不夠的，需要工作人員能熟練運用各種相關軟件，如此，才能加快實現信息化管理高職院校檔案管理。

四、結束語

綜上所述，信息化建設是我國社會化大生產的必然趨勢，高職院校檔案管理信息化建設是一項長期、系統性工作，需要高職院校所有工作人員的積極配合；必須高度重視檔案管理工作，加快宣傳和推廣檔案管理信息化的重要性，組建專業素質強、綜合素質高的管理隊伍；從而加快檔案實現信息化管理，加快高職院校整體發展速度。

[1]張艷.高職院校檔案管理工作的發展與前景[J].中國教育技術裝備,2016(06).

[2]王英.提升高職校檔案管理人員素質的策略[J].中國管理信息化,2016(09).

[3]許瑋.高職院校檔案管理工作的現狀與對策[J].軟件導刊(教育技術),2016(03).

[4]鄭靜.如何完善創新技工院校檔案管理工作[J].辦公室業務,2016(07).

[5]吳玉.信息化對高職院校檔案管理的新思路[J].辦公室業務,2016(08).

[6]卓小柳.高職院校檔案管理與信息化建設綜合探析[J].辦公室業務,2016(08).

[7]柴艷艷.信息時代高職檔案管理探索[J].西部皮革,2016(10).

[8]林建華.職業技術學校合并過程中檔案管理存在的問題及對策——以福州第一技師學院為例[J].職業,2016(14).

該文為山西省教育科學“十三五”規劃課題“基于數字化校園環境的高職院校檔案信息化建設研究”的階段性研究成果。）