企業檔案信息資源開發利用——理念、目標與策略

文/廣州地鐵集團有限公司 王彩虹

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企業檔案信息資源開發利用——理念、目標與策略

文/廣州地鐵集團有限公司 王彩虹

【摘要】如何發揮企業檔案信息資源的價值，應成為大數據背景下企業檔案工作研究的重點，本文從改變傳統思維，創新工作方式，強化服務理念，以資源共享為目標，提出了自己的理念、目標與策略。

【關鍵詞】企業檔案；檔案信息資源；開發利用

在大數據背景下，很多企業檔案重點工作主要集中在如何收集、保管檔案，對于如何發揮企業檔案信息資源的價值，使檔案為企業發展提供有力的支撐，為領導決策提供強大的參考，作為企業檔案管理部門，有必要對其進行系統的研究和探討。

一、以檔案利用為先導，強化檔案服務理念

樹立企業檔案工作服務理念，開發企業檔案信息資源，是企業檔案工作的最終環節，是企業檔案整理、收集、保管工作的最終方向。企業檔案工作要緊緊圍繞企業的各項重點工作開展服務，不斷挖掘企業檔案信息資源中有價值的信息，開發編研成果，為企業的各項業務發展提供支撐。國家檔案局楊冬權局長在2014年全國檔案工作者年會上指出，企業可以通過利用檔案為審計部門提供充足翔實的資料，確保企業合法合規經營，廉潔健康發展；企業可以利用檔案來宣傳企業形象、為民措施、安全管理，讓市民了解企業，認知企業，從而促進企業的進一步發展；企業也可以通過檔案來展示業績成果、業務創新，為其他企業提供知識輸出服務。因此，在企業的戰略經營發展中，檔案有重要的憑證參考作用，通過開發檔案資源，提供利用服務，喚醒“沉睡”的檔案，充分發揮檔案的多重作用和價值，是我們企業檔案工作部門必須長期堅持、始終如一的工作理念。

二、以資源共享為途徑，實現創效盈利目標

企業檔案部門應通過檔案信息資源共享，編制檔案產品，主動推送信息，提升效率與效益，創造社會效益和經濟效益，實現創效盈利的目標。

（一）無償利用。根據企業檔案管理制度有關規定，有些企業檔案是向社會、市民、政府開放的，屬于局部公開范圍，可結合企業的管理實際提供無償利用，比如提供定期審計資料，制作企業宣傳片，舉辦企業檔案照片展覽，編制企業安全知識宣傳材料，檔案驗收等，利用這些檔案可以為企業樹立良好形象，確保企業安全健康發展，產生良好的經濟效益和社會效益。

（二）有償利用。企業檔案信息資源開發利用與國家檔案館檔案利用區別在于，企業作為市場的主體，完全可以根據市場定價收費，企業檔案可對外提供利用服務，開展檔案咨詢業務，收取檔案利用費；同時企業可利用檔案開發知識產品，形成知識成果，為其他企業提供知識輸出服務，根據市場定價，收取費用，為企業直接創造經濟效益。

（三）處理好保密與開發利用的關系。利用檔案可以創造經濟效益和社會效益，但有些檔案在一定時間內是處于保密期，在利用過程中一定要正確處理保密與利用的關系。企業檔案秘密主要分為商業秘密和工作秘密，商業秘密是指不為公眾知悉，能為權利人帶來經濟利益，具有實用性并經權利人采取保密措施的技術和經營信息。工作秘密文件在完成歸檔后，一般會解密，但要遵循企業的管理規定。屬于企業秘密的檔案在一定時間，限于一部分人閱知，如果超出利用范圍，將會使企業利益受到損失。

三、企業檔案信息資源開發利用策略

（一）加強機制與團隊建設。1. 設置企業檔案管理組織機構。企業檔案蘊含大量的科技經營信息，為檔案信息的挖掘利用提供了基礎；合理匹配的組織機構是開展工作的保障，企業要做好檔案信息資源開發利用，必須有專門的機構、團隊去開展工作；只有專門的機構，才能集中管理企業檔案信息資源，統籌開發，做到信息全面，準確無誤。各企業可根據本單位的實際情況，設置企業檔案館、企業檔案中心、檔案信息中心、檔案資源中心等組織機構，系統地開發企業檔案信息資源。

2.搭建檔案資源開發專業團隊。企業檔案包含企業經營、建設、運營、研發等各方面的信息，涵蓋不同專業，大量的原生知識，以地鐵建設工程為例，包括土建、機電、通信、供電、消防、財務、審計等幾十種專業，檔案信息資源開發團隊中應包含企業管理、技術管理、信息管理方面的人才，才能掌握發現檔案中蘊含有價值的信息，并圍繞某一主題，提供全面系統的檔案信息，提升檔案開發利用工作效率和效益。

（二）優化開發利用方式。1.主動推送，定期公開檔案，服務企業經營。對于企業內部公開的檔案信息，可通過企業內網或內部工作簡報的形式，結合企業工作重點工作開展，分批公開檔案原始目錄和檔案原文件，提供給企業內部員工查閱使用；企業檔案部門也可聯系業務部門，對于利用頻率高的檔案，編制匯編手冊，比如為開發地鐵線路沿線物業，可將地鐵各線路紅線圖檔案制作匯編，提取基礎數據，作為評估每個地塊的價值依據，以更好地確定開發方向。

2.主動開發，挖掘檔案數據，支撐企業戰略。對于企業檔案進行深層次的二次開發，利用新型數據挖掘技術，結合不同的項目開展，充分利用相關軟件，對科技檔案中的信息數據進行挖掘，形成信息分布圖，坐標統計圖等，比如，開發GIS系統需求從電子版竣工圖中提取各站坐標數值；地鐵地下空間開發，地鐵站商鋪資源建設，須建立模型，其基礎數據都要從檔案中挖掘、篩選、分析、統計信息，檔案部門應主動結合公司的戰略方向，提前籌備，從原始檔案信息中進行開發，挖掘有價值的信息，支持企業核心戰略業務。

（三）豐富開發利用類型。1.為領導決策層提供參考。企業檔案包括了文書、科研、會計、基建、設備等紙質檔案，也保存了光盤、聲像、照片、實物等特殊載體檔案。各種載體的檔案包含了企業發展歷史，企業經營管理等重要信息，企業領導高層決策需要參考檔案包含的歷史數據，需要通過歷史數據預測未來的發展方向和市場定位，企業檔案包含的數據可以編制成內參信息，供決策層提供參考。檔案部門可編制《檔案工作內參》《企業戰略發展歷程》《企業重要技術發展歷史》等專題，主動提供服務，為領導提供決策參考。

2.為企業主營業務提供全面支持。企業檔案是企業經營管理活動真實的記載，從戰略制定、文化形成、人事變遷，到工程項目管理、運營安全、資源開發等等，企業在各種活動中形成了豐富的歷史成果，反之，這些歷史檔案成果又為在進行的企業各項業務活動提供基礎保障和支持。企業檔案部門可以圍繞企業中心工作，開展多種形式的檔案利用服務，對歷史數據進行挖掘分析，形成專題數據庫，比如可建設《工程項目立項申請匯編》《地鐵運營安全分析》《設備固資統計表》等專題數據庫，全面支撐企業業務的發展。

3.為企業形象宣傳提供原始素材。企業宣傳材料很多取材于檔案信息資源，利用檔案信息資源可以編制企業視頻宣傳片、宣傳平面廣告、宣傳手冊等，也可以將檔案資源用于企業展廳、企業博物館、企業科普館建設，將企業檔案館建設成企業的信息基地、歷史和文化資料中心，通過檔案信息資源打造企業宣傳平臺，比如，廣州地鐵公司目前結合企業檔案館的建設，正在籌劃企業檔案陳列館和地鐵主題園建設，企業檔案陳列館主要的功能是傳承歷史、記錄現在、服務未來，主要服務對象和定位是展示廣州地鐵發展歷程，上級單位獎勵成果，為地鐵同行提供業務交流，建設員工企業文化培訓基地等。主要模塊包括光輝歷程、企業榮譽、聲像軌跡、地鐵物語等篇章，企業檔案陳列館的建設將在企業和社會市民之間搭建一座橋梁，讓社會市民了解企業，更好地宣傳企業。

4.為企業廉政廉潔保駕護航。檔案是企業各項業務活動中形成的原始記錄，使管理過程可追溯、可查詢，真實反映了企業發展的歷史現狀，企業檔案對企業的廉政建設有重要的作用。檔案數據完整準確記錄，確保每個項目招投標、合同變更、工程驗收等高廉潔風險環節信息均記錄在案，審批流程通過檔案化、信息化規范運行。特別是工程項目檔案作為永久或長期保存，做到留痕追責，業務流程可隨時倒查、責任劃定有據可依。可通過開發企業檔案，編制廉潔畫冊，廉潔手冊，宣傳企業廉潔建設，保護企業員工，使員工“不愿造假”，促使企業規范運作，廉潔健康發展。

5.為同行單位提供知識輸出。利用科技檔案，為其他單位提供知識轉移輸出服務，開發培訓教材、培訓視頻，圍繞客戶專題需求進行開發。例如廣州地鐵公司，在總結已建成開通地鐵線網的經驗的基礎上，利用竣工檔案為全國20多家同行單位提供知識輸出，創造了較好的經濟效益。