淺談加強(qiáng)新形勢下的土地檔案管理——以達(dá)州市國土資源檔案管理為例

文/達(dá)州市國土資源檔案信息中心 雍艷

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淺談加強(qiáng)新形勢下的土地檔案管理——以達(dá)州市國土資源檔案管理為例

文/達(dá)州市國土資源檔案信息中心 雍艷

【摘要】經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展不但促進(jìn)了土地的開發(fā)和流轉(zhuǎn)速度，也催生了大量的國土資源檔案，科學(xué)規(guī)范的檔案管理理念被日益提上工作日程。土地開發(fā)、管理和檔案管理部門要按照依法治檔的要求，以檔案數(shù)字化、信息化管理為目標(biāo)，提高認(rèn)識，改善條件，優(yōu)化隊(duì)伍，完善制度，切實(shí)提高檔案管理工作的水平，使國土資源檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；依法治檔；數(shù)字化；信息化

近年來，隨著達(dá)州市社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，特別是達(dá)州市建設(shè)秦巴地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化中心城市和中國西部氣都宏偉目標(biāo)的逐步推進(jìn)，達(dá)州市的發(fā)展?jié)摿颓熬霸絹碓轿藗兊哪抗猓絹碓蕉嗟拇蠹瘓F(tuán)、大企業(yè)紛紛搶灘達(dá)州，搶占商機(jī)。如何科學(xué)有效地管理好土地，使國家土地資源發(fā)揮出最佳效益，這是目前國土管理部門面臨的全新形勢和考驗(yàn)，提高土地檔案管理的層次和水平也相應(yīng)地提上日程。

一、土地檔案管理工作的新形勢

（一）土地檔案管理有了新理念。黨的十八屆四中全會提出了依法治國的基本方略，依法行政、依法治檔理念正日益為廣大土地管理者和檔案工作者所接受，依法治檔為檔案的規(guī)范化、科學(xué)化記載、存貯、管理、利用提供了良好的政策保障。但毋庸諱言，我市土地管理部門和土地開發(fā)單位的干部職工和檔案管理人員或疏于了解國家大政方針政策，或受傳統(tǒng)觀念影響，或是缺乏檔案管理工作專業(yè)知識，土地檔案管理效率和水平跟不上形勢的發(fā)展需要，檔案管理意識落后，檔案設(shè)施設(shè)備差，檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方式陳舊，嚴(yán)重地妨礙了土地檔案積極作用的發(fā)揮，也影響了土地資源的管理和利用水平。

（二）土地檔案結(jié)構(gòu)發(fā)生新變化。新的土地管理法實(shí)施后，我國土地管理制度和方式發(fā)生了重大變化。加之在西部大開發(fā)和城鎮(zhèn)化建設(shè)的大背景下，近年來達(dá)州市正在實(shí)施建設(shè)“中國西部氣都”“秦巴地區(qū)經(jīng)濟(jì)中心”等戰(zhàn)略，許多大企業(yè)紛紛搶灘達(dá)州，大量的土地被開發(fā)利用；為適應(yīng)達(dá)州新的發(fā)展戰(zhàn)略，市本級和各區(qū)縣積極實(shí)施征地?cái)U(kuò)容、棚戶區(qū)改造、城市功能升級等工程，產(chǎn)生了大量的新型土地檔案。如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)規(guī)范地管理好、利用好這些檔案，是擺在土地檔案管理人員面前的又一重大課題。

（三）土地檔案管理有了新要求。當(dāng)前的社會已進(jìn)入數(shù)字化、信息化時(shí)代，土地檔案管理技術(shù)也相應(yīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，包括土地檔案采集、存貯、使用和處理流程的數(shù)字化，檔案設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案管理人員管理理念和管理水平的現(xiàn)代化等。這就要求土地開發(fā)單位、土地管理部門和檔案管理部門及時(shí)適應(yīng)這個(gè)新形勢，提高土地檔案管理、利用和開發(fā)的效率和水平。

二、目前達(dá)州土地檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案資料管理制度不完善。今年達(dá)州市國土資源局對各區(qū)縣檔案管理工作進(jìn)行了一次全面檢查，其中一個(gè)重要檢查項(xiàng)目就是檔案管理規(guī)章制度。從檢查中發(fā)現(xiàn)，許多區(qū)縣檔案管理部門、土地管理和土地開發(fā)單位的檔案管理規(guī)章制度不完善、不健全，有的雖然有制度，但更新不及時(shí)，沒有反映國家最新的土地和檔案管理政策；有的雖然更新了，但都存儲在電腦上，或是鎖在柜子里；有的雖然制度齊全，但空對空，沒有把管理制度落實(shí)到具體工作中，制度與工作脫節(jié)，沒有發(fā)揮制度的作用。在檢查中還發(fā)現(xiàn)，很多土地開發(fā)單位只重視具體項(xiàng)目的進(jìn)展, 而不重視其工程的檔案整理和保存，工作干得有聲有色，但保存下來的資料殘缺不全。有的甚至沒有安排專人收集和整理檔案資料，造成很多原始資料的散失，給后續(xù)工作帶來許多麻煩。

（二）檔案管理工作不規(guī)范。在檢查中我們發(fā)現(xiàn)，一些土地開發(fā)單位和土地管理部門的檔案管理很不規(guī)范，主要問題有：一是檔案資料的收集不完整，很多資料該有圖表的沒有圖表，該有附件的沒有附件，檔案資料使用起來很不方便。二是檔案資料的編制不規(guī)范，性質(zhì)相同的單位和工作的檔案資料內(nèi)容和格式不統(tǒng)一，圖表制作沒有按照相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，此外資料產(chǎn)生的業(yè)務(wù)和主管部門的簽章也不齊全。三是歸檔資料目錄與資料內(nèi)容不對應(yīng)，目錄說的是一個(gè)，相對應(yīng)的內(nèi)容確是另外一個(gè)，這也說明我們的檔案管理人員的責(zé)任心還亟待加強(qiáng)。四是資料分類不明確，特別是一些土地開發(fā)單位的項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告、整改方案等資料分類模糊，項(xiàng)目主件資料與附件資料辨識不清。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平不高。很多土地管理和土地開發(fā)單位的檔案資料管理沒有專職人員，有的由項(xiàng)目管理人員兼任，有的由單位辦公室人員臨時(shí)負(fù)責(zé)，這些管理人員缺乏正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識，本身對檔案的業(yè)務(wù)工作也不熟悉，加上平時(shí)工作繁忙, 難得有時(shí)間學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，這些原因使得檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、開發(fā)等工作規(guī)范性不夠，造成檔案管理效率和水平低下。專業(yè)知識的缺乏也使對檔案資料的使用不規(guī)范、不嚴(yán)格，隨用隨拿，往往造成檔案資料的損壞和遺失，甚至于一些涉密檔案被別有用心

的人利用，給國家、單位和當(dāng)事人造成損失。

三、加強(qiáng)土地檔案管理的對策

（一）強(qiáng)化檔案資料管理的意識。提高認(rèn)識是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。就土地開發(fā)者而言，要切實(shí)認(rèn)識到土地開發(fā)項(xiàng)目的每個(gè)工作環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生文字、圖件、表格及相關(guān)的影像資料，這些資料不僅是工程建設(shè)的重要成果, 也是項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收、使用、維修以及鑒定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。因此從事土地開發(fā)項(xiàng)目的管理人員及檔案工作人員應(yīng)該樹立起科學(xué)規(guī)范的檔案管理意識，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。從土地管理部門來說，每個(gè)土地開發(fā)項(xiàng)目從論證、招掛拍到土地項(xiàng)目的后期管理都會形成大量的文字、圖片或影像資料，這些資料是對國有土地資源進(jìn)行科學(xué)、有效管理的重要依據(jù)，土地檔案管理部門和人員有義務(wù)對這些檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理。

（二）健全和完善檔案管理規(guī)章制度。優(yōu)良的作風(fēng)和業(yè)績出自健全的制度，土地開發(fā)與國計(jì)民生休憩相關(guān)，土地檔案部門一定要在《土地法》《檔案法》及其他國家土地檔案管理規(guī)定的指導(dǎo)下，緊密結(jié)合各地方、各單位實(shí)際，建立健全各項(xiàng)檔案制度，做到以制度管人、以制度管事。首先要建立起專人負(fù)責(zé)制度。土地檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的綜合性工作，各階段、各環(huán)節(jié)的工作連續(xù)性強(qiáng)，因此必須安排專人抓此項(xiàng)工作。其次要建立起經(jīng)常性培訓(xùn)制度。檔案管理理念和技術(shù)手段會隨著社會的發(fā)展而不斷更新，有必要對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們熟悉和掌握土地管理的最新政策、法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案資料管理方面的知識和技能，提高檔案管理水平。再次要建立健全檔案的出入制度。土地檔案的整理、存貯和利用都有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，有規(guī)范的操作流程，因此土地檔案管理人員要對應(yīng)該存檔的資料項(xiàng)目進(jìn)行明確，建好目錄，做好分類整理歸檔，并且做好檔案的維護(hù)工作。要建立檔案的準(zhǔn)出制度，檔案是一種具有歷史價(jià)值的文獻(xiàn)資料，要嚴(yán)密保護(hù)，防止人為損壞，特別是有些秘密檔案，有一定的閱讀權(quán)限，檔案管理人員要明確各項(xiàng)檔案的涉密范圍，防止造成泄密事件。另外要加強(qiáng)對被利用檔案的保護(hù)，防止檔案資料的損壞和遺失。

（三）加強(qiáng)土地檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳。各土地管理部門和土地開發(fā)單位要采取各種形式、利用多種載體，多渠道、多層次地開展《土地法》《檔案法》及其他國家土地檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，切實(shí)提高廣大土地管理干部職工和土地開發(fā)單位人員的土地檔案法制意識和土地檔案管理水平。學(xué)習(xí)和宣傳要有針對性，注重實(shí)效，特別要注重加強(qiáng)檔案管理干部和檔案工作人員的學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)其依法治檔的能力和水平。

（四）建立一支土地檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。土地檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理的過程具有連續(xù)性和長期性，各土地管理單位要建立一支精干、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，除了要加強(qiáng)在職在崗人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)外，還要穩(wěn)步合理地引進(jìn)具有專業(yè)檔案理論知識的、年輕的、高學(xué)歷技術(shù)人才，構(gòu)建起土地檔案管理的老、中、青有機(jī)結(jié)合的管理者隊(duì)伍，做到土地檔案管理的后繼有人。