人力資源檔案管理相關(guān)問題探討

文/內(nèi)蒙古牙克石市人民醫(yī)院 李鵬

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人力資源檔案管理相關(guān)問題探討

文/內(nèi)蒙古牙克石市人民醫(yī)院 李鵬

【摘要】經(jīng)濟的發(fā)展衍生出越來越多的企業(yè)，而人力資源的管理則是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素。21世紀已經(jīng)進入了知識經(jīng)濟的時代，做好人力資源的檔案管理，有益于調(diào)動企業(yè)內(nèi)部人員的工作積極性，充分發(fā)揮他們的創(chuàng)造能力，為企業(yè)帶來更多的財富。

【關(guān)鍵詞】人力資源；檔案管理；數(shù)字化管理

一、人力資源檔案管理存在的問題

現(xiàn)行的人力資源檔案管理制度并不完善，存在著不少的弊端，這嚴重制約了人力資源檔案的管理，進一步影響到了企業(yè)的發(fā)展和升級。

（一）企業(yè)單位不重視。每個企業(yè)都設(shè)置了功能截然不同的部門，分管著不同的領(lǐng)域。而企業(yè)的領(lǐng)導層都更重視能為企業(yè)帶來實際利益的部分，比如銷售部等等，而對企業(yè)內(nèi)部的人力資源檔案管理嗤之以鼻，甚至無人問津。這就使得從事人力資源檔案管理的工作人員得過且過，沒有工作的積極性，人力資源檔案管理的工作就在企業(yè)單位不重視的情景下每況愈下，可以說地位的卑微極大限制了檔案管理工作的開展。因此企業(yè)的領(lǐng)導層要重視人力資源檔案管理工作。

（二）人力資源檔案管理硬件設(shè)施落后。在不少企業(yè)中，人力資源檔案管理的硬件設(shè)施十分落后，甚至有的還用紙質(zhì)檔案，無從尋覓電腦的蹤影。紙質(zhì)檔案的缺點已經(jīng)廣為人知：容易丟失和破損，信息的保存和傳遞得不到保證，很有可能會使得信息受到破壞。就算是有使用高科技產(chǎn)品，也是其他部門淘汰后才引進的，跟不上時代的潮流，信息的錄入無法及時更新，信息的保存也無法保證。這就使得人事檔案材料不完整，歸檔不及時的問題越來越嚴重。因此人力資源檔案管理硬件設(shè)施必須得到更新?lián)Q代。

（三）檔案管理人員素質(zhì)低下。在不少企業(yè)中，人力資源部門的工作人員是“走后門”進入企業(yè)的，其自身的工作素質(zhì)達不到企業(yè)的要求，而在其中魚目混珠。由于不是通過正常的錄取渠道進入公司的，其對公司的責任感就十分薄弱，對待工作十分懈怠，散漫，沒有工作的積極性。尤其是在人力資源部門，工作任務(wù)不是那么明確的情況下，工作人員常常在上班時間做一些與本工作無關(guān)的事情，比如說網(wǎng)購，打線上游戲，沒有把自己的本職工作做好，而成了企業(yè)養(yǎng)的米蟲，也就不難理解為何人力資源管理部門得不到領(lǐng)導層的重視，為其他部門所蔑視了，因此檔案管理人員的素質(zhì)亟待提高。

二、人力資源檔案管理改進的措施

為了解決人力資源管理檔案管理存在的問題，提出了一些可行性比較強的措施，如提高從業(yè)人員的素質(zhì)，完善人力資源檔案管理制度和實現(xiàn)數(shù)字化管理。

（一）提高從業(yè)人員的素質(zhì)。改善人力資源檔案管理，必須要提高人力資源檔案管理人員的自身素質(zhì)。首先要設(shè)置進入人力資源管理部門的高門檻，杜絕裙帶關(guān)系和任人唯親的現(xiàn)象，這就需要企業(yè)的領(lǐng)導層做好帶頭作用，杜絕不良之風。其次，要做好管理人員的崗前培訓工作。在管理人員剛剛工作時，必須要有經(jīng)驗豐富的前輩做好培新工作，交代注意事項，避免不必要的問題。然后，要做好在職人員的培訓工作。工作的問題是層出不窮的，這就需要管理人員不斷充電，自我學習的過程中，也需要企業(yè)的培訓，這樣才能跟上時代的腳步。最后，為了激勵管理人員的工作積極性，可以建立相關(guān)的制度，進行一定的獎懲，小懲大誡。

（二）完善人力資源檔案管理制度。改善人力資源檔案管理，離不開完善人力資源檔案管理制度。第一，必須要確保人力資源檔案管理制度的科學性和合理性，不能夠自相矛盾，要形成自己的權(quán)威。第二，必須要確保人力資源檔案管理制度的簡潔性。這樣不僅方便工作人員牢記，而且也可以作為一種口號，在日常工作中得到貫徹。第三，必須要確保人力資源檔案管理制度的雙向性，不僅對工作人員有約束力，對于企業(yè)的領(lǐng)導層同樣適用，做到天子犯法與庶民同罪，這樣才能夠使人心服口服。第四，必須要確保人力資源檔案管理制度的權(quán)威性。這就要求必須要嚴格實行獎懲制度，對于工作認真，做出貢獻的工作人員給予獎勵，而對那些魚目混珠的老鼠屎要小懲大誡，避免一顆老鼠屎壞了一鍋粥。

（三）實現(xiàn)數(shù)字化管理。改善人力資源檔案管理工作，必須要實現(xiàn)人力資源檔案的數(shù)字化管理，主要從三個方面進行完善：其一，信息通道必須要建立起來，雖然是虛擬的，但是要認真收集好每個工作人員的信息，按照一定的要求分門別類進行排列，同時每個工作人員要有屬于自己的賬號和密碼，這樣只要登入自己的賬號，就能夠獲取最新的信息。其二，做好人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，將每個工作人員的信息錄入保存，上傳到公司內(nèi)部網(wǎng)站，進行數(shù)字化管理。其三，人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺也必須要建立起來，這樣就可以在上面發(fā)布招聘信息，為公司招兵買馬，補充新鮮的血液，加快新陳代謝。

（四）做好人事檔案管理工作的宣傳。改善人力資源檔案管理工作，不能忘了要做好人事檔案管理工作的宣傳工作。宣傳工作的重點放在人事檔案工作的重要性上，要讓企業(yè)的每個工作人員都要了解才可。宣傳工作的對象突出企業(yè)的領(lǐng)導層，必須要讓他們重視人事檔案工作，尤其是檔案管理人員的待遇和晉升問題，這樣才能夠激發(fā)管理人員的工作熱情。同時也要做好其他部門的宣傳工作，避免檔案管理工作被其他部門看扁，自己要爭氣，不能形成“人為刀俎我為魚肉”的被動局面。

三、小結(jié)

一個公司和企業(yè)的發(fā)展離不開對人才的依賴，因此人力資源已經(jīng)是企業(yè)發(fā)展壯大的重要動力，而做好人力資源檔案的管理工作對企業(yè)的進一步發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，只有充分挖掘內(nèi)部的潛力，并配合外部的時機，滿足天時地利人和，企業(yè)的發(fā)展才能夠煥發(fā)出新的希望，更上一層樓。

【參考文獻】

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