試論實(shí)行文檔一體化管理勢在必行

文/中國工程物理研究院材料研究所 王爽

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試論實(shí)行文檔一體化管理勢在必行

文/中國工程物理研究院材料研究所 王爽

【摘要】文檔一體化能有效促進(jìn)檔案部門提高工作質(zhì)量、工作效率和檔案管理現(xiàn)代化，是檔案信息化的一個重要方法和途徑。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化；辦公自動化；檔案管理

一、文檔一體化的理論依據(jù)和制度保障

文書與檔案工作二者之間到底是什么關(guān)系？西方檔案學(xué)家提出的“文件生命周期”理論有助于我們了解它們二者之間的關(guān)系。文件從形成到使用管理再到處置最后到檔案管理。每個階段都是完整和不可分割的過程，根據(jù)這個理論我們可以這樣理解，文書和檔案不外乎是文件不同階段的表現(xiàn)形式，其實(shí)質(zhì)是一體的，文檔一體化管理的理論依據(jù)即在于此。

2012年修訂版的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》同樣闡述：公文處理實(shí)際上包括了一系列工作，由公文辦理、整理（立卷）、管理及歸檔等內(nèi)容所構(gòu)成。其更加注重檔案工作與公文間的聯(lián)系，從制度上加強(qiáng)了對文檔一體化的管理工作。

二、目前存在的問題

（一）無法確定檔案的完整性。檔案機(jī)構(gòu)尚未建立有效的措施能完整、全面地收集文件，以上問題是長期以來機(jī)關(guān)部門實(shí)行檔案與文書工作分列制度文件收集一直存在的問題。文件在歸檔之前分散保管在各個部門的辦公室，檔案部門只能在文件辦理完畢后次年歸檔時被動的接收文件。文件的收集依賴于機(jī)關(guān)部門辦公室的文件管理人員，如果某個部門的文件管理人員工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、專業(yè)素養(yǎng)高，那么這個部門的文件收集的齊全完整性可能就高，反之亦然。這就使歸檔文書的完整性缺乏保證并最終影響檔案工作的質(zhì)量。

（二）辦公室工作與檔案工作發(fā)展不平衡。辦公室由于具有職能權(quán)力，加之文書工作與現(xiàn)實(shí)利益有直接聯(lián)系，因此更重視文書工作而忽視檔案工作。檔案部門沒有實(shí)權(quán)，雖然有許多管理制度卻得不到落實(shí)，導(dǎo)致文件材料的歸檔有較大的隨意性和不完整性，雖然檔案室已實(shí)現(xiàn)辦公自動化但對歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)毫無實(shí)質(zhì)性。

（三）文書工作與檔案工作的有些內(nèi)容具有重復(fù)性。比如，在OA系統(tǒng)中生成或流轉(zhuǎn)的文件形成之初就進(jìn)行過著錄卻不能直接與檔案管理系統(tǒng)掛接。又如，OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)電子文件的紙質(zhì)文件歸檔后再進(jìn)行數(shù)字化掃描也屬重復(fù)勞動。

三、實(shí)行文檔一體化管理的迫切性

（一）文書與檔案工作間的緊密性。認(rèn)為發(fā)揮現(xiàn)行效用的是文書，發(fā)揮歷史憑證作用的是檔案，這種認(rèn)識是有局限性的。事實(shí)上如有些法規(guī)等文件擁有多年的有效期，發(fā)布后便屬于檔案管理的范疇，但卻仍歸為現(xiàn)行文件。另外，如部門內(nèi)部發(fā)文，如果依據(jù)在文書處理相關(guān)程序后便屬于檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)歷史憑證的功效，但事實(shí)上其卻標(biāo)志著開始實(shí)行現(xiàn)行效用。再舉一個現(xiàn)象，調(diào)閱文書工作與提供利用檔案工作兩項(xiàng)內(nèi)容，均屬于同性質(zhì)、同類別的工作，其區(qū)別僅僅是前者是文件完成了相應(yīng)辦理手續(xù)后還未歸檔，后者完成了歸檔程序。

（二）文書與檔案工作需要相互融通。實(shí)行文檔一體化管理，使文件制發(fā)和檔案管理部門作為掌握信息的中心，把文書登記和檔案著錄結(jié)合，做到一次輸入，多次輸出，既避免了重復(fù)勞動，又使檔案部門把握了機(jī)關(guān)文書的源流，有利于更全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確及完整地收集檔案，構(gòu)建一個全方位的信息網(wǎng)絡(luò)，集信息的生成、傳播、開發(fā)、儲存及利用為一體，促進(jìn)檔案信息及相關(guān)情報(bào)的深入挖掘，及時地查詢所需資料，體現(xiàn)出檔案具有的多功能特征，提升檔案管理的利用強(qiáng)度和范圍，全面體現(xiàn)文檔信息蘊(yùn)含的綜合功效。

（三）文檔一體化管理適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。隨著電子文件的誕生和不斷推廣，為實(shí)行文檔一體化的管理工作提供了便利。在物理歸檔電子文件前，便可以實(shí)現(xiàn)在單位局域網(wǎng)線上邏輯歸檔，電子文件可在單位局域網(wǎng)上隨時調(diào)閱，不會使文書部門因文件移交至檔案部門而感到使用不便。

四、完成文檔一體化管理應(yīng)滿足的前提

（一）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的文書和檔案工作。開展標(biāo)準(zhǔn)化的文書和檔案工作，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂相應(yīng)的管理制度。開展檔案工作規(guī)范化等級評估，全方位地建立文件整理、綜合加工、一體化管理等的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對文檔一體化所需的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)軟件及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)采集的標(biāo)準(zhǔn)化也須不斷探索。

（二）加強(qiáng)對文書和檔案人員的培訓(xùn)。建立檔案工作體系中文書和檔案工作人員的長效培訓(xùn)機(jī)制，堅(jiān)持不懈且有針對性地對人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。使文書和檔案工作人員都懂得檔案學(xué)理論，豐富其知識內(nèi)涵，提升其綜合技能，成為該領(lǐng)域的復(fù)合型建設(shè)人才。

（三）配置輔助實(shí)行檔案信息化管理的硬件設(shè)備及設(shè)施。文檔一體化有利于促進(jìn)檔案工作發(fā)揮全方位的利用功效，與此同時也需要配備相應(yīng)的硬件，以實(shí)現(xiàn)信息化建議工作，還需定期地對系統(tǒng)進(jìn)行升級和改進(jìn)。近年來通過信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，基本都具備高性能服務(wù)器、系統(tǒng)應(yīng)用微機(jī)、高速網(wǎng)絡(luò)接口、高速掃描儀等，持續(xù)開展檔案信息數(shù)字化工作。

傳統(tǒng)的管理手段和方式已經(jīng)不適應(yīng)管理工作的要求，全面、系統(tǒng)地考慮實(shí)施文檔一體化的具體辦法和措施，從而催進(jìn)檔案部門提高工作質(zhì)量、工作效率和檔案管理現(xiàn)代化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化。