國際貨運代理企業的內部控制制度問題探析

陳韋光

國際貨運代理企業的內部控制制度問題探析

陳韋光

環球金融危機以及歐洲債務危機的爆發，國際貿易行業遭受極大的創傷，作為依附于國際貿易而存在的國際貨運代理行業也面臨重新改革局面的情況下，國際貨運代理的內部控制在企業的發展中日益重要。本文對加強貨代企業內部控制制度建設出現的內部控制環境、內部風險評估、控制活動、信息溝通和內部監督五大內部控制要素問題等，提出了相應的解決方案。

國際貨運代理企業 內部控制環境 內部風險評估 控制活動 信息溝通 內部監督

自1950年以來，隨著國際經濟貿易一體化發展，國際貨運行業得到了迅速發展，國際貨運代理人隊伍有如雨后春筍般壯大。國際貨運代理的空運貨物、集裝箱運輸貨物和雜貨運輸業務分別占領了世界市場的80%、70%以上和75%。但是，在國際貨運代理行業里，各國的發展并不均衡，總體上發達國家貨代起步較快、理論水平較高、制度較為完善、具有一套完善的執行系統，所以發達國家占據著較大份額的市場。

本文擬借鑒國內外相關研究成果，結合我國國際貨運代理現狀，探討一個更可行的內控制度。全球性競爭愈發激烈，對于加強企業內部控制環境建設、加強風險防范控制和擁有完善的控制活動體系等五大內部控制要素也愈發重要。

一、貨代企業內部控制五大要素制度建設存在的問題

（一）不完善的企業內部控制環境

內部控制環境是內部控制體系的基礎，直接影響到內部控制的貫徹執行職能的發揮，更對貨代企業經營風險和審計風險的影響起決定性作用。

1.管理者理念認識不足

有些貨代企業管理者對于內部控制重要性認識不充分，沒能嚴格遵守內部控制制度，存在嚴重的內部人控制現象；有些管理者習慣用過去的經驗來代替規范化管理措施，沒能對整個企業經營過程起到科學控制；目前存在著多數管理者只是重視業務開發、輕流程管理的問題；甚至有些管理者提倡員工身兼多職，讓員工不僅是業務的授權者又是業務的執行者，導致無人監管其整個操作流程。

2.董事會未能全面行使應有的權利

有些國際貨代公司只重視短期行為，董事會不能發揮應有的監督管理作用，一定程度上損害股東利益。

3.組織結構不完善

國際貨運代理企業從事代理的涉及面廣、分支多，再加上人力、物力的局限性，容易導致部門職責不清，出現職能重疊和空白。

4.員工業績考核及激勵機制不健全

國際貨代行業屬于勞動密集型行業，內部控制關鍵是對人員的控制。現在許多國際貨運代理企業往往沒有認真地對業務進行分析，只是簡單地選取幾個業務考核標準，很容易導致員工的業績考核和企業的戰略目標不一致。

（二）風險評估體系不完善

貨代企業必須全面了解企業自身所處的風險，并進行風險評估，可以對相應的風險采取不同的策略，保證組織高效運行。雖然風險評估日益受到企業重視，但整體上對風險評估的認識不充分，很多企業還停留在審計的概念上。特別是在風險識別和風險權衡方面，很多貨代企業缺乏識別風險的全面性和綜合性。

（三）控制活動不到位

很多國際貨運代理企業對內部審計控制認識不足，只是把內部審計當作應付檢查的必需品、擺設品。內部審計最重要的前提就是要保持相對的獨立性，對于機構設置問題上的缺陷，導致有些領導的不放權和人為因素的干擾。特別是當內部人員審計實施的過程中遇到領導者甚至是法人的違紀行為時，內部審計很可能受到干擾。

（四）信息溝通不順暢

一個良好企業的信息溝通，是內部控制的重要保證，也是提高管理能力的重要手段。但目前貨代企業存在著管理信息化觀念落伍，沒能及時進行知識更新；對信息與溝通高度集中化的信息化系統建立缺乏，同時企業信息溝通渠道單一。比如，有些企業強調的是下級對上級的服從、上級對下級的灌輸，缺乏有效的溝通；傳統的溝通方式主要是通過文件報告進行信息傳遞，其他溝通方式則很少派上用場。同時，企業內部的信息溝通對橫向交流的溝通要求也很少。

（五）內部監督管理有漏洞

內部監督作為內部管理的一個重要環節，但是在具體落實當中都主要依賴外部監督的力量，忽略了內部監督的力量。缺乏有效的內部審計系統，即使有些貨代企業有設立審計部門，但其審計部門的獨立性并未能得到保障。

二、內部控制制度的改善

（一）內部控制環境制度的完善

1.加強管理者理念

貨代企業管理者的理念就是企業的旗幟和方向，對于管理者對內部控制環境認識不足的問題，可以重視企業文化的建設。把內部控制環境知識加入企業文化當中，通過企業文化的宣傳，無形當中會改變企業所有參與的行為，加快內部控制制度規范化進程。再加上管理者重視內部控制環境的建設，從思想上意識到它的重要性，才能在實際行動中貫徹控制的政策、措施和程序，才會有助于內部控制環境得到充分建設，起到內部控制的作用。

2.董事會權利有效行使

嚴格按要求聘請獨立董事，保證董事會能夠起到正確的監督管理作用，同時董事會也可以主動向其相關部門獲取企業相關消息。為了保證董事會職能的發揮，在一定的必要下，就得改變一些國有企業作為大股東的股權結構，實現其獨立性，保證董事會的有效監督管理的權利行使。

3.組織機構的完善

對于不同貨代企業應該制作適合自己企業的業務流程，然后應根據各部門的特性進行編排。雖然國際貨運代理企業從事代理的涉及面廣、分支多，在崗位編排上要遵循業務不兼容原則，各部門職責和權限明了。對于審批的流程，要明確規定審批人、審批程序、審批人的權限。同時也要根據業務和市場的變動，適當地改變審批程序，審批人和審批權限，做到及時完善審批流程設計的控制體系和內部控制制度。

貨代企業忽略了企業內部的橫向交流，企業應建立一個良好的信息流動與溝通系統，讓每個員工清晰地了解整個企業的運行情況、自己在實現組織目標中承擔什么樣的角色和職責、如何在企業中更有效地與其他相關的工作人員交流和溝通。

4.建立健全業績考核及激勵機制

首先，增加員工的工作態度、客戶評價和培訓次數的考核指標，結合通過在晉升、加薪和培訓力度加強，體現的人性化管理，使員工形成凝聚力。同時，要將人才培養作為企業管理者績效考核的重要指標。對于高級管理人員，要繼續教育，不斷更新現代企業管理知識；對普通員工，要實行在崗培訓，大力提升員工整體素質。其次，人才靠的是實力，要打破論資排輩的傳統觀念，提高人才競爭的實效性。最后，企業可根據自身特點，因地制宜地對各類員工采取有效的激勵機制，從而構建長期有效的激勵機制。通過建立健全崗位人員的考評機制，來保證內控各控制點及時分解到企業內部的各個相關崗位。

（二）提高企業風險防范體系

首先，目標設定要明確性，企業制定的風險評估目標必須得與企業生產、銷售、財務等業務相關，同時設立可辨認、分析和管理相關風險的機制。其次，貨代企業在識別內部風險后，還要識別企業存在的外部風險。最后，對于科學合理的風險分析要結合定性和定量的風險，通過初步風險評價，確定其是否需要風險。對于需要分析的風險，按照風險發生的可能性及其影響程度等，對識別的風險進行分析和排序，確定關注重點和優先控制的風險。在確定風險項目的側重點過程中，風險系數的選擇要有科學依據，盡量采用客觀數據分析，減少人為因素。

（三）增強企業內部控制

在企業內控控制過程中，堅持不相容職務分離控制，使得不相容崗位和職務得到互相監督和制約；堅持授權審批的制度，企業每項業務的進行都得經過規定程序的授權批準，保證日常企業運行中，每項做法都有依據；建立科學合理的預算目標、程序、責任制人、授權人和被授權人、監控、調整和考核。

（四）完善企業信息溝通

貨代企業想要在競爭激烈的市場中發展得更強大，內部控制得到有效控制，就需要從信息溝通環境、渠道、方式和反饋四個方面有效結合，建立高效的信息溝通機制。

企業員工入職后對企業的認識大都是來源于企業文化。通過企業文化的理念把內部控制知識傳播到企業員工的信念中，改變員工的行為特征、溝通方式、溝通風格，讓每個員工養成人人可以溝通、萬事都可以溝通的意識。與此同時，領導者做好模范作用，在工作中與上下級工作人員良好溝通，積極參加企業文化的學習，鼓勵下屬通過高效的溝通更好地解決企業工作中遇到的問題。

建立健全信息溝通的網絡化建設，擴大信息溝通的范圍。首先，建立自下而上的信息溝通，可以真實地反映企業的運轉情況，同時也能培養下屬員工的溝通能力。其次，國際貨運代理企業由于其行業的特性，企業遍布范圍廣，橫向溝通交流效果并不是很好，所以要加強橫向之間的溝通。對于跨地區的企業，可以定期舉行企業內部交流會和交換人員學習；對于各個部門間應及時地、定期地進行信息傳遞和交流。

（五）加強內部監督管理

建立完善的內部監督制度。制度建立遵循“互相牽制、互相制約”原則，崗位分離制，每筆業務都需要經過復核。組建獨立性的監督部門，這就需要管理者放權和全力支持，讓各部門配合其監督的進行。業務間還要進行周期性的檢查，及時把檢查結構錄入系統并加密，防止信息被更改和檢查責任制。同時建立反舞弊機制，發揮舉報監督的作用。反舞弊過程中要加強貨代企業資產管理，防止有人牟取不當利益；防止高層人員對職權的濫用；加強對財務資料的審核；設立多條舉報路線，對舉報人員和內容加以保密和保護。

三、結束語

內部控制制度的完善是有效內部控制的基礎，對內部控制制度的完善是提高內部控制效果的手段。國際貨代企業可以通過加強管理者的理念、保持獨立董事的獨立性、完善組織機構和健全人員考核與激勵制度，提高企業風險評估的識別、分析、應對能力，加強企業內部控制，完善企業內部監督，使貨代企業適應現代經濟社會，取得更好的可持續性發展。

（作者單位：太原工業學院）

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