加強檔案管理　提高檔案管理水平

文/大慶鉆探工程公司地質錄井一公司 趙璐

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加強檔案管理提高檔案管理水平

文/大慶鉆探工程公司地質錄井一公司 趙璐

【摘要】石油是經濟發展必不可少的重要資源，在我國，石油企業是國有企業，這關系到國家命脈。隨著全球經濟的發展，各國間競爭愈加激烈，國家對石油的管理控制也愈加嚴格，檔案的管理工作也顯得更加重要。

【關鍵詞】石油企業；檔案管理；分析對策

檔案管理是每家企業都必不可少的一項重要工作，尤其是對掌握國家經濟命脈的石油企業來說，檔案的管理更是關系到企業的運營發展。

一、加強石油企業檔案管理的重要性

檔案是記錄一家企業從創立之初到走上正軌的重要資料，它記錄著企業每一天的經濟活動，幫助我們發現企業日常經營中的問題所在，以便及時作出調整。通過檔案上記錄，我們可以輕松查找到企業需要的資料，同時我們也可以看到企業每一筆經濟業務的來龍去脈，了解到企業的發展現狀，為企業日后的發展提供大致方向，也是企業轉型的重要依據。

檔案的記錄編制是一項十分嚴謹的工作，它是企業一路發展成長的印記，也是企業不斷向前發展的基石，企業的檔案可以為企業的管理經營決策提供科學客觀的依據，確保企業決策正確。不僅是外部經營，石油企業對內改革整頓時，也可以根據檔案記錄的原始數據，為每一項決策提供資料支持。

石油企業的檔案包含了大量有用信息，比如企業的創立歷史、過去的經濟交易、經濟信息和財務經營狀況等，是企業對以往經營狀況的總結，也是企業日后發展的參考資料。不僅如此，有了檔案庫，還可以大大提高工作效率，通過電子化檔案，我們可以輕松查詢到企業需要的資料，節省時間人力，實現高效辦公，為企業謀取更多利益。

二、檔案管理中存在的問題

上面我們簡單闡述了檔案對于企業的重要性，但是在目前的企業經營中，我們發現對于檔案的記錄管理工作，還是存在著許多問題，對石油企業來說也不例外。

（一）檔案管理對于企業的重要性認識不夠。對于大型企業來說，檔案的數量是十分巨大的，在管理上也就必然存在著一些漏洞。比如我們缺乏科學的檔案管理規劃，部分企業在日常的檔案管理工作中，沒有認識到檔案對于企業的重要性，只是注重檔案的交接工作和合格達標，僅僅把檔案管理當作是對資料的整理保存，也因此常常出現檔案斷層的情況，想要的資料查不到，細節的資料未保存，缺乏科學的長遠規劃，給企業的運營造成一定困擾，延誤企業工作進度。

（二）缺乏完善的檔案管理體系。在對一些企業的調查中，我們還發現企業往往缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度不健全就會導致檔案管理的不規范不嚴謹。在日常檔案管理中，經常會出現檔案收集不規范的現象，比如在檔案編制時，企業缺乏或者沒有健全完善細致的檔案收集制度，發散出去的檔案有時很難完整回收，也沒有健全的追責制度，無法追討員工責任。還有檔案的管理手段落后，管理力度不夠，主要體現在領導或工作人員沒有對檔案保管投入足夠重視，對平日的檔案工作也過于松散，沒有形成一套完整嚴格的檔案管理體系。

三、對于檔案管理問題的對策

（一）加強對檔案管理工作的重視。對于上述問題，我們可以從源頭上一步步著手解決。首先，我們應該對檔案管理工作加強重視，不管是企業領導還是相關工作人員，要明白檔案對于企業發展的重要性，我們可以組織檔案管理的宣傳探討會，讓檔案管理人員清楚認識到自己的責任，同時我們還可以建立一套檔案管理考評制度，以此提醒職員的職責和鼓勵工作人員對檔案加強管理。對工作失誤少、檔案保管好的員工進行嘉獎，提高檔案管理人員的工作積極性，改進工作中的不足。其次，我們可以建立健全檔案交接保管體系，增強檔案管理的準確性。

（二）引進專業性人才、完善檔案管理體系。對于檔案的整理保管，我們還可以引進先進人才，如今信息科技發展迅速，我們在學習更先進的保管方法時，也可以為企業引進新鮮血液，增強企業活力，我們也可以培養專業的檔案管理人員，提高檔案管理工作人員的綜合素質，企業可以定時組織相關工作人員到檔案管理部門進行學習與培訓，加強實踐能力，應對各種可能出現的情況。檔案管理是一項精密的工作，我們可以錄用學習檔案管理專業的人才，他們擁有專業系統的理論知識和相關管理經驗，會進一步完善檔案管理體系。在檔案歸檔整理方面，我們還可以采用互聯網信息技術，簡化整理工作，隨著企業的發展壯大，企業資料也越來越多，利用先進的計算機技術，我們可以節省更多的人力物力財力，精簡企業檔案管理體系，提高管理水平和使用效率，也避免了因員工查閱資料而無法及時歸還的問題。每份資料的借閱查詢記錄都可以在計算機系統上找到，追責也更加方便，加強了企業的檔案管理能力。同時利用計算機系統，可以有效限制不同崗位職員的權利，上下級之間相互監督相互牽制，防止企業檔案信息的外流，大大提高了企業檔案信息安全性。

四、結語

以上只是對企業檔案管理問題的一些簡述，在日常經營中，還有許多問題沒有得到解決和重視，最重要的是企業應該從現在開始對檔案管理加強重視，并立刻著手解決問題，這樣檔案管理系統的漏洞才不會繼續擴大，可以避免很多不必要的企業隱患，讓石油企業發展壯大。

【參考文獻】

［1］周廣梅.關于加強石油企業檔案管理工作的措施分析［J］.城建檔案，2014（9）：12.