信息時代高校檔案信息化建設研究

文/鹽城工學院 符昌慧

信息時代高校檔案信息化建設研究

文/鹽城工學院 符昌慧

高校務必要按照信息時代對檔案信息化建設的要求，將信息的理念融入到高校檔案信息化建設的各個環節和各個層面中去，從價值取向、檔案信息資源、檔案的開發利用、檔案的后勤保障等方面全面加強高校信息化建設，以此不斷推動高校檔案工作可持續發展。

信息；高校；檔案信息化

信息化建設已經成為高等教育可持續發展的大潮流，信息時代的到來更是加速了高校各項工作的信息化發展。高校檔案記錄學校教學、科研、迎評等重要信息，是學校發展歷史的縮影，作為高校工作體系的重要組成部分，檔案工作已經感受到了信息化的影響，并且做出了多方面的努力，感受到信息時代到來的挑戰，做了一些迎戰的工作，不過整體上看來，我國高校檔案的信息化建設還有諸多的問題需要解決。因此探討信息時代高校檔案工作信息化建設問題顯得非常必要與重要。

一、信息時代發展與高校檔案工作信息化建設的內在關聯

信息時代生成的數據種類繁多，比如文本、圖片、音頻、視頻等等，數據容量大、信息處理速度快、信息價值含量高，海量的數據蘊含著巨大的財富。當前，信息時代迅速發展已經成為我國信息化發展的重要走向，極大推動信息資源建設的重要陣地——檔案工作的信息化發展，提升了高校檔案信息化建設的資源、技術和思維檔次；反過來，高校檔案信息化建設也成為信息時代發展的重要平臺，某種意義上推動了信息時代的發展。因此，信息時代發展與高校檔案信息化發展具有很多的內在關聯。

（一）信息時代的發展是高校檔案信息化建設的助推器。高校檔案信息化建設是多種力量推動的，既是國家和社會信息化發展的必然要求，也是我國國民生活、工作和學習發展的需要。信息時代的到來是推動高校檔案信息化建設的力量之一，推動高校檔案信息化建設的價值取向日益多元化發展，社會化、開放化和科學化等等理念也要求納入整個高校檔案信息化建設工作中；同時，信息時代的到來還能夠推動高校檔案信息化建設的內容和目標體系更加多元與寬泛，更能滿足檔案用戶的需求；能夠推動高校檔案信息化建設工作的后勤保障不斷發展，能夠推動高校檔案信息化建設工作的人員素質不斷提升，從而不斷拓展高校檔案信息化建設獲得更多的生存和發展空間。

（二）高校檔案信息化建設是信息時代發展的重要平臺和渠道。信息時代的發展需要各行業的信息化建設去推動，尤其是與信息方面相關的各類信息產業。高校檔案建設發展就是一個信息不斷需要及時更新與進行快速處理的工作，其各方面的信息化建設需要信息技術的支撐，在信息化發展過程中，高校檔案信息化建設能夠讓信息技術展現其無限的魅力和價值，能夠將信息的理念、信息資源和諸多要求付諸于高校檔案工作信息化發展的整個體系之中，能夠讓高校檔案信息化建設工作成為信息時代發展的一個好平臺。

二、目前高校檔案信息化建設過程中存在的問題及其影響

環視高校檔案信息化建設的現實場景，取得了一些成績，不過由于各種主觀與客觀的原因，整體上看來，還存在一些不足，與信息時代的要求還有很大一段距離。因此，我們有必要分析當前我國檔案信息化建設過程中存在的問題。

（一）檔案信息化建設需理論與實際相結合。高校在推進檔案信息化建設工作時，沒有好好分析信息時代人們對檔案信息化建設的價值訴求，在很大程度上就檔案信息化而信息化，側重于檔案本身發展的視角，這就導致了高校檔案信息化建設工作的視角、思路等不夠開闊，規劃管理與執行矛盾逐漸顯現。以我校為例，學校各類應用系統齊全卻獨立存在，形成信息孤島、產生了嚴重的信息碎片化問題，有些信息比如學生信息同時存在于教務、學生和檔案館三個部門，其通用性、兼容性差，數據之間難以兼容，難以真正實現資源共享，影響了高校檔案信息化建設工作的健康發展。

（二）檔案信息化設定目標和內容層面步伐不一致。高校推動檔案信息化建設工作時，沒有深入考察廣大師生和社會對檔案信息化建設的內容與目標的訴求，導致高校檔案信息化建設的內容設計顯得與時俱進不夠，這極大影響了高校檔案信息化的建設，影響了高校檔案信息化的服務發展。高校檔案管理的終極目標是促進高校自身的發展，高校檔案部門的主要職責是為學校教學科研、后勤保障、學生管理等相關工作提供良好服務，仍以我校為例，我校注重檔案信息化建設，應用檔案管理系統歸檔、管理檔案，充分發揮檔案館網站的作用，基本符合檔案信息化目標。但是檔案重要職責——編研和鑒定銷毀工作未得到深入挖掘：學校檔案工作偏重整理輕編研，檔案整理是最為耗時的環節，工作人員無暇顧及檔案編研工作使高質量的編研資料成為稀有產物；重收集、輕鑒定銷毀環節：檔案館藏日漸豐富，歸檔率年年攀升，卻忽視了檔案的價值鑒定環節，日漸增加利用率卻不高的檔案增加了管理的難度，日積月累的庫房壓力終將在不得不鑒定銷毀時茫茫然無從下手。檔案信息多如牛毛的問題，這些在很大程度上也影響高校檔案信息化建設工作的發展。

（三）檔案信息安全保護仍需加強建設。隨著高校信息化建設的深入開展，檔案部門已將館藏的紙質檔案信息歸檔成數字化檔案信息，實現對館藏的檔案進行數字化管理，將所有高校檔案數字化信息上傳到檔案管理系統時，做好檔案信息的安全保障建設是重中之重。檔案信息化必須借助于計算機實現、依靠磁盤等存儲介質存儲海量數據，這些便攜化的工具雖有效率高、操作簡易等優勢，但也存在安全隱患：對檔案內容修改、刪除等操作不會留下任何痕跡，原始信息的完整性無法保證；另外黑客入侵、計算機病毒、設備故障等無法避免的問題都給檔案信息的安全增加了風險，我們無法保證對檔案信息安全做到萬無一失，需要從多方面保護檔案信息安全，防患于未然。

（四）檔案信息化工作宣傳不到位。信息技術快速發展給我校檔案工作帶來新的機遇，近年來，檔案信息化管理的重要性得到學校領導和各部門的重視認可和大力支持，積極配合，不斷健全我校檔案管理規章制度，逐步提升完善檔案館各項硬件、軟件基礎設施，我校檔案館的管理水準達到省五星級標準。但學校檔案館將全部精力投入到檔案信息化建設上，卻不夠重視檔案宣傳工作，對各類檔案法和依法治檔方面宣傳不到位。檔案使用者腦海里仍然沿用傳統檔案的管理規定制度，在檔案信息化大力發展的時代，檔案的快捷性和安全性需大力向社會宣傳推廣。

（五）檔案功能作用層面的問題 。這方面主要體現在，高校推動檔案信息化建設工作時，面對現有檔案的功能與價值開發不足的現狀，沒有好好根據信息時代對高校檔案信息化建設的功能要求，導致高校檔案的教育價值發揮不足，文化功能發揮乏力、知識性與休閑性功能缺位。

（六）后勤保障層面的問題。高校推動檔案信息化建設依然存在著經費不足問題、配套設施欠缺、制度規范不全問題、同時精通檔案和信息化人才還有欠缺，導致了高校檔案信息化建設的后勁動力不足，影響了高校檔案信息化建設的服務功能和開發利用。

三、主動適應信息時代的新要求，推進高校檔案信息化的創新發展

針對我國高校檔案信息化建設存在的問題，結合信息與高校檔案信息化建設的內在關聯，高校務必要把握信息時代發展的新要求，好好分析和把握信息給檔案信息化建設工作帶來的便捷與挑戰，樹立起信息時代下檔案信息化建設的理念體系，調動各方力量加大檔案信息化的設施建設、網絡建設、數據庫建設和資源標準化、國際化和數字化建設的力度和廣度，加大高校檔案工作人員信息化素質的提升與培訓力度，努力拓展檔案信息化發展的多種功能，從各個層面增強檔案信息化建設的后勤保障工作，以此建構起信息時代下檔案信息化建設的長效機制。

（一）按照信息時代對檔案信息化建設理念要求，高校應該建構信息化理念主導的檔案信息化建設的工作理念。這就要求高校在推動檔案信息化建設工作時，分析信息時代人們對高校檔案信息化建設的價值訴求，根據檔案工作自身的發展規律，建構其開放性、多元化、社會化、科學化和系統化的高校檔案信息化建設理念，將高校檔案信息化建設納入多元視角下推進，納入系統化發展的軌道，在校園內真正實現數據共享，以此推動高校檔案信息化建設可持續發展。比如檔案管理系統中學生信息屬性擴展至可兼容教務處和學生處所采集的學生信息屬性，可以實現數據在線歸檔，省去重復的人力物力；對學校發展至關重要的科研類目也不僅僅是傳統檔案管理使用的成果的收納，更應該是思路、研究過程的見證，等等。

（二）按照信息時代對檔案信息化本身的要求，高校應該做好檔案信息化的各項基礎工作建設。檔案信息化建設由檔案本身的各個環節和各個要素的信息化建設來支撐，這就要求高校在推動檔案信息化建設工作時，分析信息時代對高校檔案資源建設的要求，既要加強檔案信息化的各類基礎設施建設，要做好歸檔整理工作，推動檔案信息化建設工作的規范化和數字化建設，提升高校檔案信息化的網絡建設水平，做好檔案信息化的數據庫建設，更要將大量精力投放至資料編研上來，將看似雜亂無關聯的檔案提煉出對學校發展有益的精華；定期對檔案進行鑒定銷毀、去雜存精，以此為檔案信息化建設工作的推進提供堅實有力的檔案工作基礎保障。

（三）應對檔案信息化安全問題，首先高校檔案部門要完善學校檔案管理制度，一套完整的安全保障體系可以為檔案信息化建設保駕護航，針對目前存在的、影響檔案信息化網絡系統數據安全的隱患，應該制定盡量全面、安全的制度，保證檔案信息化數據的安全，減少不可預料的情況發生。其次，保護好檔案系統中海量數據需要多重的保護屏障。檔案館內計算機系統訪問檔案信息查詢系統須經過身份認證系統；校園網用戶需要通過檔案館網站接口系統鏈接到內網檔案信息管理系統；內部工作人員發布信息要注意保密性，保證檔案信息不被篡改和泄漏。再次，用軟件設置為檔案信息化安全再加一道屏障。定期對系統進行升級和維護，殺毒軟件和防火墻可以更好地保護系統數據，定期查殺各種威脅檔案管理系統的計算機病毒，嚴格管理工作人員的查詢、修改工作權限。最后，要有專人專地管理服務器，確保服務器能夠正常安全運轉，及時對數據備份，以防止突發情況造成的數據丟失，造成不可挽回的損失。檔案信息化建設只有在保證安全的情況下才能良好發展。

（四）按照信息時代對檔案信息化的功能與價值發展的要求，努力拓展檔案信息化服務的覆蓋面與惠及范圍。檔案信息化建設需要其價值功能的拓展來提升其合法性基礎，高校檔案信息化建設工作也一樣需要不斷發展其服務社會、服務師生的功能體系來拓展其發展的空間。這就要求高校在推動檔案信息化建設工作時，根據廣大師生本身的學習與發展對高校檔案信息化建設的需求，將檔案發展、師生發展、服務大眾、促進社會發展有機結合在一起，全力拓展檔案信息化建設的文化功能、教育功能、休閑功能，增加知識性和趣味性，以此不斷擴大高校檔案信息化建設的場域。

綜上所述，信息時代的到來為高校檔案工作信息化建設帶來了一種很好的發展契機和思路。目前重要的是，高校務必要高度重視檔案信息化建設，切實按照信息時代對高校檔案信息化建設的要求，將信息時代的理念融合到高校檔案信息化建設的各個層面和各個環節中去，力求構建適應信息時代發展需要的高校檔案信息化建設機制，不斷提升高校檔案信息化的功能和價值。

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