試論流動人員檔案管理方面的思考與建議

文/內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局　祁巧榮

試論流動人員檔案管理方面的思考與建議

文/內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局祁巧榮

隨著我國科學技術的不斷進步，越來越多的勞動力被解放出來，導致流動人員數量急劇增加，檔案管理人員對這部分人群的檔案進行管理時也遇到了一定困難。面對這種情況，我國政府及相關部門需要采取一定的措施進行處理，做好對這部分人群的檔案管理，為流動人員合理配置等方面提供保障。

流動人員；檔案管理；思考；建議

人力資源的管理工作已經被人們所重視，檔案管理工作作為其中重要內容之一也逐漸被管理人員所關注。當對這部分流動人員進行相關工作時，可能由于其流動特性等方面原因為檔案管理工作帶來很多問題，本文將就這些內容進行研究，并對流動人員檔案管理工作提出一些合理建議，希望對我國流動人員檔案管理工作具有一定幫助。

一、當前流動人員檔案管理工作遇到的困境思考

第一，管理職能方面存在局限性。檔案接收工作在我國受到很多方面的限制，尤其是對于那些不具備報到證的流動人員；檔案移交工作在跨區域時會因標準不一致等情況遇到很多阻礙，例如：通常情況下企業職工在轉正、評職稱時，企業單位會要求接受檔案，職工檔案可能由于各方面原因并沒有保存在現在所在城市，這種情況需要對其檔案進行調動、補辦等，由于各地域未能建立統一的標準，導致補辦、調動等工作需要大費周折，浪費辦理者的時間及精力；不同地區對于管理檔案方面工作具有不同政策，如絕大多數地區對檔案管理方面工作需要向普通民眾收取費用，只有在少部分省市內畢業生可以享受到兩年以內的免費檔案管理待遇。上述情況使檔案管理工作遇到了很多困難，我國政府及人力資源等相關部門需要充分發揮其管理職能，對包括流動人員在內的所有民眾檔案管理工作規范化管理，并且通過對流動人員檔案方面的管理對其本身進行合理配置。

第二，存在多頭管理現象。檔案管理人員在進行實際管理工作時，可能會遇到多頭管理方面的問題，使管理工作產生混亂的現象。另外對于檔案管理工作，流動人員未能對其重要性產生足夠認識。在很多情況下，流動人員對檔案管理工作未能產生更多重視，待企業接受后便對其不聞不問，而作為檔案接收方來講，企業對其管理工作存在很多疏忽。在流動人員進行求職時，可能不會涉及到檔案方面的問題，這種情況為流動人員造成了一種檔案管理工作不重要的錯覺；如今很多年輕人對檔案管理工作沒有很深理解，不知道具體該如何做，久而久之便只能將其擱置；普通企業內檔案管理工作較企事業單位及國企等存在很大差距，其用途的不同也決定了管理工作、對其重視程度的不同，就一般企業而言，其無法通過檔案獲取人才更多有價值信息等。以上方面的內容都對流動人員的檔案管理工作產生一定阻礙，下面將就這些問題提出一些合理建議。

二、流動人員檔案管理工作中的建議

（一）規范化檔案管理相關操作。檔案管理人員對相關材料進行收集、鑒別等操作時需要規范化操作，其工作的規范與否對歸檔質量方面都會產生很大作用，因此相關人員進行工作時需要嚴格按照操作程序及規定進行材料收集等工作，并對其真實性、可靠性等方面進行仔細檢查，保證歸檔工作質量；將存在問題的材料退回，并責令其在一定時間內完成修改等工作，在材料符合要求后進行下一步的歸檔操作；當收到非職責范圍內的歸檔材料時，需要在第一時間內向來源退還，并對其退還過程進行跟蹤，確保材料不會發生遺失等問題。

（二）將保密安全工作做到位。檔案管理工作可能會與很多部門產生關聯，甚至可能會與涉密機關產生聯系，故而需要確保其保密安全工作；檔案管理工作中的材料大多只留有一份記錄，并且無法對其復制，這些為檔案移交等方面出現問題后的補辦等工作帶來很多困難，甚至有時無法對其采取任何補救措施。面對以上情況，檔案管理人員需要重視工作安全與保密，對流動人員進行檔案管理時也需要為人事、設置結構等方面提供保證，在制度層面對檔案管理相關操作進行約束，確保工作質量。

（三）做好歸口管理工作。由于我國各職能部門在檔案管理工作上未能將責任進行明確劃分，導致管理工作存在很多交叉現象，很多部門都可以對民眾的檔案進行管理和存儲，例如職業介紹單位及人才市場等，由于以上情況，流動人員的檔案管理工作可能存在秩序混亂等現象，為其規范化管理帶來更多困難。面對這些問題，檔案管理人員需要做好歸口管理工作，嚴格按照我國相關檔案法開展日常工作，對流動人員檔案進行歸口及集中化的管理，并對相應的分類管理產生足夠重視。

（四）建設法制化的檔案管理制度。除以上方面外，檔案管理工作還應向法制化方向發展，讓管理工作中的每個步驟都可以按照相關規定執行，保證流動人員切身利益；各地區對檔案移交等方面工作應達成共識，制定統一標準規范檔案跨省、跨區域移交等相關操作；對不同區域流動人員檔案管理工作的實際情況進行具體分析，確保檔案管理工作的質量，為流動人員配置等方面工作提供保障。

三、結束語

隨著我國經濟等方面不斷進步，流動人口數量逐年上升，為我國流動人員檔案管理方面工作帶來了一定挑戰。面對這種情況，我國檔案管理部門及有關部門需要采取一定措施對其進行處理，保證檔案管理工作的效率和質量，為我國流動人員配置等方面提供可靠依據，進而促進我國各方面發展。

[1]劉璟.試論流動人員檔案管理方面的思考與建議[J].黑龍江史志,2014(1):112-112.

[2]車景姝.小議新形勢下的流動人員檔案管理[J].華章,2012(8):295.

[3]劉佳.流動人員檔案管理方面的思考和建議[J].華章,2014(16):320.