檔案信息化的思考

文/吉林省梨樹縣蔡家鎮農村經濟管理站 陳寶生

檔案信息化的思考

文/吉林省梨樹縣蔡家鎮農村經濟管理站 陳寶生

當前國內檔案信息化建設已經獲得了一些成果，新型管理方式也獲得了社會廣泛認可。不過檔案信息化建設仍存在不足之處，需進一步完善與提升。本文專門就目前檔案信息化管理中的一些問題，提出一些建議。

檔案信息化；問題；思考

檔案信息化是檔案管理機構為了適合社會發展所開展的管理，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。自從檔案信息化提出以后，國內在這方面也獲得了比較好的成果，新型管理模式也獲得了社會大眾的廣泛認可。不過在實行檔案信息化管理過程中，新情況新問題不斷涌現，需要我們積極應對。

一、增強檔案信息化利大于弊的思想意識

部分檔案管理從業人員因為自身工作閱歷、年齡還有文化程度等因素所限，存在某種程度陳舊的想法。他們對當前檔案管理科技不夠了解，習慣于使用一些傳統方式進行檔案管理，對信息化管理還存在一些疑慮，他們中很多人覺得信息化管理具有很多不足之處，甚至還會出現一些抵抗情緒。主要體現在部分人員覺得信息化投入較大但是產出卻比較少；紙質檔案在進行數字傳遞時會出現一些損壞，儀器設備發生一些故障時，無法很好地保障檔案的安全。

檔案信息化是一種新事物，當前國內檔案信息化管理實力與發達國家相比還是有很大一段距離，只有在反復摸索與改善中才可以適應當前社會發展需求。就長遠層面而言，檔案信息化管理不光對檔案安全與運用不會造成任何傷害，還可以延長檔案保存時間與使用時間。因為傳統紙質檔案在保存時有著較嚴格的保存條件，并且對所占用的存儲空間也有一定的要求，所以只有當外在條件都吻合時才有利于延長保存時限。不過這種延長也并非是絕對延長，不管是運用何種方式去進行儲藏，都是會出現紙張老化的情況，但是采取信息化管理之后就會類似情況的出現。不過在短時間內因為部分檔案從業者自身思想不夠解放，沒有辦法很好地掌握這種新式工作模式，造成在工作時出現一些問題，這些事情都是正常的。相信只要經過一段時間的學習與培訓之后，這些困難都會得到順利解決，檔案信息化在管理中也必然會得到順利應用，使工作人員和利用者共享其便捷。它在信息傳遞與存儲上都是傳統方式沒有辦法比擬的，這種管理方式會對人以及設備有著很大依賴性。不過就當前已有的信息科技與經濟，電子檔案到目前為止還是沒有辦法完全替代傳統檔案，現在這種情形下，電子檔案與紙質檔案必須要共同存在，并且要互相幫助與依賴，這樣才可以更好的地完成電子與紙質檔案共存的“雙套制”。

二、檔案信息化應該區別于數字化和網絡化

檔案信息化建設涵蓋了對基礎設施、人才、信息資源等一些建設，其是一個包含了很多內容的系統工程，要給予統籌管理，還要依據實際情況開展有計劃、有目的的操作，分階段予以實現。檔案數字化與網絡化是信息建設里的信息資源建設，是最為基礎的一個工作內容。所以，檔案信息化要和數字化與網絡化互相分開。許多人都是把這些概念整合在一起，這顯然是不正確的，這同樣是沒有了解檔案信息化建設最本的內容。檔案信息化建設目標是整個建設中最為主要的部分，要把電子信息管理當作是最為主要的內容，確保電子信息真實、可靠。并且還要以網絡作為基礎條件，不斷加速數據庫建設步伐，對這些電子信息做一個數據庫建設，實現對電子信息有效管理與使用，并完成檔案信息的數字化與網絡化建設。

三、檔案信息化應該注重適用性和有效性

檔案信息化建設要關注適用性與有效性原則，在建設中一定要重點展示重點部分，并使用以點帶面的方式開展各項工作。在實際操作中要關注時效性，摒棄形式主義。增強對各項建設的管理，要實現重點明顯、循序漸進。在建設中所設定的整體目標必須要具有一定高度，不過在具體操作中要分別開展，依照適用性與有效性這兩種原則開展建設。在建設中切不可貪大求全，過于貪戀系統的完整性，或者是缺少對檔案信息在建設中的復雜性預判，造成預期目標和現實出現一些偏差，這樣就會導致后期再投入時出現經費不夠、時間沒有辦法保障等情況。有可能會造成財力與人力的損失。檔案信息化建設要建立在業務的基礎上，并與基礎業務互相協調與兼顧，他們之間一定要互補長短，這樣才可以很好地確保信息化在建設中可以展示最大功效。

四、結語

檔案信息化管理是適應當前社會發展的必然發展趨勢，這同樣也是檔案管理機構對檔案信息做一個科學化管理與優化配置的重要形式。檔案管理工作者要提升自身思想認識，要從內心深處認可信息化管理，關注信息化建設的適用性與有效性，不斷提升檔案管理能力。

[1]崔麗君.檔案信息化建設芻議.當代經理人.2006（06）.

[2]雷亞旭.檔案信息化建設的管理與改進.實用醫技雜志.200，4（7）.

[3]周風云、趙煥中、姜桂娥.淺談檔案信息化建設的思路.山東檔案.2004（02）.