辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

文/遼源市北壽房屋管理處 李洋

辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

文/遼源市北壽房屋管理處 李洋

辦公室檔案管理能保存單位的資料，以方便工作人員查閱不同時期的資料，提高工作效率，有效地完成各項工作。但是在現(xiàn)代檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)的管理方法向信息化技術(shù)管理方法過渡中存在著很多的不足之處。本文針對這些情況提出措施，以促進現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

辦公室；檔案管理；數(shù)字化

當(dāng)現(xiàn)代化信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)后，給辦公室檔案管理的工作也帶來了巨大的沖擊。辦公室檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的管理方法，必須和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（外網(wǎng)和局域網(wǎng)）緊密結(jié)合起來，改進辦公室檔案管理的功能，促進其管理效率，實現(xiàn)不同部門的信息共享功能。

一、辦公室檔案管理的內(nèi)涵

辦公室檔案管理主要指以紙質(zhì)、圖像或其它載體形式來記錄本單位員工或本單位所發(fā)生的事件，并且把所收集的資料分門別類，做好編排之后，按照不同的編目有效地進行保存。不同類型的文書檔案有著不同的書寫格式、保存格式以及時效性，所以辦公室檔案管理人員要定期對本單位的檔案進行整理和清除工作，及時更新所要保存的文件檔案。

二、辦公室檔案管理工作中的不足之處

在任何一個單位，檔案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技術(shù)的影響，傳統(tǒng)的管理模式向先進的管理模式過渡時存在著以下不足的方面：

（一）辦公室檔案管理員的意識薄弱。有些部門的辦公室檔案管理員因為年齡、學(xué)歷、能力等方面的原因，在從事辦公室檔案管理工作時不愿與時俱進，不愿學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和方法。由于缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，所以意識陳舊，對文件等檔案進行收集、分類、整理和歸檔時會產(chǎn)生很多的缺陷。在具體的管理過程中，管理人員的職業(yè)道德以及責(zé)任感無法得以提升，甚至?xí)尸F(xiàn)出衰退的局面。

（二）辦公室檔案管理的方法陳舊。當(dāng)社會分工越來越細(xì)化時，檔案管理的工作量越來越大，其管理方法、管理形式以及內(nèi)容越來越多樣化。社會發(fā)展的需求對檔案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部門中，檔案管理的方法無法跟上信息化時代發(fā)展的需要。在管理時無法利用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對所有的檔案文檔進行分類、歸納管理，而只是采用純手工的管理方法，在具體的操作過程中不但效率較低、歸類不細(xì)化、檔案文件丟失，同時還出現(xiàn)一些不必要的錯誤，增加工作難度以及強度。

（三）檔案管理設(shè)施構(gòu)成落后。檔案管理工作中，因其文件的時效性較強，所以對檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)等硬件要求較高，例如對計算機硬件的要求、管理軟件的要求以及維護經(jīng)費的要求等都提出了很高的要求。可是在具體的管理過程中，單位能劃撥給檔案工作的經(jīng)費非常有限。在硬件的配置上，有些單位或部門沒有配備計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以致無紙檔案管理的工作無法繼續(xù)下去，只是給辦公室配備幾個木柜子存放文件，沒有固定的檔案管理庫房，當(dāng)柜子被裝滿之后，只能清退一些文件，就會出現(xiàn)檔案丟失、損壞等現(xiàn)象。所以當(dāng)檔案管理的設(shè)施跟不上形勢的發(fā)展之后，如果想實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化只能是“紙上談兵”。

三、辦公室檔案管理工作不足之處的完善策略

因為存在著上述的不足之處，現(xiàn)代化檔案管理工作如果要想擺脫傳統(tǒng)的管理模式，有效地利用數(shù)字化的管理模式，實現(xiàn)各個部門對檔案信息的共享，則必須對其不足之處加以完善。

（一）增強辦公室檔案管理意識，完善其管理制度。在很多單位或部門中，不管是檔案管理工作人員還是領(lǐng)導(dǎo)，普遍存在著忽視管理工作的現(xiàn)象。所以在任何一個單位或部門中，從領(lǐng)導(dǎo)至檔案管理人員必須提高檔案管理工作的認(rèn)識，盡可能改進自己的管理方法，增強自身的管理能力，以先進的管理理念結(jié)合具體的管理工作，完善檔案管理制度，從而增強檔案管理的效率，提高檔案管理的質(zhì)量。例如，在日常管理工作中，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的流程，規(guī)范檔案管理工作操作程序，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對所要管理的檔案分門別類，貼上標(biāo)簽，做好管理工作。對于級別較高的文件，要做好加密工作，在計算機系統(tǒng)中設(shè)置好管理和使用權(quán)限。

（二）以數(shù)字化的管理技術(shù)改進檔案管理的方法。因為檔案管理的工作越來越細(xì)化，為了減少檔案管理工作中所出現(xiàn)的紕漏，所以必須加強辦公室數(shù)字化管理的建設(shè)，以計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，建立不同的管理體系，以適應(yīng)不同類別的檔案文件的管理。在數(shù)字化管理體系的構(gòu)建過程中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔納入數(shù)字化管理進程中來，以圖形文件、文本文件或圖像文體等形式加強對以往紙質(zhì)文件的管理。使單位中的各個部門能夠利用外網(wǎng)或局域網(wǎng)共享這些檔案信息，一體化管理或使用計算機系統(tǒng)儲存的電子檔案信息，以提高檔案管理工作的實用性。

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