淺談辦公自動化文書檔案管理的問題與對策

文/福建省億力文化傳媒有限公司　林欽

淺談辦公自動化文書檔案管理的問題與對策

文/福建省億力文化傳媒有限公司林欽

衡量單位檔案管理水平的重要標準就是文書檔案管理，這是檔案工作的重要環節。社會發展的歷史過程都詳細地記錄在文書檔案中，它將基本建設、問題處理、研究開發以及領導決策等方面的成果與過程都客觀地展示出來。科學技術水平的快速發展使得文書檔案辦公自動化的應用范圍也越來越廣泛，其帶給我們工作更多便捷的同時，也依舊存在著較多的問題和缺陷。

辦公自動化；文書檔案管理；策略

隨著我國改革開放的不斷深入與市場經濟的持續發展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設備與技術來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應用有著很好的發展前景和巨大的優勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設備的硬件建設速度需要不斷加快，同時借助科學有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。

一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。

（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質文件的區別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發現改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網絡電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。

二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略

文書檔案管理中，辦公自動化的有效應用具有得天獨厚的優勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。

（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。文書檔案辦公自動化應用的前提是必須擁有電子計算機、互聯網以及其他類型的數字化設備，所以，加快硬件設備的建設速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現代化技術的學習與應用之中，就必須對文檔管理的硬件環境進行改善，加快檔案管理設備的硬件建設速度，進而完成文檔技術設備與管理技術手段的現代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。

（二）促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合。在實現檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現階段的檔案管理工作還存有工作人員的現代化技術水平不高亦或是技術“文盲”的現象，這就致使部分現代化設備在檔案管理的過程中不能充分地發揮出自身的優勢與作用，實現文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術水平發展迅猛的新環境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時代發展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術、原則、方法以及理論等專業技能，除此之外，還應該不斷增強對計算機技術和數據通信技術的掌握能力，進而完成自身專業化與現代化的有效結合。

（三）加強對系統自動化外網和內網的合理布局。確保網絡安全，提高網絡完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內網和外網進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網絡中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現有效的隔離防護。通常來講，網絡中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業務進行封堵；檢測和告警網絡攻擊；管理進出網絡的一些訪問行為；記錄經過防火墻的信息和活動內容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。

三、結語

總而言之，文書檔案管理工作是現階段社會經濟發展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規化的道路發展，保障社會效益與經濟效益的最終實現。

[1]張亞平.淺談辦公自動化在文書檔案管理的應用[J].山西檔案，2013（07）：36-37.

[2]路艷.淺談應用辦公自動化進行文書檔案管理[J].新經濟，2013（12）：23-25.