對如何做好學院檔案工作的思考

文/安徽師范大學環(huán)境科學與工程學院　胡進玲　黃攀

對如何做好學院檔案工作的思考

文/安徽師范大學環(huán)境科學與工程學院胡進玲黃攀

本文主要從四個方面談了如何做好學院檔案工作：聲像檔案中的照片檔案，教學文檔，黨委、行政和團委文檔，檔案工作的信息化管理。重點闡述如何做好檔案信息化建設。

學院；檔案工作；檔案信息化管理

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一個學院的檔案水平，反映一個學院的管理水平；保存一個學院檔案，就是保存一個學院記憶。學院檔案是一個學院發(fā)展前進的精神源泉。因此，做好學院的檔案工作，具有十分重要的意義。

一、關于聲像檔案中的照片檔案

（一）收集照片。用QQ接收學院各辦公室發(fā)來的照片文件及照片說明文件，將其統(tǒng)一保存在桌面文件夾里，以方便查找與編輯整理。雙擊該圖標打開文件夾即可找到對應的文件。

（二）照片沖洗。將需要沖洗的照片統(tǒng)一放在一個文件夾，拿到照相館沖洗，沖洗出來的紙質照片規(guī)格都要符合學校的規(guī)定，小照片統(tǒng)一用能長期保存的好質量材料打印，規(guī)格統(tǒng)一為5寸彩打，超大照片統(tǒng)一規(guī)格長度未超過60cm，寬度未超過21cm，保證打印出的照片圖像清晰，不過塑，照片正下方的文字說明對應每橫排的人物姓名。

（三）照片分類。1.分類：按本科生畢業(yè)合影照片及名單，新生軍訓合影照片及名單，研究生畢業(yè)合影及名單，教職工合影及名單等照片及人員名單分類；2.排序：分類完成后，將同一類別的照片按時間順序進行排列；3.標號：照片要按規(guī)定編制檔號，分類號、案卷號參見《安徽師范大學檔案分類主表及檔號編制規(guī)則》，文件檔號格式為年度—分類號—案卷號—件號，在標簽紙上清楚書寫文件檔號，并統(tǒng)一粘貼在照片背面的右上角；4.裝袋：將照片分類整理好后，放入不同的檔案袋內，并分別放入各照片說明，其中照片說明參照《照片檔案文字說明文檔模板》，里面的人員名單按照站立順序排列并打印出來，紙質照片中的文字說明包括拍攝時間、拍攝地點、事件主題、拍攝人等，統(tǒng)一分類放入檔案袋后，在袋上注明照片歸檔單位、所屬類別和起止件號。做照片檔案文字說明時有時會出現(xiàn)表格重疊情況，處理方式是新建文檔，把重疊表格粘貼過去，再重新復制粘貼回來（粘貼回來時，先回車幾行）。然后打印照片檔案的文字說明。當表格內容過多無法打印在一張紙上時，處理辦法：打開文件，點擊打印預覽，選擇頁面設置，選擇橫向打印，調整縮放比例，點擊確定，看是否符合規(guī)范，不符合再繼續(xù)調整縮放比例，直至符合打印要求，調整好后點擊打印即可。

二、關于教學文檔資料

（一）收集資料。從學院教學辦公室收集當年所有有關教學的電子資料與紙質資料，將資料分類存放在電腦文件夾中。

（二）打印資料。將電子資料包括word和excel表格，一一打印出來，有的文檔需要排版過后再打印。

（三）蓋章。將資料全部打印出來后，拿到學院蓋章處蓋章，有需要學院領導老師簽字的地方，統(tǒng)一交給學院領導老師簽字蓋章。

（四）將資料分類成冊。將以上簽字蓋章過后的文件按類型分類，同一類的文件比如教學課表類的文件，將其按順序放在一起，用鉛筆在每頁右下角標頁碼，并按此順序做一個目錄，目錄里面寫清楚每一份文件的名稱，并標明頁碼，目錄做完了做封皮，封皮上面標明該文件的總體內容，比如所有教學課表的文件就寫“2015年某某學院教學課表匯編”，該標題寫在封皮的正中間，封皮左上角插入本大學的校徽，封皮底部標明院系和年份——“某某學院”，“二〇一五年”。將封皮、目錄和紙質資料整理好，并檢查文件是否有缺漏或者打印不合理處，確定沒有問題后拿到打印店裝訂成冊，封皮統(tǒng)一用一種彩色封皮紙打印。

（五）統(tǒng)一打碼。打印好的文件再用打碼機在之前用鉛筆標記頁碼處打頁碼，并擦除鉛筆印。這樣按步驟，一本冊子就完成了。按此方法將2015年所有有關教學的資料分類匯編成冊，頁數(shù)超過200頁或者300頁的資料可以裝訂成上、下兩冊。在每冊資料的封皮上蓋上學院的章即可。

三、關于黨委、行政和團委文檔

以“件”為單位，將文件和材料按文號排列，每“件”按正文、附件、擬稿封面的順序排列好，用曲別針固定好。

將以上三類文檔全部整理好后，填寫檔案移交登記表，里面包括匯編成冊的文檔名稱、文檔序號、所屬年份，檔案保存期限是長期、短期或永久的（參考《檔案工作規(guī)范》中大學各類檔案歸檔目錄及保管期限表），文檔頁數(shù)以及備注。移交登記表填寫完成后，再做一個詳細的移交清單，清單內包括匯編成冊的文檔大標題，還包括每冊文檔里面的每份具體的文檔名稱以及頁碼與備注。將做好的表和清單排版，調整好字體與格式后打印出來。 按黨委、行政和團委文檔類、教學文檔類、聲像檔案類這三類分別填寫檔案移交登記表一式兩份，加蓋單位公章，連同整理好的文件材料一起移交到學校檔案館。

四、關于檔案工作的信息化管理

檔案工作要實現(xiàn)信息化管理，就必須實現(xiàn)紙質和電子建設的有機結合。數(shù)字檔案建設與紙質檔案工作的同步實施是現(xiàn)實所需，因此所有文檔重要材料需錄入電子系統(tǒng)，步驟如下：

（一）進入檔案管理系統(tǒng)。首先進入大學檔案館首頁，在熟悉了相關規(guī)章制度后點擊“檔案查詢”，進入登錄界面，輸入用戶名和密碼后進入檔案管理系統(tǒng)；

（二）創(chuàng)建檔案。在檔案信息管理界面，點擊“創(chuàng)建新檔案”，建立一個以“某學院（暫存）”命名的檔案表。

（三）添加案卷。點擊該表中的“打開”鍵，再點擊錄入頁面中的“添加案卷”，按照規(guī)定填寫空白處：1.一級目錄填上案卷對應的年份，二級目錄填上檔案的一、二級類目，行政類綜合方面檔案填寫成XZ11；教學類學科與實驗室建設方面檔案填寫成JX12；研究生學籍檔案填寫成 XJ11；2.信息分類號、縮微號、全宗號和檔案室代號均不填，案卷/盒號及檔案館編件號是自動添加的，若不符合實際的，可動手修改，實體分類號是檔號；3.其他項根據(jù)具體的案卷內容填寫，參考了模式提供的范例，錄完后填寫自己的姓名；4.點擊添加，錄入下一卷。

（四）添加文件。“添加案卷”完成后點擊旁邊的“添加文件”，進入填寫頁面，按要求填寫空白處：1.一、二級目錄的填寫與添加案卷的填寫要求一樣，參考即可；2.其他項根據(jù)實際情況填寫，其中實體分類號、正題名、文號、責任人、頁數(shù)、時間、輸入員必須準確填寫，填完后進行檢查核對，看是否有誤或者漏洞，若發(fā)現(xiàn)及時更正，填寫并核對完成后點擊“添加”，進入下一個文件的錄入。

（五）完成并打印。檔案全部錄入完成后，點擊“關閉”，在彈出的界面中點擊“打印當前類目”，選擇打印設置，勾選相應的設置，打印預覽看效果，符合要求即可直接打印，不符合要求的再次進行編輯與設置，直到滿意方可打印。

這樣做下去，檔案工作達到了紙質版和電子版的有機結合，實現(xiàn)了現(xiàn)代化、信息化的檔案管理要求。死檔案變成了活資料，故紙堆變成了思想庫。