高校圖書館檔案信息管理平臺構建探討

文/廣西民族師范學院圖書館 顏培亮

?

高校圖書館檔案信息管理平臺構建探討

文/廣西民族師范學院圖書館 顏培亮

【摘要】在信息技術水平不斷提高的背景下，利用信息技術等科學技術構建高校圖書館檔案信息管理平臺，可以科學化、自動化、規(guī)范化、合理化地管理圖書館檔案，以保證檔案可以真實、有效、準確，確保檔案可以有效應用。本文以高校圖書館檔案信息管理平臺為研究對象，從高校圖書館檔案信息化趨勢及必要性展開，就檔案信息管理平臺構建的重要意義進行分析，進而對檔案信息資源收錄范圍及內(nèi)容展開分析，探究如何構建有效的檔案信息管理平臺。

【關鍵詞】高校；圖書館；檔案信息管理平臺

高校圖書館檔案是圖書館在開展各項工作活動中具有查考、收藏價值，而且具有參考價值的一項工作，它按一定規(guī)律保存、管理文件資料。高校圖書館檔案是圖書館事業(yè)發(fā)展的腳印，同時也是提高圖書館管理水平的重要依據(jù)，確保高校圖書館檔案完整、準確、真實非常必要。但在檔案保管的過程中，很可能因人為因素、環(huán)境因素、氣候因素等方面的影響，致使檔案缺失或失真，這樣嚴重影響檔案的應用。所以，在現(xiàn)代化的今天，應當利用信息技術等科學技術來搭建檔案信息管理平臺，對檔案信息資源進行整理、分類、存儲、保護，以確保檔案信息資源完整，并且對檔案信息資源的應用予以嚴格的限制，真正實現(xiàn)檔案資源合理利用。所以，采用先進的科學技術來構建高校圖書館檔案信息管理平臺，對檔案信息資源進行合理地、有效地管理是非常有意義的。

一、 高校圖書館檔案管理信息化趨勢及必要性分析

從當前時代特點來看，高校圖書館檔案管理信息化已是必然趨勢。如若要具體說明，其表現(xiàn)在以下幾方面。

（一） 實現(xiàn)檔案資源共享。計算機網(wǎng)絡信息的突出特點之一就是資源共享性。將計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術等應用到檔案管理中，可以優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，促使檔案管理過程中，在對檔案信息進行收集、分類、檢索、傳遞時均在網(wǎng)絡環(huán)境下能夠高效率、高質量地完成，從而保證檔案信息資源合理分類等。而對于檔案信息的使用，則是通過網(wǎng)絡空間進行傳遞，促使使用者可以快速地使用到所需的檔案信息。

（二）實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、服務的網(wǎng)絡化。長久以來，圖書館檔案都是以紙質實物形式存在，這需要圖書館消耗大量人力、財力、物力來采集、保存、保護，確保檔案具有使用價值。可以說，紙質檔案的管理，給圖書館帶來很大負擔。但隨著信息技術、計算技術的應用越來越廣泛，紙質檔案管理將轉換為數(shù)字化檔案管理，這會使得檔案信息的采集、整理、修改、保存等工作均在計算機網(wǎng)絡上完成，不僅可以提高檔案信息整理的質量和效率，還可以提升檔案信息資源使用的便捷性。所以，在信息技術、計算機技術等技術高速發(fā)展的情況下，高校圖書館檔案管理將會逐步借助先進技術來優(yōu)化管理檔案，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、服務網(wǎng)絡化的目的。

二、 高校圖書館檔案信息管理平臺構建的重要意義

我國經(jīng)濟、科技蓬勃發(fā)展的背景下，高校圖書館檔案管理信息化已成必然趨勢。此種情況下，要想使高校圖書館檔案管理信息化得以實現(xiàn)，構建檔案信息管理平臺就顯得尤為重要。因此，進行檔案信息管理平臺構建，是一項非常有意義，有價值的活動，具體表現(xiàn)為：

（一）為圖書館科學發(fā)展提供案例參考。高校圖書館檔案信息擁有的資源全面，并且非常真實，在客觀上反映了圖書館在不同時期、不同環(huán)境下的發(fā)展概況、相應的工作內(nèi)容、擁有的管理水平、提供的服務水平，這樣的數(shù)據(jù)是圖書館發(fā)展、建設、完善的第一手資料。因此，高校圖書館檔案信息資源具有較高的利用價值。構建圖書館檔案信息管理平臺，可以建立不同的檔案信息管理模塊，如采集管理模塊、保存管理模塊、使用管理模塊、安全管理模塊等，對檔案信息進行全面的、詳細的、有效的管理，如此必然會提高檔案信息資源的完整性、真實性、有效性，促使檔案信息資源可以作為圖書館建設發(fā)展規(guī)律研究資料，為促進圖書館科學發(fā)展創(chuàng)造條件。

（二）確保圖書館檔案長久保存和科學管理。高校圖書館紙質檔案的管理不僅會消耗大量人力、物力、財力，還會隨著時間的推移，出現(xiàn)字跡模糊、圖片污損等情況，導致檔案缺失、失真，大大降低檔案的使用價值。而圖書館檔案信息管理平臺的構建，可以改變這一現(xiàn)狀。因為檔案信息管理平臺可以對檔案進行數(shù)字化保存，這將實現(xiàn)無紙化檔案管理，如此紙質檔案管理的缺陷將消除。除此之外，檔案信息管理平臺的構建，還可以使檔案信息采集、修改、分類、整理等工作在網(wǎng)絡環(huán)境下規(guī)范、合理、科學地落實，促使檔案管理工作高質高效地完成，大大節(jié)約人力、物力、財力。所以，檔案信息管理平臺的構建可以使檔案長久保存，并使檔案管理科學化、規(guī)范化發(fā)展。

（三）開發(fā)利用圖書館檔案信息資源。圖書館檔案信息資源的信息相比較于圖書、報紙、期刊等文獻具有信息隱蔽性。但從目前我國高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用的情況來看，檔案信息資源在利用方面出現(xiàn)重視收藏，但不重視利用的現(xiàn)象，有價值的檔案信息被束之高閣，并沒有發(fā)揮其應有的作用。如果進行圖書館檔案信息管理平臺構建，便可以對圖書館實施的各種工作活動資料加以收集，對產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)進行分類、整理以及著錄并加以上傳，促使檔案信息盡快地、完整地收錄在網(wǎng)站上，促使圖書館以外的讀者可以在網(wǎng)站上進行檔案信息資源查找，促進檔案使用效率的提高，這將大大提高圖書館檔案性資源的開發(fā)利用程度，促使檔案信息資源使用價值的提升。

三、 分析高校圖書館檔案信息資源收錄

目前，根據(jù)綜合我國高校圖書館所保存的檔案信息資源，可以被檔案信息管理平臺收錄的檔案信息資源主要有：

（一）黨群工作檔案信息。所謂黨群工作檔案信息，主要是上級黨組織下發(fā)的黨務工作文件。這類檔案信息主要含有：圖書館黨組織制度、組織管理、實施的活動等，還包括黨建工作文件、共青團工作文件等，這些資源與圖書館黨組織工作息息相關，因此需要對黨群工作檔案信息予以有效管理是非常必要的。

（二）行政管理檔案信息。行政管理檔案信息是上級行政部門下發(fā)給圖書館的行政文件，這其中的檔案信息內(nèi)容以圖書館的規(guī)章制度、行政工作計劃以及工作總結、經(jīng)費使用、財務報表、人事編制、人事等方面為主。這部分檔案信息與圖書館能否良好發(fā)展有很大關系，因此也需要對行政管理檔案信息進行信息化管理。

（三）業(yè)務檔案信息。業(yè)務檔案信息則是以館藏的各類圖書及各類文獻為主。除此之外，還有讀者相關信息、技術部設備信息以及科學服務方面的信息。可以說，文書檔案信息概述圖書館現(xiàn)狀，可以作為優(yōu)化管理圖書館的依據(jù)。檔案信息管理平臺收錄此部分檔案信息也很必要。

（四）文檔信息。文檔信息也就是文書檔案信息，其主要包括信息檔案管理文件和圖書館專業(yè)行業(yè)文件，還包括圖書館各種往來合同、協(xié)議等，另外，還包括圖書館聯(lián)盟活動、館際活動等外事活動文件材料，圖書館館史、機構沿革及圖書館分時期發(fā)展綜述等文件材料。

四、 高校圖書館檔案信息管理平臺的構建

（一） 高校圖書館檔案信息管理平臺的構建。1. 檔案信息管理平臺構建思路清晰化。高校圖書館檔案信息管理平臺，主要工作原理為：利用校園局域網(wǎng)、計算機聯(lián)機設備等構建信息管理平臺，有效的管理檔案信息，力求最大限度地提升檔案信息資源的利用價值。檔案信息管理平臺的構建，首先要做的工作就是明確建設思路，也就是根據(jù)高校圖書館檔案管理的實際情況及各種技術應用特點，依照高校情況，規(guī)范、合理地構建檔案信息管理平臺，使其在高校局域網(wǎng)的支持下，對圖書館檔案信息實施管理、開發(fā)、利用，進而提高高校圖書館檔案信息資源的利用價值。

2.檔案信息管理平臺結構的構建。總的來說，高校圖書館檔案信息管理平臺的結構應由表示層、管理層、數(shù)據(jù)層三層框架組成，如此可以使管理平臺系統(tǒng)地、有針對性地管理檔案信息，以確保檔案信息資源真實、完整、準確。檔案信息管理平臺包括信息資源管理員、各部門檔案員、校園用戶等，滿足各個用戶的不同需求。管理層包括檔案數(shù)據(jù)維護、檔案信息檢索、檔案信息統(tǒng)計，用以有效地處理檔案信息；數(shù)據(jù)層則是各類檔案信息數(shù)據(jù)庫，用以處理、存儲、發(fā)布檔案信息。

3.制定檔案信息管理平臺的功能模塊。對于檔案信息管理平臺功能模塊的規(guī)劃制定，應以建立檔案信息模塊、檢索模塊以及平臺管理模塊。檔案信息管理平臺這幾種功能模塊的有效應用，可以使檔案信息管理具有較強檔案信息處理作用、檔案信息檢索作用、優(yōu)化平臺應用的作用，這將提高檔案信息管理的有效性。檔案信息模塊是對圖書館各項活動產(chǎn)生的檔案信息進行收集、分類、整理、收錄以及上傳到管理平臺工作進行處理；檔案信息檢索模塊是對廣大師生及讀者所需的檔案信息資源進行檢索處理，促使檔案信息資源可以被廣大師生及讀者所應用；平臺管理模塊是對管理平臺的日常運行進行監(jiān)督和控制，如若平臺的某項或多項功能出現(xiàn)故障對其進行及時且有效的維護，從而提高管理平臺的應用效率。

（二）高校圖書館檔案信息管理平臺構建應該關注的問題。高校圖書館檔案信息管理平臺的構建有著非常重要的意義，所以高校應當根據(jù)圖書館檔案管理情況，規(guī)范、合理地搭建管理平臺。但在實際搭建管理平臺的過程中容易出現(xiàn)問題，給管理平臺搭建帶來非常大的消極影響。所以，高校圖書館檔案信息管理平臺搭建過程中，需要注意以下問題。

1.檔案信息管理平臺的系統(tǒng)性、完整性問題。盡管我國科學技術水平有很大程度的提高，但計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術的開發(fā)程度有限。因此，在搭建圖書館檔案信息管理平臺的過程中，科學技術的應用無法完全支持檔案管理的各項工作，如檔案立卷、檔案著錄、檔案文獻加工等，這將影響檔案信息管理平臺應用效果。為避免檔案信息管理平臺存在系統(tǒng)性、完整性問題，在搭建檔案信息管理平臺的過程應合理規(guī)劃設計平臺，在此基礎上有序、有步驟地進行平臺搭建，盡可能地保證管理平臺的系統(tǒng)性、完整性。

2.檔案信息管理平臺的安全性、穩(wěn)定性問題。借助網(wǎng)絡和現(xiàn)代信息技術搭建的檔案信息管理平臺，可以提升圖書館檔案管理水平。但利用先進技術搭建的管理平臺，能在防火墻設置、病毒防范等安全設置方面存在缺陷，導致檔案信息管理平臺存在安全問題。因此，要想使檔案信息管理平臺有效應用，在具體進行管理平臺搭建時應注意加強安全設置，如設置用戶權限審查、IP限定、數(shù)據(jù)加密、增強防火墻設置等。

五、結束語

在高校圖書館檔案管理信息化已成為必然趨勢的情況下，高校應當有效利用信息技術、計算機技術、網(wǎng)絡技術等，科學、合理地搭建檔案信息管理平臺，使其可以對圖書館檔案進行全面、系統(tǒng)、有效地管理，促使檔案信息資源安全、準確、完整，使其可以被廣大師生及讀者所應用。所以，高校圖書館檔案信息管理平臺的有效搭建是非常有意義的。

【參考文獻】

[1 ]薛非.高校圖書館檔案信息資料的收集管理和開發(fā)利用[J].檔案與建設,2005(10):42-43.

[2]申玉粉.高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].林業(yè)科技情報,2009,41(4):112-113.

[3]張國華.高校圖書館檔案信息資源的整合與開發(fā)利用[J].大學圖書情報學刊,2004,22(4):17-18.

[4]陳哲.高校圖書館檔案信息管理平臺的構建研究[J] .蘭臺世界,2012(32):18-19.

[5]李玉環(huán).信息時代如何拓展高校圖書館檔案館的服務工作[J].中國民營科技與經(jīng)濟,2006(10):89-90.

[6]張衛(wèi)華.高校圖書與檔案信息資源融合淺析[J] .浙江檔案,2014(7):64-64.

基金項目：（2014年度廣西高等教育教學改革工程項目，編號：2014JGA245。）