淺析信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

文/河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院 周航

淺析信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

文/河南職業(yè)技術(shù)學(xué)院 周航

本文對(duì)高校檔案服務(wù)存在的問(wèn)題作了分析，提出了信息化背景下高校檔案服務(wù)對(duì)策，為提升高校檔案服務(wù)有效性打下良好的基礎(chǔ)。

信息化；高校；檔案服務(wù)；問(wèn)題；對(duì)策

社會(huì)經(jīng)濟(jì)日漸發(fā)展促使高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高等教育快速發(fā)展對(duì)于高校檔案服務(wù)工作提出了更高的要求，高校檔案服務(wù)工作至關(guān)重要。信息化時(shí)代日漸發(fā)展使得高校師生對(duì)于檔案服務(wù)需求越來(lái)越高，同時(shí)實(shí)際需求也呈現(xiàn)出個(gè)性化以及多樣化。高校需要結(jié)合信息技術(shù)，重視檔案服務(wù)工作，提升信息化水平，進(jìn)而為高校師生提供更加完善、更加高效、更加便捷的檔案服務(wù)工作。但由于多方面因素制約使得高校檔案管理工作并沒(méi)有達(dá)到實(shí)際預(yù)期，實(shí)際服務(wù)工作中仍然存在著一些問(wèn)題，直接地影響高校檔案服務(wù)有效性。

一、高校檔案服務(wù)存在的問(wèn)題

（一）高校檔案服務(wù)數(shù)字化水平不高。科學(xué)技術(shù)日漸發(fā)展促使檔案管理工作中，運(yùn)用數(shù)字化管理方式已經(jīng)成為了潮流，高校檔案服務(wù)工作數(shù)字化也成為了重要發(fā)展趨勢(shì)。在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理工作過(guò)程中，雖然運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要承擔(dān)記錄功能以及統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)際上仍然有非常多的功能并沒(méi)有得到有效利用，這就需要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用非常重要，高校檔案服務(wù)數(shù)字化程度并不高。

（二）高校檔案服務(wù)缺乏統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。從目前發(fā)展來(lái)看，一部分高校已經(jīng)開(kāi)發(fā)了較為完善的檔案管理工作系統(tǒng)，但是各個(gè)高校在計(jì)算機(jī)選擇方面卻存在著非常大的差異，實(shí)際應(yīng)用軟件也存在著非常大差異。雖然大部分計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)存在著相似性，但是通用性以及兼容性卻相對(duì)較差，這就使得數(shù)據(jù)之間很難進(jìn)行有效置換，信息資源共享存在著一定的障礙，因此，高校檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性以及統(tǒng)一性。高校在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，還需要重視檔案目錄管理工作，在進(jìn)行檔案文件考查過(guò)程中，可以利用全文查閱方式來(lái)充分了解，但是檔案服務(wù)工作有效性并不高。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)對(duì)策分析

（一）有效整合高校檔案。高校在進(jìn)行檔案服務(wù)工作過(guò)程中，需要重視檔案資料在其中的基礎(chǔ)性作用。結(jié)合目前高校檔案服務(wù)工作存在的問(wèn)題，需要重視檔案主題的建設(shè)工作，這就需要有效整合檔案信息，提取檔案信息中的關(guān)鍵詞，這樣能夠?yàn)楦咝熒峁└觾?yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，進(jìn)而有效發(fā)掘檔案中存在的潛在性信息。高校檔案服務(wù)工作人員需要對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化整理以及分類(lèi)，堅(jiān)持檔案信息實(shí)效性，為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。檔案管理工作人員可以結(jié)合檔案信息主題來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，這樣能夠更加有效滿(mǎn)足師生需求，使之獲取更加準(zhǔn)確的信息。總之，高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，需要重點(diǎn)突出檔案信息主體性，進(jìn)而提升檔案服務(wù)廣度以及深度。

（二）有效利用現(xiàn)代化信息手段。為了能夠提升高校檔案管理工作的有效性，高校檔案管理工作需要符合時(shí)代發(fā)展需求，那么，現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用于檔案管理工作勢(shì)在必行。從高校檔案管理工作的角度分析來(lái)看，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化管理重要標(biāo)志。在傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中，大多是采用紙質(zhì)記錄方式，但是龐大數(shù)據(jù)卻無(wú)法有效記錄以及管理相關(guān)信息，這就需要充分利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)構(gòu)建檔案管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案記錄工作以及存儲(chǔ)工作的有效性，同時(shí)還能夠更加有效地運(yùn)用以及查找檔案信息，提升高校檔案管理工作效率。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠有效更新高校檔案信息，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化提供保障。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作制度。從高校的角度來(lái)分析，高校需要構(gòu)建信息化檔案管理工作方式，這樣才能為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。需要重視高校檔案管理完善工作以及創(chuàng)新工作，進(jìn)而盡可能減少檔案管理工作中存在的失誤，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)原則，保證檔案管理與時(shí)代發(fā)展相一致。在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，需要集中處理相關(guān)聯(lián)檔案，提升檔案管理工作的有效性。從事檔案管理的工作人員需要提升自身信息安全保護(hù)的工作意識(shí)，避免出現(xiàn)由于自身疏忽而造成檔案信息疏漏，為高校師生個(gè)人信息安全提供有效保障。

三、結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)快速發(fā)展使得高校檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出數(shù)字化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化發(fā)展方向，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)資源數(shù)據(jù)的有效共享，進(jìn)而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，高校的檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出聯(lián)合化、個(gè)性化以及市場(chǎng)化發(fā)展傾向，需要不斷優(yōu)化檔案服務(wù)工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)工作理念以及服務(wù)工作方式，提升檔案服務(wù)管理人員綜合素質(zhì)，構(gòu)建更加完善的檔案信息化服務(wù)體系，提升檔案服務(wù)工作水平以及工作質(zhì)量，為高校發(fā)展提供良好的保障。

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