探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略

王潤玲

探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略

王潤玲

隨著社會的不斷發展，信息化技術也逐漸深入到人們的生活中，對我們產生了深刻的影響。近幾年來，檔案管理工作也愈加多樣化。傳統檔案管理方法多以紙質的形式出現，其中存在著很多弊端。主要表現為紙張不易保存，并且容易損壞，管理人員需要花費很長的時間進行維護。而新形勢下的檔案管理工作多以電子形式為主，使管理方法更加規范。本文針對檔案管理工作中存在的一些問題，提出幾點規范化策略。

新形勢下 檔案管理 規范性 策略

一、前言

作為社會勞動保障單位來講，檔案的管理工作是非常重要的一個環節，它具有較高的保存價值，也記錄了每位在職人員的主要信息。從建設意義上來講，它能夠更好地為事業單位做出科學性指向。因此，在實踐過程中，檔案管理人員應該利用現有條件，積極探索檔案管理的新方式。

二、新形勢下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理工作制度的不完善

檔案管理工作制度的不完善是目前許多事業單位中常有的現象。信息技術的發展也帶動了檔案管理工作的突破，但少數單位并沒有意識到這一情況，對檔案管理工作呈現出不重視的現象，主要體現在管理者并沒有做出符合時代發展要求的制度改進方案。許多單位的檔案管理條約都有著“千篇一律”的特點。事業單位沒有結合實際情況，進行檔案管理工作的靈活性變通。從檔案管理的執行性來講，工作人員沒有一個合理的約束機制與工作標準，使得檔案管理方式受到了阻礙。

（二）檔案管理人員的素質不高

許多檔案管理人員仍然采用傳統的方式進行管理，并沒有體現出新形勢下的要求。甚至有一些人認為，檔案管理工作不需要任何技術，它只是單純的對單位人員的相關信息進行保存與整合，沒有更高的要求。這樣的思想是極其錯誤的。新形勢下的檔案管理人員不僅要有縝密的思維與高度的工作耐心，還應該對現有的計算機軟件進行掌握，達到能夠利用科學方式進行管理的目的。

三、新形勢下檔案管理工作的規范性策略

（一）完善檔案管理工作的規章制度

檔案管理工作的規章制度不是千篇一律的，它要根據單位的具體情況進行變通。首先，檔案管理工作的規章制度主要包括三個方面：第一，檔案管理工作的約束制度。新的檔案管理制度應該與時俱進，管理者要根據當前的單位情況來制定相關的條約。條約中要明確檔案管理人員的責任與義務，在不斷學習中促進工作水平的提升。第二，在檔案管理與資料收集方面進行規則制定。要求檔案管理人員應該學會進行管理方式的轉變與創新，以符合當前多樣化的檔案類型。第三，從單位領導的角度來講，領導者應該在提高檔案管理工作認知的情況下，做到“因地制宜”，將責任落實到每個人身上。例如：領導者要使工作人員明確檔案借閱的原則、檔案保存的基礎和條件、檔案的保密制度與銷毀原則。這樣才能夠實現多角度管理，綜合性運用[1]。

（二）引進新型的技術手段

新型技術手段是體現目前檔案管理工作的主要方式。在傳統檔案管理過程中，管理人員要根據每個職稱管員的信息錄入工作，其中包括身份信息、職位與職稱，以及入職時間等等。在錄入的過程中，檔案管理人員要保持高度的集中性，否則很容易出現問題。但新形勢下，管理人員主要依靠計算機進行信息錄入與保存。我們可以將每個人的信息進行統一輸入，使工作效率得到提升，誤差情況減少。管理人員可以根據計算機程序進行信息的自動檢驗，將其中沒有參考價值的信息刪除。在這個過程中，檔案管理人員無需逐一查找，直接在電腦中輸入相關名稱，進行對應化檢索，信息就會呈現出來。這種方式能夠極大程度上節約管理人員的時間，做到精準管理的要求。另外，檔案管理人員使用計算機進行錄入可以避免信息遺漏或者是重復記憶的情況，體現出管理的科學化與有效化。同時，利用計算機對檔案進行管理可以減少因保存時間過長而出現的遺失問題。傳統管理過程中，紙質檔案會隨著時間的增加而發黃，其中的信息也會變得模糊不清。而電子檔案管理可以在10年甚至20年內都能夠得到很好的保存[2]。

（三）檔案的科學分類

在形式下，檔案的分類工作也是多種多樣的。工作人員可以形成自己的整理方式，進行實際規劃。首先，以案卷的明確性為標準，將這部分比較齊全的檔案劃分為一類。在計算機中按照相關目錄進行排版，在末尾添加標識，做出科學化的分類方式。對于一些比較特殊的檔案，管理人員要仔細進行區分。按照相關程序以“姓名”、“編號”的形式進行篩選，在類別明確的前提下進行逐一對應以及審核[3]。

四、結論

綜上所述，新形勢下檔案管理人員的管理方式也應該進行提升，我們要以電子記錄的方法為主，在完善檔案制度的前提下對檔案進行科學分類，不斷提升自身的學習能力，為規范化策略的形成奠定良好基礎。

[1]楊巍巍．試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規范化[J]．中國校外教育,2015(21):33．

[2]李穎．淺析新形勢下檔案管理工作的規范化電子化[J]．人力資源管理,2016(08):245～246．

[3]楊立君．新形勢下檔案管理工作的規范化[A]．”決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會”論文集(上)[C]．中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院,2016:1．

（作者單位：吉林省洮南市勞動保障事務所）