信息時代下的高校檔案管理創新分析

孫麗麗

浙江大學 浙江杭州 310028

信息時代下的高校檔案管理創新分析

孫麗麗

浙江大學 浙江杭州 310028

隨著信息時代的快速發展，高校的檔案管理模式也發生了很大的變化。為了保證檔案管理更加科學和有效，高校就要重視在管理檔案時與信息技術相結合，使高校的檔案管理更加精確和方便。因此，促進高校檔案管理的信息化，為高校的發展提供更加優質的服務，有利于整個高校更加有效率的發展。

信息時代；高校；檔案管理；創新

高校檔案管理與學生的信息有密切的關系，同時對于整個學校效率的提升也有很大的作用。高校大部分的檔案都與學生的信息有關，如果能夠創新高校檔案管理，將檔案的管理與信息技術相結合，就會更加方便對于學生的管理，同時也能夠跟隨當前時代的發展，使檔案管理實現電子化，提升高校整體的檔案管理效率。

一、檔案管理信息化

隨著信息時代的發展，高校的管理方式也發生了巨大的變化。當前檔案是高校管理中最主要的一部分，檔案管理的好壞關系著整個學校的發展狀況。為了保證檔案的完整性、連貫性，高校必須要充分與時代接軌，將學生的信息整體錄入到電子檔案當中，雖然有一些高校在傳統的檔案整體中相對較為完整，但是隨著高校人員的增加，隨著檔案復雜程度的增加，學生的檔案管理也呈現了很多的現實問題。比如，有些高校畢業生在畢業以后回學校有可能找不到自己的檔案，也有可能找檔案信息的時候需要花費很長的時間。因此，檔案管理電子化迫在眉睫，高校的檔案管理必須要從實際情況出發，提早錄入到電子信息系統當中。首先，高校要做的就是將在校的所有師生的檔案完整錄入到電子信息系統，并對電子信息系統的信息進行核對。其次，在完成好數據錄入之后，還要對整體的數據進行相關的調整、分析、矯正與歸納，對于一些重要的檔案還要進行標注。例如，哪些人的檔案是不完整的，那些人的檔案缺少哪些資料，哪些人已經畢業，哪些人的檔案暫時不在學校等一些特殊情況，檔案管理人員都要一一做出比對，并進行標注，以保證所有師生檔案的完整性與延續性。同時還要注重電子檔案的信息保密以及數據備份，確保數據的安全，建成完整的數據檔案管理系統。只有這樣，高校的檔案信息才能實現管理的發展與創新，與當前信息時代的發展緊密結合。因此，作為高校檔案的管理人員要重視將檔案管理信息化，實行紙質檔案與電子檔案共同管理，形成較為完整的合理的檔案管理體系，從而更加方便高效的管理工作，實現網上平臺的信息化數字檔案管理，最終減少不必要的程序，實現電子檔案的規范運行，從而大大提升高校的檔案管理效率。

二、檔案管理系統化

檔案管理除了要實現電子信息化，將所有師生的資料都要錄入到系統之外，還要重視將學生的信息系統化，實現檔案管理的規范化、科學化與準確化，從而保證高校學生的檔案更加安全、方便。電子檔案的發展已經有一段時間，很多的高校單位雖然也進行了電子檔案的錄入與管理，但是由于檔案錄入人員沒有專門的計算機技術以及知識的更新等導致電子信息的錄入出現差錯、漏洞或者不規范等情況。因此，檔案管理的系統化對于高校有效率的查找檔案以及整理檔案都具有一定的幫助。例如，高校要根據自身的管理要求進行檔案的電子整理，比如制定一個整理的檔案規則，按照年份對每個班級的學生進行檔案的整理，按照專業的劃分對教師的隊伍進行檔案的電子輸入與管理，同時將學生與教師的檔案分別進行相關的整理，從而使整個檔案系統有序化。對于檔案系統的整理而言，高校的管理者要重視培訓檔案的整理人員，讓他們了解并且熟練計算機信息的各項技術，從而快速、有效的整理好相關的檔案數據，保證高校檔案數據的合理性與系統性，這樣不論是教師或者學生，他們的檔案信息都能在計算機技術的幫助下一目了然。因此，學校的檔案在信息化的基礎上進行系統化，有助于使檔案管理更加有序和規范。隨著信息技術的廣泛使用，越來越多的學校更加注重信息技術的使用，當前很多的高校已經使用電子檔案來管理學生的信息，為了進一步突出信息技術的優勢，學校就要在信息技術的基礎上更加重視系統化，從而保證高校檔案管理的有序性。

三、檔案管理規范化

檔案管理的電子信息化需要更加的完善和規范，才能保證整個高校師生信息的相對稱。例如，雖然一些學校已經把紙質檔案進行整理，但是忽視了其中很多的檔案管理的細節，有可能導致整個檔案管理的雜亂以及信息遺漏等現象。因此，作為高校的檔案管理者，要在信息化、系統化的基礎上保證檔案管理的規范性。比如，對于電子檔案的資料整理來說是一個相對而言巨大的工程，如果管理人員不認真、不規范就很有可能漏掉學生的信息，造成信息混亂的現象，導致學生檔案混亂，對于畢業和以后參加工作來說都是一件非常麻煩的事，而且不利于高校工作整體效率的提升，讓管理工作更加困難。對于電子檔案的管理來說，如果沒有專門的人員進行規范性的管理，就會造成電子檔案的失真，使電子檔案的完整性與可靠性受到質疑，影響高校檔案管理的正常工作。因此，在知識經濟信息產業的帶領下，雖然方便了高校檔案的管理，加快了檔案的查找工作。但是如果沒有規范的管理工作，也會導致檔案管理系統出現各種各樣的問題。為了保證高校檔案管理的嚴謹性、創新性與規范性，就必須要對檔案進行歸納、整理以及核對，從而確保電子檔案的準確性，使電子檔案的管理更加廣泛化和人性化，促進高校電子檔案的規范性，實現電子檔案的創新管理，保證高校在電子檔案的管理中更加游刃有余。

四、結語

隨著科技的發展，信息管理技術逐漸成熟。對于高校的檔案管理來說，如何有效率的管理一直是一個難題。當前高校的檔案管理要想突破以前傳統的管理模式，就要重視創新管理模式，充分與當前的電子信息相結合，注重高校檔案管理的信息化、系統化、規范化，合理利用電子檔案的優勢，從而努力實現高校電子檔案的準確性，使高校檔案的管理更加有效率。

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