試論高校教務秘書協(xié)調(diào)溝通能力的重要性

胡 敏

?

試論高校教務秘書協(xié)調(diào)溝通能力的重要性

胡 敏

【摘 要】教務秘書是高校教務工作的組織者和實施者,是推進教務工作的基層工作者，是溝通高校教務管理部門、各院系領導與老師、學生的重要紐帶，是信息傳遞、情感交流的重要載體。良好的協(xié)調(diào)溝通能力不僅是高校教學管理者基本素質(zhì)的完美體現(xiàn)，同時也是教學工作順利開展的有力保障。

【關鍵詞】教務秘書 工作關系 協(xié)調(diào)溝通能力

一、關于溝通、協(xié)調(diào)能力的概述

溝通，指工作中人和人之間的聯(lián)系過程，是人們傳遞信息、進行思想交流的過程。協(xié)調(diào)，指組織調(diào)整某個活動各個參與因素之間的關系，使因素能夠互相配合，促成組織目標的完成。

溝通協(xié)調(diào)是指管理者在日常工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關系，使其減少摩擦，能夠調(diào)動各方面的工作積極性的能力。在實際工作中，管理者要善于運用溝通協(xié)調(diào)能力，通過傳遞思想、觀點、情感和交流情報、信息、意見,來協(xié)商、調(diào)整他人的活動,從而建立良好的協(xié)作關系。

一個優(yōu)秀的教務秘書應當善于運用協(xié)調(diào)溝通的能力，將溝通協(xié)調(diào)貫穿于教學管理工作的每個環(huán)節(jié)，將教學系統(tǒng)各環(huán)節(jié)、各要素之間達到步調(diào)一致、協(xié)調(diào)配合,使教學工作形成一個和諧整體。

二、教務秘書的地位及工作關系

（一）教務秘書在高等學院的工作性質(zhì)和地位

教務秘書是學院基層教學管理的樞紐，工作覆蓋面廣、內(nèi)容繁雜、責任重大，這項普通而艱巨的工作對教務秘書的能力結構提出了嚴格的要求。教務秘書是實施各項教學活動的基層工作者，從組織、落實教學計劃開始，到協(xié)調(diào)分配教學資源都起著樞紐的作用，到整個教學過程的監(jiān)控，是日常教學工作中最直接的貫徹執(zhí)行者。一方面，他從屬于教學管理部門（教務處）和本單位的領導，受雙重領導，聽從領導安排，落實具體工作，直接參與教學活動的組織管理。另一方面，為了完成上級部門布置的各項任務，教務秘書各司其職，盡最大力量發(fā)揮自己的作用，充分地協(xié)調(diào)和分配教學資源，合理管理教師和學生。面對錯綜復雜的工作關系，教務秘書的崗位責任重大，不僅需要細心和謹慎，還需要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。

（二）教務秘書所面對的幾種關系

1、指揮與服從的關系

首先，教務秘書必須聽從領導的指揮，并服從安排。教務秘書是領導的好幫手、賢內(nèi)助，必須按照學校的要求和分管領導的意圖和要求，思考、籌劃、安排和處理問題，并協(xié)調(diào)各方面關系，統(tǒng)一思想,達成共識。其次，教學管理部門是教學工作的總指揮部，主管學校的教學活動，是制定和安排教學工作計劃，監(jiān)督和檢查任務是否完成的重要部門。教務秘書是二級教務管理機構的主體，必須按照上級部門所安排的計劃，嚴格執(zhí)行各項具體工作。

2、平等與合作的關系

首先，教務秘書與師生之間的關系是平等，且彼此相互尊重。教務秘書切記不可居高臨下，應當時刻堅持管理即是服務的思想，做好管理工作的同時，給予廣大師生更多的人文關懷，取得師生的信任和理解，促進師生更好地配合管理者順利完成教學任務。其次，教務秘書與教師和學生是合作與配合的。教務秘書在做好管理工作的同時，也應提供優(yōu)質(zhì)的服務，只有這樣，學生和老師才會主動配合工作。教務秘書為教師和學生做好服務管理工作的同時，做好人性化的管理工作，盡量幫助老師和學生解決困難，學會換位思考，給予人文關懷。

三、提高協(xié)調(diào)溝通能力，共創(chuàng)美好和諧校園

作為處于教學管理第一線的教學秘書,必須認識到自己所處的位置和使命,增強溝通協(xié)調(diào)的主動性,提高溝通協(xié)調(diào)能力；充分發(fā)揮承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、化解矛盾、改善關系的作用；尋求理解與支持，共創(chuàng)和諧關系，保證教學活動正常有序進行，使教學管理出現(xiàn)新成效。

（一）提高業(yè)務協(xié)調(diào)溝通能力，建立合作關系

良好的業(yè)務能力是提高工作效率的基礎。業(yè)務協(xié)調(diào)溝通的目的在于保證信息準確及時地上傳下達，工作任務的具體部署和各部門的分工協(xié)助。

首先，熟悉業(yè)務知識。教務秘書必須熟悉包括教學管理、教學改革和教育心理學等方面的知識，熟悉分管專業(yè)和每個專業(yè)的教學課程設置和教學環(huán)節(jié)，熟悉專業(yè)老師的基本信息等。

其次，提升綜合素養(yǎng)，提高業(yè)務能力。每個教務秘書都應該不斷發(fā)展自身，提高綜合素養(yǎng)和業(yè)務水平。熟悉辦公軟件和業(yè)務常用軟件的操作，熟悉學院各類手續(xù)的辦理，提高寫作水平等等。

最后，注意溝通的基本原則。在溝通時要迅速及時，辦事不能拖拉。溝通符號應明確易懂，具有較強的條理性，切忌模棱兩可、含糊不清、溝通渠道應暢通無阻。

（二）提高思想溝通協(xié)調(diào)能力，建立和諧環(huán)境

良好的思想溝通協(xié)調(diào)能力能夠保證教學秩序的正常進行，建立和諧默契的工作環(huán)境。作為合格優(yōu)秀的教務秘書，不僅要求迅速地完成領導及學院的各項事宜外，還需要在特殊時候能夠靈活、機智地采取行之有效的補救措施。

首先，和教師交流時，注意語言表達方式，避免激化矛盾。處理教師的各種突發(fā)事件時,如臨時停調(diào)課、考試安排沖突，以及各種原因引起的教師教學事故等情況時，學會換位思考，盡量幫助老師講實話，解決老師所處的困難。

其次，和學生溝通時，注意切記不能高高在上。一方面，及時將有用信息轉(zhuǎn)達給學生，進行專業(yè)指導。另一方面，能夠合理解決突發(fā)情況，做好學生的思想工作。如遇到考

試舞弊、轉(zhuǎn)專業(yè)學生沒有教材等各種情況時，能夠及時安撫學生情緒，尊重學生的不同意見和想法。

（三）提高情感溝通能力，調(diào)動廣大師生的積極性

一個優(yōu)秀的管理者應當把自己和對方的位置放平，營造一種輕松、愉快的氣氛。只有這樣，感情交流才可以順暢進行，協(xié)調(diào)工作也容易取得成功。

首先，學會換位思考。由于對方所處位置不同，看問題的角度不一樣，有可能導致意見分歧，或發(fā)生沖突。因此要通過換位思考，不能一味指責。

其次，學會尊重和關心領導、老師和學生。學會尊重領導，對待領導做到尊重而不恭維、服從而不盲從,親切而不過密，了解領導的意圖。學會尊重師生，保持親和力。親和力是人們溝通時的一種親切的態(tài)度,親和力是心與心的平等與互惠。只有懂得尊重彼此的人格，增強情感交流渠道，才能建立融洽的師生關系。

參考文獻：

[1]陳瑞,方長青.新時期高校院級教學管理工作初探[J].科教導報,2012(12).

[2]李園樂.淺談高校二級學院教學秘書能力結構與個人發(fā)展[J].高教研究,2012.

作者簡介：胡敏（1987-），女，漢族，湖南長沙人，吉首大學張家界學院教師，碩士，研究方向：高校教學管理。

美國著名人際關系學家卡耐基曾說：“一個職業(yè)人士成功因素75%靠溝通，25%靠天才和能力。”溝通協(xié)調(diào)能力是管理者應具備的基本素質(zhì)，是決定一個管理者成敗與否的標準。為了教學工作的順利開展，教務秘書作為教學管理工作的基層工作者，不僅需要具備熟練的業(yè)務水平，還應具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。