社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展及優(yōu)化思考

文/河北省寬城滿族自治縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 王海英 白清梅

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社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展及優(yōu)化思考

文/河北省寬城滿族自治縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 王海英 白清梅

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)保障制度改革的不斷深化，保險(xiǎn)的范圍越來(lái)越寬泛，如何才可以切實(shí)有效地做好社會(huì)保障檔案工作，已經(jīng)成為社保部門當(dāng)前急需解決的一個(gè)問(wèn)題。筆者結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就如何高效地完成好社保檔案工作進(jìn)行了一些簡(jiǎn)單的分析。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)檔案；管理工作；優(yōu)化策略

我國(guó)目前的社會(huì)保障檔案管理工作需要與社會(huì)保障機(jī)制的發(fā)展相貼合，并有效地促進(jìn)我國(guó)社會(huì)保障事業(yè)的健康發(fā)展。但是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)保障檔案管理工作存在諸多的問(wèn)題，這一系列的問(wèn)題嚴(yán)重地制約了我國(guó)社會(huì)保障事業(yè)健康發(fā)展的腳步。為此，筆者在文中依據(jù)當(dāng)前社會(huì)保障檔案的特點(diǎn)以及社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的核心方向，來(lái)進(jìn)一步提出優(yōu)化我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的具體策略。

一、強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

高效強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理工作，已經(jīng)成為當(dāng)前深化我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)改革活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著我國(guó)社會(huì)改革活動(dòng)的進(jìn)一步加深，現(xiàn)有的單位人必定會(huì)轉(zhuǎn)變成為社會(huì)人。相關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)部門不僅需要承擔(dān)社會(huì)保障的相關(guān)責(zé)任，同時(shí)還需要擔(dān)負(fù)相關(guān)離退休工作人員的社會(huì)化服務(wù)與管理的相關(guān)工作職能。面對(duì)如此宏觀的社會(huì)框架，若不具備十分完整精準(zhǔn)的個(gè)人資料，即科學(xué)有效的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就將陷入僵局，甚至?xí)?yán)重影響到社會(huì)保險(xiǎn)改革活動(dòng)的落實(shí)進(jìn)程。

二、當(dāng)前階段我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀

由于當(dāng)前階段的社會(huì)保險(xiǎn)檔案自身涉及到的范圍比較廣，在我國(guó)各個(gè)地區(qū)不同類別的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，分別歸屬于不同性質(zhì)的部門進(jìn)行管理，進(jìn)而造成了管理工作混雜不科學(xué)等問(wèn)題。例如，不同性質(zhì)的檔案歸屬于不同類別的部門，部門與部門之間存在信息溝通問(wèn)題。一個(gè)人的社會(huì)保險(xiǎn)資料分別留存于兩個(gè)不同類別的管理機(jī)構(gòu)中，其在進(jìn)行所保理賠過(guò)程中手續(xù)會(huì)變得更為復(fù)雜繁瑣。除此之外，現(xiàn)有大部分的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)并沒(méi)有完全遵循個(gè)人檔案集中管理的工作要求，只是綜合性地將相關(guān)檔案進(jìn)行管理，并全部放置于相關(guān)的業(yè)務(wù)科室中。具體管理方法也存在諸多的差異，并沒(méi)有形成一個(gè)科學(xué)完整的檔案咨詢服務(wù)平臺(tái)，以便于可以隨時(shí)隨地的查詢個(gè)人社會(huì)保障檔案信息。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）全面健全與之相關(guān)的管理制度，規(guī)范管理工作流程。當(dāng)前階段，依據(jù)我國(guó)現(xiàn)已頒布的《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)，我們可以得知制定社保檔案的分類具體要求及保管時(shí)長(zhǎng)。科學(xué)地對(duì)每一類別檔案，制定與之匹配的管理制度。進(jìn)而全方位地構(gòu)建科學(xué)完整的制度機(jī)制，做到有法可依，遵照工作章程開展工作。工作人員需要對(duì)現(xiàn)有的各種類別的檔案進(jìn)行細(xì)致地收集，整理歸納、保管、記錄存檔等。在實(shí)際開展工作中，必須要做到符合相關(guān)的工作流程，有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理。對(duì)于日常生活中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、圖表等，需要及時(shí)地進(jìn)行歸納整理并存檔。嚴(yán)格遵循集中管理的工作原則，最大限度地避免社會(huì)各保障職能部門間由于復(fù)雜的連帶關(guān)系進(jìn)而造成的人力物力資源的無(wú)辜浪費(fèi)，全面實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

（二）制定社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作方法。我國(guó)相關(guān)部門需要將社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作規(guī)范至管理活動(dòng)中。管理工作則需要充分依據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)的現(xiàn)有內(nèi)容及范圍，依賴保險(xiǎn)檔案室所需要的器材配備等。檔案室的具體管理相關(guān)工作人員，需要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)等方面全部做出細(xì)致的制定，并以此來(lái)徹底解決我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作無(wú)序問(wèn)題，逐漸構(gòu)成上下管理一致的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制。

（三）軟件，硬件，雙管齊下，全面落實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)。我國(guó)現(xiàn)有各層級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門組織，需要最大限度地克服資金短缺等相關(guān)問(wèn)題，并建造眼下最為先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室。在檔案室機(jī)型方面，需要盡可能地做到整齊劃一，以便為下一步的計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)及社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)的全民共享奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)工作人員需要明確自身的工作重點(diǎn)，放置于檔案管理的相關(guān)軟件開發(fā)工作中。由各省級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一進(jìn)行組織開發(fā)，其開發(fā)的軟件，主要功能包含：檔案編目及信息檢索；對(duì)檔案內(nèi)現(xiàn)存資料進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)。如對(duì)保險(xiǎn)檔案的分類統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料全局統(tǒng)計(jì)等；檔案借閱的自動(dòng)化管理，以便對(duì)信息需求者的情況、時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行精準(zhǔn)的把控；進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上互聯(lián)的工作狀態(tài)。

（四）提高社保檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力。當(dāng)前階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作自身具備十分強(qiáng)烈的政治性、業(yè)務(wù)性。因此，檔案管理工作人員必須要具備一定的法律常識(shí)及業(yè)務(wù)知識(shí)，并具備十分精湛的實(shí)際操作能力。為此，我國(guó)社保相關(guān)部門需要與檔案管理部門取得友好的聯(lián)系，并積極地組織開展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)活動(dòng)，以此來(lái)提升工作人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)還需要進(jìn)一步地增強(qiáng)檔案工作人員的工作意識(shí)、綜合素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)等活動(dòng)，以此來(lái)保證檔案管理工作的有序性，進(jìn)而打造出一支業(yè)務(wù)精良的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)保障工作的不斷發(fā)展，其社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作也必須要緊跟時(shí)代的腳步，推陳出新，才可以切實(shí)有效地保障社會(huì)保險(xiǎn)工作的不斷健康發(fā)展。當(dāng)前階段的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量的好與壞，直接決定于社會(huì)生活中公民具體利益及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的穩(wěn)定性。為此，必須要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)其社會(huì)保障體系的構(gòu)建，使其可以更加高效地發(fā)揮出自身的工作效能，進(jìn)而不斷推進(jìn)我國(guó)社會(huì)保障事業(yè)的健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

［1］趙艷萍，伍明慧. 做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考［J］. 哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（03）：32-33.

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