煤礦企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)分析

文/山東省棗莊市市中區(qū)北郊礦區(qū)社區(qū)服務(wù)中心 劉靜

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煤礦企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)分析

文/山東省棗莊市市中區(qū)北郊礦區(qū)社區(qū)服務(wù)中心 劉靜

【摘要】本文結(jié)合煤礦企業(yè)的檔案管理實(shí)際以及人事檔案管理的特點(diǎn)，從煤礦企業(yè)的人事檔案管理入手，找準(zhǔn)煤礦企業(yè)人事檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)，做到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量，確保煤礦企業(yè)的人事檔案管理能夠取得實(shí)效，推動(dòng)煤礦企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；檔案管理；人事檔案；要點(diǎn)分析

在煤礦企業(yè)檔案管理中，人事檔案由于種類(lèi)特殊，在具體的管理中對(duì)檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個(gè)方面入手，重點(diǎn)做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規(guī)范。所以，在煤礦企業(yè)檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時(shí)還要對(duì)人事檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)有所了解，做到正確、規(guī)范、有效，解決人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提高煤礦企業(yè)人事檔案管理的有效性，滿(mǎn)足煤礦企業(yè)人事檔案管理需要。

一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)做好檔案保管

在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對(duì)特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓(xùn)的基本依據(jù)，對(duì)煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響。基于對(duì)煤礦企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

（一）建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管場(chǎng)所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管場(chǎng)所，溫度、濕度等指標(biāo)都要達(dá)到檔案的保管條件。同時(shí)還要有專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開(kāi)展。

（二）將人事檔案分類(lèi)保管。在人事檔案保管過(guò)程中，應(yīng)將干部檔案與普通員工檔案分開(kāi)保管，起到分類(lèi)保管提高保管針對(duì)性的目的，提高人事檔案管理的針對(duì)性和有效性，因此，分類(lèi)保管是人事檔案管理的重要著力點(diǎn)。

（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過(guò)程中只有建立專(zhuān)門(mén)的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點(diǎn)。

二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)及時(shí)更新檔案信息

由于煤礦企業(yè)的干部職工隊(duì)伍經(jīng)常會(huì)發(fā)生人員崗位變動(dòng)以及個(gè)人的人事信息也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，這就需要在人事檔案中進(jìn)行體現(xiàn)，并及時(shí)更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應(yīng)成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應(yīng)做好以下工作：

（一）及時(shí)記錄并更新人事信息。考慮到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動(dòng)，在人事檔案中應(yīng)對(duì)變動(dòng)信息進(jìn)行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應(yīng)及時(shí)記錄人事信息，并對(duì)人事信息進(jìn)行及時(shí)分析，提高人事檔案的全面性。

（二）對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔。人事檔案在發(fā)生變動(dòng)之后，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)歸檔，如果不及時(shí)歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。因此，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。

（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的審核，提高準(zhǔn)確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴(yán)肅性，在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案中的信息準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，除了要及時(shí)記錄人事信息之外，還要加強(qiáng)人事信息的審核，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性能夠滿(mǎn)足實(shí)際需要。

三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)規(guī)范借閱程序

考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過(guò)程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對(duì)于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

（一）對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記，對(duì)借閱人、借閱用途以及借閱方式都進(jìn)行全面準(zhǔn)確的登記。

（二）對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門(mén)需要對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。

（三）建立人事檔案借閱臺(tái)賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應(yīng)建立人事檔案借閱臺(tái)賬，并對(duì)借閱行為進(jìn)行規(guī)范，對(duì)借閱期限進(jìn)行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。

四、結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，在煤礦企業(yè)人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就要結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理實(shí)際，根據(jù)人事檔案管理工作特點(diǎn)，具體從做好檔案保管、及時(shí)更新檔案信息以及規(guī)范借閱程序等方面入手，使煤礦企業(yè)人事檔案管理工作能夠得到有效開(kāi)展，最終達(dá)到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的目的。因此，我們應(yīng)立足煤礦企業(yè)人事檔案管理實(shí)際，總結(jié)成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握管理要點(diǎn)，為煤礦企業(yè)人事檔案管理提供有力的支持。

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