信息化時代高校學籍檔案的管理與開發利用研究

文/ 寧德職業技術學院 占生富

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信息化時代高校學籍檔案的管理與開發利用研究

文/ 寧德職業技術學院 占生富

【摘要】環視目前高校學籍檔案的管理與開發利用的現實場域，確實存在很多的問題，與信息化發展、社會的需求相差一些距離，鑒于此，高校務必要重視學籍檔案的管理與開發利用，以高等教育信息化為契機，以服務檔案主體與檔案需求為主，做好學籍檔案工作的理念、內容、方式、主體素質、保障與考核機制等層面的工作，以此建構起適應信息化發展的學籍檔案的管理與開發利用的長效機制。

【關鍵詞】信息化；高校學籍檔案；開發利用

信息化的浪潮給高校各個方面的工作帶來諸多的便捷，也帶來諸多的挑戰。作為高校重要工作，學籍檔案工作也一樣受到信息化的影響。如何在信息化時代提升學籍檔案管理與開發利用的效率，如何做到學籍檔案信息的安全、真實與完善等，都是值得思考與重視落實的問題。學籍檔案管理與開發利用涉及到學生的學業和就業問題，涉及到社會的用人問題，涉及到學校的學生教學管理工作，具有很強的現實功能，需要引起高度重視，這也高校教務系統、學生管理系統推動信息化發展非常謹慎的原因。因此研討信息化時代高校學籍檔案的管理與開發利用等問題具有諸多的現實意義與長遠價值。

一、高等教育信息化與高校學籍檔案工作的相關性分析

高等教育信息化已經成為當今高校發展的主要模式與平臺，學籍檔案工作作為高校的重要工作，需要緊跟信息化發展的大潮；學籍檔案工作的信息化為高等教育信息化發展提供了空間，因此兩者具有一定的相關性。

（一）高等教育信息化與高校學籍檔案工作的內涵與價值。高等教育信息化作為信息化的一個發展領域，主要是指向高等教育的發展模式、管理模式的信息化發展，具有很多的價值與功能，一方面能夠極大提升高校發展和人才培養的質量。另一方面能夠極大提升高校學生成長和校地合作辦學的發展，還能極大提升高校的社會服務能力與文化創新發展。

學籍檔案作為學生檔案的重要部分，主要是指學生在校各個方面表現的真實記錄，具有諸多價值與功能，一方面具有學生檔案信息的儲存功能和收藏功能；另一方面能夠一定程度上警示大學生務必要注重自己各個方面的發展，力求有一個好的檔案信息記錄；再者能夠為用人單位提供一定的檔案信息，為科研工作者提供一定的科研素材。

（二）高等教育信息化與高校學籍檔案工作的相關性。高等教育信息化發展為學籍檔案工作帶來新的發展模式，新的發展機會，促使學籍檔案管理與開發利用的理念、方式和內容、主體素質等方面不得不做出及時的調整與適應，當然也帶來一些挑戰，比如如何確保學籍檔案信息的真實與安全就成了一個不得不應對的大問題。

學籍檔案工作作為學校檔案工作的重要部分，是高等教育信息化涉及到的重要部分。學籍檔案信息化發展為高校信息化工作的重要部分，其各個層面的信息化發展能夠極大推動高校信息化工作的發展。

二、主動適應信息化發展要求，提升高校學籍檔案管理與開發利用水平

學籍檔案的重要性由上可知，但是放眼目前對學籍檔案的管理與開發利用的現實場景，確實還有很多的不足，比如理念問題、內容問題、方式問題等都還存在，極大影響了高校學籍檔案管理與開發利用的效率提升，也影響了高校立德樹人的教育方針的貫徹實施，影響了學校的人才培養和檔案工作的發展，需要引起高度重視與解決。

（一）高校學籍檔案管理與開發利用存在的問題。一是檔案工作的理念問題，影響了高校學籍檔案管理與開發利用工作的健康發展。這方面主要體現在服務型的檔案工作理念堅持不足，科學化與信息化發展的理念堅持不足。二是檔案工作的內容體系問題，影響了高校學籍檔案管理與開發利用工作的視閾拓展。這方面主要體現在學籍檔案信息沒有很好覆蓋完學生成長的各個方面，高校各個部門沒有及時將學生的信息匯總到學籍檔案管理部門，彰顯了高校學籍檔案工作的內容體系還不不是很完整。三是檔案工作的方式方法問題，影響了高校學籍檔案管理與開發利用工作的有效推動。這方面主要體現在學籍檔案工作信息化方式使用不夠，學籍檔案的數字化和網絡化做得不夠好；同時，傳統的學籍檔案管理與開發利用方式創新不夠，沒有很好地根據需求不斷改變檔案工作形式。四是檔案工作的主體素質問題，影響高校學籍檔案管理與開發利用工作的積極開展。這方面主要體現在主管學籍檔案工作的人員數量少，很多高校就一個或者兩個人，而且人員的思想素質、文化素質、網絡素養等方面不高，同時對學籍檔案工作人員的培訓提升也不夠。五是檔案工作的保障機制與考核機制問題，影響了高校學籍檔案管理與開發利用工作的條件供給。這方面主要體現在高校還沒有形成一套學籍檔案管理與開發利用的各個環節各個層面的保障體系與考核體系，致使這項工作的后勤保障與督導引領不夠。

（二）以信息化為契機，全力提升高校學籍檔案管理與開發利用。一是堅持服務的理念為主，不斷健全高校學籍檔案管理與開發利用的理念體系。檔案工作理念是學籍檔案管理與開發利用的先導，因此高校在推動學籍檔案管理與開發利用工作時，務必要分析信息化時代人們對這項工作理念的要求，堅持信息化與網絡化的發展理念，推動這項工作信息化發展；堅持科學化的理念，推動這項工作更加標準化與規范化發展；堅持創新復合的理念，推動這項工作的各個層面不斷創新和不斷擴大視閾。二是以學生檔案需求為主，努力完善高校學籍檔案管理與開發利用的內容體系。檔案工作內容是學籍檔案管理與開發利用的內涵基礎，因此高校在推動學籍檔案管理與開發利用工作時，務必要分析信息化時代人們對這項工作內容的要求，積極與學校其他部門協作 ，將學生誠信、禮儀與其他公民素養的表現也納入其中，力求將學生在校期間的各類表現都囊括其中 。三是以信息化手段為主，不斷整合創新高校學籍檔案管理與開發利用的形式。檔案工作方式是學籍檔案管理與開發利用的形式，因此高校在推動學籍檔案管理與開發利用工作時，務必要分析信息化時代人們對這項工作方式的要求，充分利用互聯網絡與大數據，加快推進這項工作的信息化發展，積極采用信息化的工作方式，建構信息化工作平臺；同時，不斷創新傳統學籍檔案管理與開發利用方式，以此形成高校學籍檔案管理與開發利用工作的強大合力。四是以檔案工作人員的各類素質提升為主，不斷提升高校學籍檔案管理與開發利用的水平。檔案工作主體素質是學籍檔案管理與開發利用的主要承擔者，因此高校在推動學籍檔案管理與開發利用工作時，務必要分析信息化時代人們對這項工作人員素質的要求，利用各種平臺與渠道，從德才等方面全力提升這項工作主體的素質與能力。五是以檔案開發利用效率為主，健全高校學籍檔案管理與開發利用的保障機制與考核機制。檔案工作的保障機制與考核機制是學籍檔案管理與開發利用的，因此高校在推動學籍檔案管理與開發利用工作時，務必要分析信息化時代人們對這項工作保障機制與考核機制的要求，做好這項工作的經費保障、制度保障與設施保障供給，以檔案工作效率為主要考核指標形成強大的考核體系。

總之，高校學籍檔案的管理與開發利用的創新發展是一項系統復雜的長期工程，需要高校、高校檔案管理者、學生以及使用者要齊心協力，更需要不同視角的思考與探索。高等教育信息化的發展為高校學籍檔案的管理與開發利用提供了很好的契機，也提供了一種很好的視角。目前重要的是高校主動以高等教育信息化發展為契機，以服務各類需求為宗旨，全面推進學籍檔案工作的創新發展，以此不斷提升學籍檔案的管理與開發利用的信息化水平。

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