淺談會(huì)計(jì)信息化下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化

齊珺+王永靜+李穎+李群

[摘 要]信息化時(shí)代改變了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)該以企業(yè)流程再造（BPR）的理念為指導(dǎo)，借助會(huì)計(jì)信息化的有利時(shí)機(jī)，對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)新流程能更好地提供決策及有用的會(huì)計(jì)信息。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)信息化；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；流程優(yōu)化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.40.124

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，信息技術(shù)正廣泛而深入地在企業(yè)中得以應(yīng)用，它徹底顛覆了企業(yè)的商業(yè)模式和管理思維，使社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到了信息化時(shí)代。信息時(shí)代的CFO應(yīng)該在掌握先進(jìn)的IT理論并深刻理解IT環(huán)境的基礎(chǔ)上，掌握流程再造的方法和工具，思考優(yōu)化或者重組會(huì)計(jì)流程，制定財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略，制定實(shí)時(shí)控制策略，最大限度地保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)、正確和有效。

1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的定位

根據(jù)達(dá)文波特關(guān)于流程的定義，其有兩個(gè)重要特征：一是面向顧客，包括組織內(nèi)部和組織外部的顧客；二是跨越職能部門、分支機(jī)構(gòu)或子單位的既有界限。

企業(yè)在經(jīng)營過程中的實(shí)際流程通常可以分為三大類：業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程和管理流程。企業(yè)在經(jīng)營過程中形成一系列業(yè)務(wù)流程，產(chǎn)生了大量的業(yè)務(wù)信息；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程獲取這些信息，經(jīng)過加工后，將信息提供給管理流程；管理流程利用會(huì)計(jì)流程提供的信息進(jìn)行管理活動(dòng)，對(duì)經(jīng)營過程進(jìn)行計(jì)劃、控制和評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)采集效率、加工的正確性和有效性，直接影響到企業(yè)管理活動(dòng)的質(zhì)量和效率。

2 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的缺陷分析

第一，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的理論基礎(chǔ)落后。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程是建立在勞動(dòng)分工論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程，必須嚴(yán)格按照“填制憑證—登記賬簿—編制報(bào)表”的順序、按照從金塔底端層層向上的順序進(jìn)行，不可跳躍，使各個(gè)核算子系統(tǒng)之間彼此分割，缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性、一致性和系統(tǒng)性，各核算模塊成為彼此獨(dú)立的“孤島”。

第二，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程無法準(zhǔn)確、全面地反映企業(yè)的經(jīng)營狀況。當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)只將反映該經(jīng)營活動(dòng)的一小部分信息作為會(huì)計(jì)信息進(jìn)行反映，不能準(zhǔn)確、全面地反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，降低了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的一致性、相關(guān)性和有用性。

第三，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程不支持實(shí)時(shí)控制。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算流程所反映的資金流信息往往滯后于物流信息，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相分離。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常在業(yè)務(wù)發(fā)生后而不是實(shí)時(shí)采集，信息的加工是將滯后采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、過賬、匯總和對(duì)賬，財(cái)務(wù)報(bào)告必須經(jīng)過若干后臺(tái)加工才能提交到使用者手中而非直接可用。

第四，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程中的信息存在滯后性。由于受到科技條件的限制，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程中的會(huì)計(jì)核算往往會(huì)落后于企業(yè)其他業(yè)務(wù)的發(fā)生，換言之，就是會(huì)計(jì)核算和其他業(yè)務(wù)不是同步進(jìn)行的，這就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)流程中的信息存在滯后性，不僅不能同步搜集到相關(guān)的資金流和物流信息，更無法及時(shí)更新相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息。喪失了時(shí)效性的會(huì)計(jì)信息不僅不能有效反映企業(yè)的經(jīng)營情況，還可能會(huì)對(duì)企業(yè)決策者造成決策上的誤導(dǎo)。

3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化的核心理念——企業(yè)流程再造（BPR）

流程再造是企業(yè)管理從傳統(tǒng)管理到信息化管理變革中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其主要包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：

第一，流程分析與診斷。在進(jìn)行流程重組之前，需要對(duì)原有的工作方式進(jìn)行分析和診斷，以確定重組的范圍、深度和方式。流程分析與診斷是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行描述，分析其中存在的問題，并進(jìn)而做出診斷。

第二，流程的再設(shè)計(jì)。在流程分析與診斷的基礎(chǔ)上，需要重新設(shè)計(jì)或改進(jìn)現(xiàn)有的流程，使其趨于合理化。流程再設(shè)計(jì)不是照搬手工流程，而是應(yīng)該將信息技術(shù)、先進(jìn)的企業(yè)管理思想和管理方式融入流程設(shè)計(jì)，盡可能體現(xiàn)信息集成，支持實(shí)時(shí)控制和快速響應(yīng)。

第三，流程重組的實(shí)施。這一階段是將重新設(shè)計(jì)的流程真正落實(shí)到企業(yè)的經(jīng)營管理中去。這是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的過程，涉及組織的調(diào)整、人員權(quán)力和地位的改變、集成信息系統(tǒng)的建立等方方面面。流程重組的成功實(shí)施會(huì)帶來業(yè)績的巨大進(jìn)步，但若實(shí)施不當(dāng)，也會(huì)給企業(yè)帶來極大危害。

4 基于會(huì)計(jì)信息化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化

第一，加強(qiáng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立、應(yīng)用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息的完整統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化的重要環(huán)節(jié)，促進(jìn)了企業(yè)會(huì)計(jì)記錄的電子化和標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程應(yīng)能將原始數(shù)據(jù)加工成標(biāo)準(zhǔn)編碼的源數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。根據(jù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置憑證、賬簿和報(bào)表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，按照會(huì)計(jì)核算軟件基本功能模塊正確地進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、處理和信息的輸出，逐步實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)記錄的電子化、無紙化和標(biāo)準(zhǔn)化，方便存儲(chǔ)與查找。

第二，簡化會(huì)計(jì)核算流程，消除不增值環(huán)節(jié)，構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程程序過于煩瑣，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時(shí)代高速發(fā)展的需要，企業(yè)在現(xiàn)階段的首要目標(biāo)是盡可能地對(duì)會(huì)計(jì)流程進(jìn)行簡化，以提高企業(yè)的核算效率。具體而言，企業(yè)應(yīng)該應(yīng)用流程再造，消除編制記賬憑證等非增值環(huán)節(jié)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門的信息實(shí)時(shí)傳遞和共享，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)處理。在優(yōu)化了的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程下，當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過確認(rèn)的單據(jù)保存在業(yè)務(wù)單據(jù)數(shù)據(jù)庫中，通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一體化IT模型將業(yè)務(wù)信息自動(dòng)轉(zhuǎn)化為記賬憑證，并保存在記賬憑證數(shù)據(jù)文件中；但企業(yè)需要生成相應(yīng)報(bào)表時(shí)，通過報(bào)表生成系統(tǒng)從共享數(shù)據(jù)庫文件中實(shí)時(shí)獲取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成報(bào)表。

第三，打破順序化業(yè)務(wù)流程，實(shí)施“事件驅(qū)動(dòng)”。“事件驅(qū)動(dòng)”是一種計(jì)算機(jī)術(shù)語，是指當(dāng)某一特定事件要求代碼進(jìn)入工作時(shí)程序指令開始執(zhí)行。在事件驅(qū)動(dòng)的方式下，可以把信息使用者所需要的信息按使用動(dòng)機(jī)不同劃分為若干種事件，為每一種事件設(shè)計(jì)相應(yīng)的“過程程序”模型，當(dāng)決策者需要某種信息時(shí)，根據(jù)不同事件驅(qū)動(dòng)相應(yīng)“過程”處理程序，生成需要的數(shù)據(jù)，從而得到相應(yīng)的信息。

第四，應(yīng)用動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)IT模型，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化策略。構(gòu)建財(cái)務(wù)一體化流程，需要借助動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)IT模型，自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證，保證財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息的一致性和可靠性。動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)IT模型的基本要素包括事件接受器、憑證模板、生成器和實(shí)時(shí)憑證。

第五，將控制機(jī)制嵌入企業(yè)經(jīng)營過程中，實(shí)施實(shí)時(shí)控制策略。一方面，將支持會(huì)計(jì)控制的各項(xiàng)控制準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)嵌入數(shù)據(jù)庫（系統(tǒng)）。在初始設(shè)置時(shí)，財(cái)會(huì)人員將支持會(huì)計(jì)控制的各項(xiàng)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)嵌入數(shù)據(jù)庫，當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，事件接受器接受事件信息，控制器根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的控制標(biāo)準(zhǔn)和控制準(zhǔn)則，自動(dòng)對(duì)經(jīng)營活動(dòng)的合法性和合格性進(jìn)行判斷，從而支持實(shí)時(shí)控制。另一方面，將財(cái)會(huì)人員嵌入經(jīng)營活動(dòng)過程，使其發(fā)揮實(shí)時(shí)控制作用。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，財(cái)會(huì)人員利用管理軟件提供的信息判斷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法、合規(guī)，并對(duì)經(jīng)濟(jì)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，以抵御經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié) 論

綜上所述，信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，我國企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作呈現(xiàn)出了新的內(nèi)容和特征。在當(dāng)前的發(fā)展形勢下，實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息化已成為現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的熱點(diǎn)話題和必然發(fā)展方向。為確保企業(yè)在日益激烈的經(jīng)濟(jì)市場占據(jù)發(fā)展優(yōu)勢，有必要對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，以提高企業(yè)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)建設(shè)方面的技能，減少企業(yè)不必要的資金流失，從而為企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

張瑞軍.e時(shí)代財(cái)務(wù)管理[M].3版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.