國際工程建設項目中的文檔控制管理

劉黎麗　許世勇

摘要：隨著中國企業對國際工程建設項目的承攬，文檔控制管理已經逐漸被重視。在市場競爭中，國際工程建設項目管理水平的高低決定著工程公司的核心競爭力，文檔控制管理成為各大國際工程公司的管理重點。文章介紹了國際工程建設項目中文檔控制的特點，分析了文檔控制的重要性和職能作用，闡述了文檔控制的實施過程。

關鍵詞：國際工程建設項目；文檔控制管理；項目管理；文檔編號；外來文檔 文獻標識碼：A

中圖分類號：TU984 文章編號：1009-2374（2016）23-0182-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.091

國際工程建設項目的管控基礎是文檔控制，文檔控制水平是項目管理水平的重要體現。基于國內傳統工程建設項目的背景下，文檔控制的重要地位已經被忽視。隨著中國企業對國際工程建設項目的承攬，文檔控制管理逐漸被重視。國際工程建設項目的文檔控制管理中存在諸多問題，本文就對國際工程建設項目中的文檔控制管理進行研究探討。

1 文檔控制的特點

國際工程建設項目文檔控制的主要有來源多樣性、處理及時性、查詢反復性三個特點。工程項目文檔來源范圍的廣泛性，造成文檔形式的多樣性，導致文檔控制的復雜性。國際工程建設中對項目文檔的及時處理要求較為嚴格，不管是發出的文檔還是接受的文檔，都要及時進行處理，因為如果不及時處理，可能導致工程的延期或者經濟損失。由于工程文檔會經常被借還、更新以及審計等，在工程竣工后，需要將資料移交給業主，所以建立簡單的歸檔和索引是非常有必要的。

2 文檔控制的重要性及職能作用

文檔控制是國際工程建設項目中質量管理的依托工具、工程索賠的堅實后盾、項目移交的必備利器，是公司知識管理的基礎。作為質量管理的依托工具，主要是在文檔更新時，通過對文檔的版本管理，了解各項工作的進展和項目的實際情況，同時也是對項目進行審計、管理以及改進時的重要參考資料。

當出現國際工程索賠時，承包商最有力的證據就是簽有業主姓名的施工方案、變更指令等工程文檔資料，所以文檔管理者要及時對文檔進行整理和保管，保證承包商的利益。工程竣工后移交的除了工程的實體，還有工程項目文檔的移交。因此，在工程建設過程中，文檔管理者要及時對文檔進行整理保管，避免巨額索賠的現象。工程項目執行過程中文檔的有序管理，為公司日后的知識管理沉淀素材，公司可以定期整理項目文檔，總結項目各方面的知識經驗，提供給后續執行項目，以免同類型項目犯同樣的錯誤。

3 文檔控制的實施過程

3.1 承包商文檔進出管理流程圖的建立

流程圖是最直觀表達工程實施過程中參與的部門及其所有的職責，同時文檔的管理也需要固定的處理程序來保證流程圖的規范性和標準。

3.2 文檔編號系統的編制及序列號的控制

編號是為了更加快捷的儲存和查詢文檔信息，編號系統有四個層級，由高到低依次是公司名稱、項目名稱、文檔屬性、文檔序列號。前三個層級較為固定，文檔序列號的編制則較為靈活。

3.3 嚴格的版本控制

國際工程項目中文檔反復修改情況多，因此做好版本管理工作一方面保證文檔的可追溯性；另一方面保證所有人使用文檔版本的正確性，不會出現信息錯誤的情況。為區分版本，可以在文檔編號的最后一級，文檔序列號中體現版本編號。

3.4 固定格式文檔的梳理

每個工程項目都有自己的固定使用的表格或格式，文檔管理者要及時對該格式的文檔進行整理、歸檔保管再分享，保證所有人使用的格式保持統一。同時文檔管理者還要對文檔進行編號處理并及時對文檔的格式進行更新，以確保所有人使用文檔的準確無誤。

3.5 紙質文檔和電子文檔

工程項目的文檔數量較多，為了確保文檔的完整性，一般有紙質文檔和電子文檔兩種形式。紙質文檔歸檔時按照索引、同一分支的順序存放。電子文檔則需要建立健全的電子文檔管理系統，設置查詢、保存系統，同時還要和紙質文檔的查詢保持一致性。

3.6 保證項目文檔的安全性

主要體現在整個工程周期內不被任意修改、沒有丟失或者部分缺失、不被未經允許的人員接觸或者復制。文檔安全管理的最有效手段是限制接觸人員，由專門人員進行保管。對于查閱、借還需進行嚴格的登記證明，確保文檔的安全性。

3.7 做好工程項目執行過程中各方往來文檔的臺賬

臺賬內容包括文檔編號、文檔標題、收發文檔日期、時間、收發方、各方處理人、文檔之間的關系、文檔的狀態、回復情況。做好臺賬一方面方便檢索；另一方面利于對交互性文檔進行管理。

4 文檔控制常見問題及解決對策

4.1 接收文檔編號與項目編號系統不統一時的解決方法

對于這種情況有兩種解決方法：如果是發出文檔的回復文檔，則將接收的文檔作為發出文檔的附件存檔，登記時在發出文檔后面進行備注即可；如果是單純接收對方的文檔，需要對對方的文檔編號進行保留，并另外建立文檔夾進行存檔，同時做好索引登記信息，確保查詢的便捷。

4.2 存檔過程中文檔出現兩個編號時的解決策略

如業主從承包商得到的工程文檔一般都具有固定的格式傳送函。承包商給業主移交的施工方案就會出現兩個文檔編號：一個是施工方案的文檔編號；另一個是具有固定格式的傳送函。因此，文檔管理者對文檔進行歸檔管理時就會發現文檔的歸屬矛盾。此時文檔管理者就要按照傳送函的編號進行登記歸檔，而工程部就要以施工方案的文檔編號進行登記歸檔。文檔歸檔過程中出現這類情況較多，需要文檔管理者按照經驗和習慣進行歸檔管理，以便查詢。

4.3 版本升級后文檔編號是否修改的解決對策

文檔在進行分配編號時就已經有了唯一的識別碼，無論版本升級與否，都要保持初始的編號不變。同時文檔管理者還可以通過版本號區別文檔的不同版本，一般版本號的編號從“0”開始依次編號，版本每升級一次，版本號的數值就對應增加。

4.4 印本與定稿內容不符的解決辦法

海外工程承包項目進行文檔控制，要設定專職的文檔管理者，執行過程所有的往來文件都有文檔管理者作為唯一的接口人，文檔發出前負責確認終稿內容后

發出。

4.5 文檔復印件居多的解決方案

海外工程承包項目執行過程中文檔控制，應將原件進行統一保存，一旦項目產生糾紛、索賠情況，復印件不具備法律效力，項目執行過程中原件分散存放，容易丟失、失去管控，給總承包公司造成巨大經濟損失。因此項目文檔原件要統一、有序存放，完善借閱制度，嚴格管控文檔的接觸者。

4.6 外來文檔不規范的解決方案

海外工程承包項目文檔來源多而負雜，因此在項目前期策劃階段就應制定項目的文檔控制管理辦法，規范、落實本文中文檔控制的實施過程章節中的各項內容，并與各合作方溝通文檔管理的方式、方法，以保證項目執行過程中的文檔規范、有序管理。

5 結語

文檔控制是國際工程建設項目管理中必不可少的部分。加強工程建設項目管理中的文檔控制，可有效避免一些工程索賠，減少工程經濟的損失。文檔控制的管理工作是一項長期的較為繁雜的艱巨任務，需要文檔管理者在實際管理過程中不斷摸索和研究出有效的文檔控制模式，提高企業項目管理的綜合水平。

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（責任編輯：周 瓊）