新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施

胡金亮　饒惠

摘要：近幾年，我國社會經濟得到快速發展與進步，社會保險事業得以較大程度的發展得，與此同時，社會保險檔案管理的功能性逐漸受到人們的關注與重視。但是在現階段，我國社保檔案管理呈現出諸多缺陷與不足，對社會保險檔案的可持續發展造成影響與制約。文章在此發展背景下探究了社會保險檔案管理的不足點，并提出了改進措施。

關鍵詞：社保檔案管理；不足點；改進措施；社會保險事業 文獻標識碼：A

中圖分類號：F270 文章編號：1009-2374（2016）23-0191-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.23.095

現如今我國社會得到快速發展與進步，人們的生活水平也得到提高，在對生活質量提出更高要求的同時，越來越多的人清楚地認識到社會保險的重要性，并在新時期掀起了投社保的浪潮，正是如此，我國社會保險檔案管理面臨更加嚴峻的挑戰。在新時期，我國社保局需要依據實際的發展情況，需要對管理制度加以完善，將社會保險的作用進行發揮，積極提高社會保險檔案管理的利用率，探究其中的原因，對癥下藥，找出其中的解決辦法。

1 社會保險檔案管理的重要意義

社會保險工作中極其重要的一個環節便是社會保險檔案管理，能夠對投保人的權益加以保障，實現社會保險信息的共享，提高檔案資料的利用率。積極加強社會保險檔案管理工作不僅可以提高工作人員的工作效率，并且也能夠提高管理者的管理水平。此外，社會保險檔案是我國檔案系統資源的重要組成部分，檔案管理人員需要清楚地認識到該項工作的重要性，在日常管理中嚴格按照相關要求進行操作，積極提高工作人員保險經辦的能力，推動檔案管理的規范化，實現我國社會保險事業的長遠發展。

2 新時期社會保險檔案管理的不足點

2.1 缺乏對社會保險檔案管理的重視

在社會的不斷發展下，保險工作逐漸受到人們的關注與重視，社會中投保人數呈現出逐年發展的趨勢，如此一來則會導致社會保險檔案的數量變得越來越大，對社會保險檔案管理人員提出新的要求。但是從實質發展角度分析，在社保單位中，部分管理人員缺乏對檔案管理的認識與了解，未清楚認識到檔案管理所存在的重要意義，且管理制度呈現出落后性，甚至部分地區還未引進先進的軟硬件設施，人員配備不全，經費投入較少，對社會保險檔案的發展造成制約與影響。

2.2 社會保險檔案管理水平不足

在邁入21世紀之后，社會發展進步，信息技術成為了最具火熱的代名詞，且在社會保險檔案管理中占據了重要的地位與作用，雖然部分社會保險機構順應時代發展的潮流實施檔案信息化管理，但是因為受到系統軟件的影響與人才隊伍的制約，導致電子檔案與紙質檔案并存現象十分嚴重，且紙質檔案的占用比例較大，無法充分發揮出電子檔案的作用與功能。這種情況不僅會導致社會保險檔案成本提高，并且也在一定程度上降低檔案管理的質量。與此同時，很多檔案管理人員的年齡比較大，在日常管理工作中缺乏創新意識，仍舊采取傳統的檔案管理模式，對社會保險檔案造成直接影響。

2.3 缺乏規范的社會保險檔案管理標準

從當前社會保險檔案管理現狀分析，社會保險檔案管理標準缺乏規范性，導致社會保險檔案各地管理辦法不統一，雖然在近幾年國家政策的引導下我國政府出臺了各類制度與政策，比如《社會保險業務檔案管理規定》《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》等，這一系列的規章制度雖然規范了社會保險檔案管理，但是從整體角度分析，部分規章制度中并沒有嚴格規定材料收集、材料整理、立卷等內容，在檔案管理的整個過程中會因為分類不明確、保存期限設置不合理、檔案歸納不及時、檔案制度不健全而不能形成良好的工作秩序與管理運行機制。在順應新時代的發展要求下，積極規范社會保險檔案管理標準成為了極其重要的內容。

3 新時期社會保險檔案管理的發展對策

3.1 提高對社會保險檔案管理的認識

社會保險機構需要取得政府與社會各界人士的支持，加強人力、物力、財力的投入，推動社會保險檔案管理朝著標準化建設的方向發展，從而解決社會保險檔案管理中所存在的庫房緊張、資金短缺等問題。除此之外，還要加強社會保險機構與檔案管理人員對檔案管理的認識，使其了解到新時期下社會保險檔案管理的重要意義，能夠落實到實際行動之中，提高社會保險檔案管理的有序發展與進步。當然，還需要在社會保險檔案機構配備除濕、除塵、防鼠等設備，從而為社會保險檔案構建安全的環境，為社會保險檔案創造良好的發展條件與基礎。

3.2 將社會保險檔案管理納入規范化渠道

依據對社會保險業務檔案管理的分析與了解，并結合各地的實際情況，當地需要制定出切實有效的社會保險檔案管理辦法。其中管理辦法需要將檔案庫房的管理、檔案室配套的設備、社會保險檔案收集的內容范圍、檔案信息化建設、檔案管理人員工作職責等進行一一落實，并做出詳細的規定與要求，使其形成規范且統一的社會保險檔案管理體系，推動社會保險檔案管理積極納入到規范化渠道之中。

3.3 積極完善檔案數據庫實現檔案信息資源共享

為進一步推動社會保險檔案管理得到最大化，需要緊跟時代發展的步伐，將社會保險檔案管理積極納入到總體規劃之中，并逐步完善檔案數據庫的建設，增加信息檢索功能，保證檔案數據庫知識的豐富性與權威性。與此同時，還需要積極做好電子檔案備份工作，保證動態數據的準確性與安全性，實現檔案數據的資源共享與整合。

3.4 提高社會保險檔案管理人員的素養

社會保險檔案管理工作是一項專業性非常強的工作，所有的檔案管理人員需要掌握相應的檔案管理知識，還需要掌握計算機技術，能夠在日常工作中加強應用計算機技術。筆者認為在提高社會保險檔案管理人員素養的時候需要采取三種措施：第一是組織檔案管理人員學習先進的檔案管理經驗，在“走出去”中提高檔案管理的基本能力；第二要加強對社會保險檔案管理人員的教育，讓所有的社會保險檔案管理人員能夠掌握計算機技術與網絡技術，在不斷開拓視野中提高檔案從業人員的管理素養；第三要聘請相關的專家進行指導，通過開展交流會與座談會的形式，將檔案管理中所存在的問題進行解決與分析，積極打造新時期技藝成為精湛的保險檔案管理隊伍。

4 結語

綜上所述，社會保險檔案管理在社會保險機構中占據了重要的組成部分，因社會保險檔案管理關系到人民的利益，所以需要加強探究，分析其中所存在的問題，積極創新檔案管理方法與形式，提高檔案管理人員基本素養，推動社會保障事業的發展與進步。

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作者簡介：胡金亮（1971-），男，隨州市曾都區社會養老保險局館員，研究方向：人事檔案管理；饒惠（1975-），女，隨州市曾都區社會養老保險局館員，研究方向：社會保險檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）