試析高校檔案管理質量保障體系的建設

丁靜

摘 要： 高校作為人才培養重要場所，檔案管理質量高低直接影響到日常教育活動的開展，關乎人才培養計劃和高效發展歷史等眾多內容。高校檔案管理工作作為日常管理工作中重要組成部分，新時期伴隨著高校教育事業的蓬勃發展，如何能夠為檔案管理質量提供保障，建立完善的檔案管理質量保障體系是尤為必要的。這就需要對傳統檔案管理理念、管理內容和管理方法進行創新，結合實際工作需要，有針對性進行創新和完善。由此，本文主要就高校檔案管理質量保障體系建設展開分析，結合實際情況，提出合理的改善措施。

關鍵詞：高校 檔案管理 質量保障體系

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0028-01

高校檔案記載著高校的發展歷史、教學活動、人才培養計劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內容具有十分重要的學術研究價值，無論是對高校，還是社會發展都具有重要的促進作用。檔案質量管理工作開展中，主要是指檔案管理人員運用科學手段和專業技術，形成完善的檔案管理質量保障體系，確保檔案管理工作質量。檔案質量管理工作核心內容主要是在檔案管理工作基礎上，進一步為高校長遠發展提供保障。由此看來，加強高校檔案管理質量保障體系建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、高校檔案管理質量現狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內容，檔案管理工作質量高低直接影響到高校日常教育事務的開展，而構建完善的檔案質量管理體系涉及內容較廣，是一項系統性的工程，需要工人員綜合能力、服務意識、制度完善和基礎設施建設等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現在以下幾個方面。

1.檔案管理工作認知存在局限

就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發展前途，這就導致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質量。

2.檔案管理工作不規范

檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現這種現象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領導干部的影響尤為嚴重，很多領導說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。

3.檔案管理基礎設施建設滯后

就檔案管理工作現狀來看，傳統的管理工作模式已經無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內容和管理方法進行創新，應用更多現代化管理技術，加強檔案信息化建設。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設備和溫度調控設備的應用，均是當前檔案管理部門的基礎設施建設必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理部門基礎設施建設力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。

4.檔案管理獎懲體系不完善

檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質量[2]。對于表現良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調動員工工作積極性，提升檔案管理工作質量。

二、高校檔案管理質量保障體系建設對策

1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍

高校檔案質量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學合理的管理方法，充分發揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質量。基于此，首先，應該號召檔案管理部門所有領導干部、工作人員的積極參與，實現全方位的配合，根據相關制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質量[3]。其次，對檔案管理全方位監控。高校建立完善的檔案管理質量保障體系，加強工作監督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發現違規操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應用先進管理技術手段。通過應用現代化科學技術和統計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質量奠定基礎

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關鍵的，促使高校檔案合理利用、規范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網絡，有針對性解決檔案管理工作中出現的問題，提升檔案管理工作質量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責，根據工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應該強化檔案質量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現檔案工作的集中統一管理，提升檔案管理效率。

3.強化檔案管理人員培訓力度，提升人員綜合素質

檔案管理工作是一項系統性的工作，工作十分枯燥、單調，檔案管理人員的綜合素質和責任意識高低，對檔案管理工作質量影響十分深遠。這就需要結合高校實際情況，有針對性的優化檔案管理人員結構，定期組織培訓和考核，強化檔案管理人員綜合素質和責任意識，全身心投入工作中，提升工作質量。

結論

綜上所述，高校檔案管理工作質量高低直接關乎到教育工作的正常開展，其中所記載的科研成果和人才培養計劃內容十分重要，這就需要建立完善的檔案管理質量保障體系，確保工作能夠落實到實處。

參考文獻

[1]張晏如.談高校檔案管理質量保障體系建設[J].北京檔案，2011（1）：37-38.

[2]楊毅.試論高校檔案管理質量保障體系的構建[J].卷宗，2015，12（11）：530.

[3]郭登權.高校檔案管理質量保障體系的構建路徑思考[J].遼寧廣播電視大學學報，2016，20（1）：52-53.

[4]胡水旺.淺析高校檔案管理質量保障體系建設[J].太原城市職業技術學院學報，2013，11（8）：104-105.