5S管理與高職院校教務系統管理的結合初探

史曉華

【摘 要】“5S管理”是源于日本的一種優秀的管理理念和管理方法，通過“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養”五個方面來改善生產工作環境、提高工作效率、保障產品質量、營造企業氛圍、創造企業文化。將5S管理理念引入到高職院校的教務系統管理中，目的在與改善教務管理工作者的工作環境，提高工作效率，更有效地為廣大教師和學生服務。

【關鍵詞】5S管理；高職院校；教務系統管理

一、5S管理的定義

5S管理是起源于日本的一種企業獨特的管理辦法。5S管理是指對生產現場的各生產要素（主要是物的要素）所處的狀態不斷進行整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso），使之保持清潔（seiketsu），并最終提升人的素養（sitsuke），因為這五個活動都以S起音，所以簡稱5S。

二、高職院校教務系統管理現狀以及存在的問題

1.學生數與教務工作人員比例失調。（1）近幾年，我系的中德雙元制教學得到了社會的認可，報考我系機電專業的學生猛增，每年我系的新生人數占學院總招生人數的五分之一以上；（2）自2015年起學院開始實施2.5+0.5的人才培養方式之后，每年的秋學期，我系的在校生維持在1400人左右，占全校總人數的四分之一。而我系的教務管理人員為2名。教務管理人員工作量大，壓力重，頭緒多。經常會出現辦公環境臟亂差，找不到文件，嚴重影響到了工作效率。

2.教務管理人員的責任不明確。在教學管理工作中，涉及到教師、學生雙方面的工作內容，教務管理人員需要從橫向和縱向進行協調和溝通。但因為工作量大，往往分工不明確，導致有些工作的后續沒有跟進。

三、引入5S管理的必要性

基于以上問題，如果能夠將5S管理理念引入到教務系統管理中，將工作內容細化、條理化、責任化，讓每一位工作人員都明確自己的職責所在，將每件事情都完成地井井有條，才能夠更好地為師生服務。

5S管理活動是一種品性提高，道德提升的“人性教育”，其最終目的在于修身，在于提高人的素質，日本企業家們普遍認為5S是企業管理的基石，是培養優秀員工，提高員工個人品德的根本途徑。

在工作中由于學生量大，系部教師多，教務管理人員的壓力很大，頭緒多。來自各方面的資料、通知、文件往往堆積如山。這些東西隨意擺放就會造成凌亂、找不到甚至丟失的現象，會極大影響工作效率。因此首先要應用5S管理中的第一個S——整理，留下需要的，舍去沒用的；再應用第二個S——整頓，將文件和資料進行分類整理，明確數量，進行有效的標志。如：將文件分成學生類和教師類兩大類，在學生類下設學生學籍管理（免修類、休學類、退學類、復學類等），在教師類下設日常教學管理（人才培養方案管理、課程標準管理、教材管理、調課管理、場室申請管理、公開課管理等）、教科研管理（重點課程項目管理、論文管理、課題管理、發明專利管理等），對每一類的內容進行編號和標志，清晰明了。

對教務管理人員的工作環境進行持續有效的清掃，即第三個S，時刻保持工作場所的衛生和整潔，對看得見和看不見的地方都要進行徹底清掃，讓每一個來到教務管理工作人員辦公室的學生和老師都能夠感受到一種愉悅的心情。

第四個S——清潔。如果5S只是一時性起，那么就很難達到事半功倍的效果。因此要不斷重復保持整潔和干凈，形成一種制度，形成一種習慣來鞏固整理、整頓、清掃的成果。教學管理人員和其他辦公人員在同一個辦公室，因此需要大家一起齊心協力才能將整個工作環境變得更加干凈、亮麗、舒適。除了教務管理人員自身的努力之外，還需要系部形成一個更有效的管理措施來提高每一位老師的管理理念。

通過管理制度進一步明確教務管理人員的責任分工。通過制度說明和流程介紹明確每位教務管理人員的工作內容，并將此工作內容進行細化，讓每一位老師都明確資料上交的地點和管理人員，做到工作規范，有資料可查，有內容可查，有責任可查。對于至上而下的每件事情都能夠有一個責任人，有后續的跟蹤和總結，不管是對學生還是對老師，都是一種強有力的責任心的體現。

責任明確到位，整理整頓清掃清潔的4S也能夠持久保持，最后的第5個S——素養，是讓所有的老師都能夠養成“依照規則，認真對待每一件小事”的工作作風，能夠培養所有工作人員積極工作主動負責、愛崗敬業的品質。

四、總結

推行5S管理是一個長期又艱難的過程。不能因為教務管理中各類資料的紛繁復雜而三天打魚兩天曬網，更不能因為看到別人不進行5S活動而隨波逐流。5S活動的核心是提高人員的素養，養成嚴格遵守規章制度的習慣和作風，它始于素養也終于素養，沒有人員素質的提高，各項教務管理活動就不能順利開展，即使開展了也無法順利進行下去。

推行5S管理，不能流于表面和形式。教務管理人員的5S管理，必須要從學生的學習和教師的教務工作為著眼點入手，有利于教師的教學和科研的開展，要以實用和方便為主。

推行5S管理，要從領導層面開始進行。前期進行宣傳和引導，不但是教務管理工作人員，還可以讓廣大的師生從心理上接受這種理念并愿意從行動上進行實施。根據自身的實際情況分解步驟，不斷創新，循序漸進。

【參考文獻】

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