加強(qiáng)基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)之建議

徐揚(yáng)+尹成英

摘 要檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，基層檔案管理對(duì)與服務(wù)基層管理及發(fā)展具有重要意義，然而，基層管理部門對(duì)其價(jià)值缺乏足夠認(rèn)識(shí)，信息建設(shè)及隊(duì)伍素質(zhì)都非常弱，管理工作尚欠規(guī)范。本文從基層檔案規(guī)范化管理的意義入手對(duì)其實(shí)施規(guī)范化管理現(xiàn)狀及建議進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】基層檔案管理；規(guī)范化；建議

檔案管理工作主要包括基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、組織管理、開發(fā)利用和信息化建設(shè)等內(nèi)容。信息化建設(shè)的推進(jìn)及經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展給基層檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)和內(nèi)涵。然而，當(dāng)前基層檔案管理工作換不夠規(guī)范，信息化 建設(shè)較為落后，管理隊(duì)伍素質(zhì)不高，且檔案信息開發(fā)利用工作尚未開展，使基層檔案管理工作缺乏科學(xué)性、現(xiàn)代性和規(guī)范性。本文從開展基層檔案規(guī)范化管理的意義入手對(duì)其規(guī)范管理進(jìn)行分析。

1 基層檔案實(shí)施規(guī)范化管理的意義

1.1 基層檔案規(guī)范化管理為檔案信息資源體系的構(gòu)建提供了重要保障

國家構(gòu)建檔案資源體系需要從基層做起，這也是其工作的基本思路。這是因?yàn)榛鶎訖n案信息資源既歷史地再現(xiàn)了本單位的發(fā)展軌跡，又是國家綜合檔案信息的基礎(chǔ)來源，因此，應(yīng)對(duì)基層檔案做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。只有基層檔案資源 完整且豐富才能為國家綜合檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建提供有力保障。同時(shí)，基層檔案信息為信息化發(fā)展提供了重要的信息支持，對(duì) 基層檔案實(shí)施規(guī)范化管理，也是提高檔案管理現(xiàn)代化和信息化管理水平的重要措施，有效地推動(dòng)著檔案管理工作的科學(xué)有序發(fā)展。基層檔案實(shí)施規(guī)范化建設(shè)能夠?qū)挝恍畔⑼瑱n案信息同步規(guī)劃實(shí)施，有利于利用檔案的數(shù)字化、信息化來構(gòu)建檔案資源的共享，使其能夠高效地服務(wù)基層單位各項(xiàng)工作的開展。

1.2 基層檔案的規(guī)范化建設(shè)為檔案資源的開發(fā)利用提供了資源保障

檔案是一種原始記錄，其將人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄下來，是留存社會(huì)記憶的一種方式，具有重要的參考作用和憑證性。檔案管理工作不僅僅是保管檔案資源，更重要的是對(duì)其進(jìn)行開發(fā)利用，充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的價(jià)值，將其變成活生生的能夠服務(wù)社會(huì)發(fā)展的信息資源。基層檔案工作規(guī)范化的實(shí)施，能夠提高基層檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性水平，是檔案資源價(jià)值開發(fā)的重要保障。

2 基層檔案實(shí)施規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄，隊(duì)伍素質(zhì)不高。

當(dāng)前，基層單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，因此，在人、財(cái)、物等方面的投入非常少，無法保證檔案管理工作的順利開展[3]。有些基層單位也將檔案管理納入年度工作計(jì)劃，并設(shè)置專人負(fù)責(zé)，但卻未能將檔案管理工作作為長(zhǎng)效工作來抓。這也就使得檔案管理工作人員的工作積極性不高。然而，檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員若無良好的工作態(tài)度和深厚的專業(yè)素養(yǎng)是很難勝任此項(xiàng)工作的。在實(shí)際工作中，許多基層檔案管理人員卻無此專業(yè)知識(shí)，加上一崗多職，使其難以有精力和時(shí)間來提高檔案管理業(yè)務(wù)技能，尤其是在工作頻繁變動(dòng)狀態(tài)下，檔案管理人員更是無心也無力去專研檔案業(yè)務(wù)技能，進(jìn)而導(dǎo)致基層檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)普遍較低，這極大地影響著基層檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2.2 基層檔案管理體制不夠完善，保管條件差。

基層檔案管理工作中，缺乏完善的保管、收集、利用、借閱和保密制度，盡管有些基層單位建有一系列檔案管理制度，但卻未能嚴(yán)格執(zhí)行，致使其形同虛設(shè)。對(duì)檔案的歸檔、收集及分類整理等工作均未能及時(shí)完成，借出及歸還手續(xù)不全，甚至存在不歸還等現(xiàn)象。這種現(xiàn)象，不僅有對(duì)檔案工作的重視不夠有關(guān)，也同其管理無完善體制相關(guān)。此外，基層檔案的保管條件較差也其得不到重視的重要體現(xiàn)，更是其價(jià)值未能被利用的真實(shí)寫照。當(dāng)前，許多基層檔案室沒有除濕機(jī)、空調(diào)及滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，且設(shè)備陳舊老化，許多設(shè)備的存在價(jià)值僅是應(yīng)付檢查。甚至一些檔案室成為雜物及廢舊物品的堆放地，非常凌亂，這些存檔保管條件很難保證檔案的完整性，很難適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的新形勢(shì)和新要求，也很難有效開發(fā)利用檔案的價(jià)值。

3 基層檔案實(shí)施規(guī)范化管理的相關(guān)建議

3.1 完善基層檔案管理的制度建設(shè)

基層檔案管理的制度建設(shè)既有管理制度也有人才制度。實(shí)施規(guī)范化管理必須以此完善的制度建設(shè)來保障，這種系統(tǒng)的制度同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)基層檔案規(guī)范化管理的重要途徑。構(gòu)建完善的管理制度，需要對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，對(duì)檔案的收集、分類整理、開發(fā)利用及保管等制定完備的業(yè)務(wù)制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，以制度管理檔案和管理工作人員，形成依規(guī)辦事和遵章行事的良好風(fēng)氣。同時(shí)，應(yīng)重視人才的建設(shè)，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，組建一支專業(yè)性強(qiáng)的人才團(tuán)隊(duì)。檔案管理不僅要理論知識(shí)扎實(shí)，還要有較強(qiáng)的責(zé)任心、耐心、事業(yè)心及較高的專業(yè)技能知識(shí)。然而，基層檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)頻繁，管理隊(duì)伍極不穩(wěn)定，這位管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)帶來一定難處。因此，相關(guān)單位應(yīng)采取定人定崗的措施，以確保人員的穩(wěn)定，進(jìn)而保障基層檔案管理工作的有效性和持續(xù)性。

3.2 重視檔案價(jià)值和加大檔案管理的投入

要想做好檔案管理工作必須先從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性及其利用價(jià)值。尤其是部門領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)首先提高思想認(rèn)識(shí)，加大對(duì)檔案管理的投入，為其規(guī)范化管理提供物質(zhì)、技術(shù)及人才保障。基層單位應(yīng)明確管理的目標(biāo)和職責(zé)，對(duì)檔案的分類整理、收集及保管、開發(fā)利用等程序進(jìn)行明確，構(gòu)建由上至下，環(huán)環(huán)相扣的運(yùn)行機(jī)制，做到制度性和準(zhǔn)則性。同時(shí)，建立考核督查機(jī)制，對(duì)基層檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和總結(jié)，并對(duì)其階段性工作進(jìn)行分析總結(jié)，查找管理中的問題及不足，并及時(shí)糾正問題，必要時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)。此外，還應(yīng)強(qiáng)化檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)。利用現(xiàn)代技術(shù)裝備和環(huán)境來確保其管理的規(guī)范性和高效性，并將其作為評(píng)價(jià)規(guī)范管理的重要指標(biāo)。基層單位應(yīng)加大投入，為檔案規(guī)范化管理積極創(chuàng)造條件，不斷提高管理技術(shù)水平和裝備水平，改善檔案保管的環(huán)境。

總之，基層檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，需要主管部門提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)意識(shí)到檔案的價(jià)值，為檔案的規(guī)范化管理提供良好的制度保障、人才保障和物質(zhì)保障，加大基層檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理手段來實(shí)施規(guī)范化管理，并不斷開發(fā)利用檔案價(jià)值，使其價(jià)值得到最大發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]李雙.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].現(xiàn)代國企研究，2015（14）：63.

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[3]李亞紅.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：109.

作者單位

1.國網(wǎng)冀北電力有限公司香河縣供電分公司 河北省香河縣 065400

2.國網(wǎng)冀北電力有限公司大廠縣供電分公司 河北省大廠縣 065300