淺析檔案管理現代化

【摘要】檔案管理工作是一項具有保密性強、專業性強、條理類別清晰的專業性工作。而隨著社會的進步，科技的不斷發展，對檔案管理工作的標準化提供了更好、更方便、更快捷的管理工具，那就是盡可能的運用當今的科技成果提高檔案管理的安全性和工作的效率和水平。

【關鍵詞】檔案管理;現代化

隨著時代的進步，科技水平的不斷發展，越來越多的高科技產品為我們的工作和生活提供了便利。檔案管理工作是一項具有機密性、條理性和安全性強的管理性質工作。而傳統的檔案管理工作有著效率低等缺陷，為此，我們應學會使用現代化工具解決檔案管理工作中遇到的問題。

一、檔案管理工作的現狀

1、檔案管理工作簡介

亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。

2、傳統的檔案管理工作

傳統的檔案工作大體包括檔案收集、檔案整理、檔案保管和檔案編目等工作，在檔案收集過程中會采用紙質填寫的方式，收集檔案所屬者的相關信息;檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業務，是檔案管理中的一項基礎工作;檔案保管，即將整理好的檔案進行系統和安全的存放，是檔案管理中一項重要的工作，它的基本任務和要求就是保護檔案的完整與安全，而傳統的檔案管理是將收集好的紙質檔案收集在檔案館;檔案編目是將檔案進行有組織的制作目錄，供以后進行查詢等工作。

3、傳統檔案管理工作的弊端

傳統的檔案管理工作從檔案收集到檔案編目過程中相對于現代化檔案管理存在著諸多弊端。傳統的檔案管理工作在檔案收集過程中使用填寫紙質信息，這不僅僅是對資源的一種消耗，而且如果檔案保存時間較長，將會出現筆記褪色等現象，嚴重損壞了檔案的信息;另一方面，檔案收集過程中，比較浪費人力資源，工作效率低下。傳統的檔案整理采用人工整理分類，耗費人力資源多，效率相對于現代化檔案管理工作非常低。傳統的檔案保管是將紙質檔案放入檔案室，不僅僅占據較大的空間，而且存在著許多不安全因素，如果生天災人禍，檔案容易損壞，損失不可估量，安全系數低。傳統的檔案編目，由于檔案數量龐大，又采用人為編目的方式，導致工作效率低，而后期的檔案查詢等工作由于數量的龐大，不方便檔案的查詢。現在就目前針對自己身邊的現狀進行分析：雖然檔案管理是一項專業性、政治性、機密性都很強的工作，同時檔案資料也需要專人管理，單獨存放。但由于管理人員編制不足，管理工作量大，大部分檔案管理都是屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，從而導致檔案資料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況等各種問題，需要在以后的工作中逐步改善。

二、現代化檔案管理工作

1、現代化檔案管理的優越性

現代化檔案管理相對于傳統檔案管理，可以解決很多傳統檔案管理的缺點;首先，現代化檔案管理從收集檔案資料過程中可以節省人力資源和時間;其次，現代化檔案管理不僅可以節省檔案管理的空間，而且可以長時間保存，方便備份等，也不會因為天災人禍造成檔案信息的泄露、丟失等;在此，檔案整理過程中可以按照多種方式篩選和匯總等，相對于傳統的檔案工作中的人工整理極大地提高了工作效率;最后，檔案編目中可以實現一鍵查詢，相對于傳統的檔案管理工作中面對于龐大數量的檔案不僅僅是效率的提升，而且是時間上的節約。

2、現代化檔案管理的實現

檔案收集，隨著網絡的進一步發展，互聯網基本已經實現了普及，這使得網絡收集信息成為可能，我們可采用網絡收集檔案所有者的基本信息，一鍵提交到服務器，這樣不僅僅節約了資源的消耗，而且節約了人力資源和檔案收集的時間;檔案整理，隨著計算機的不斷進步和發展，越來越多的數據管理軟件浮現于世，這使得檔案整理變得越來越快捷，我們可以采用Excel電子表格或者是其他數據管理工具對檔案進行整理，這樣則節省了大部分的人力資源;檔案保管，隨著科技的進步，硬件發展越來越迅速，數據存儲空間越來越大，這使得大數據的存儲成為可能，我們可以將檔案信息存在大空間硬盤中或者服務器集群中，這樣不僅節約了存儲空間，而且方便備份保存，方便快捷，也不會像傳統檔案保存過程中由于保存時間過長丟失檔案所有者信息等現象;檔案編目，在現代化檔案管理工作中我們可以采用數據庫查詢的方式，方便快捷，提高了工作效率。這些不僅僅提高了檔案管理過程中的工作效率，而且提高了檔案的安全性。

三、總結

綜上所述，隨著時代的不斷發展，科學技術的不斷進步，我們需要應用現代化的思想，學會使用現代化工具，這樣不僅僅能提高我們的工作效率，還能給我們的工作帶來意想不到的效果。另一方面，檔案管理現代化的核心內容都是檔案資源信息的建設，這一目標將不斷推動著檔案管理現代化的發展，因此，檔案管理現代化還需要我們不斷的探索分析，利用已有的知識和專業技能去完善它。

【參考文獻】

[1] 陳忠義. 淺談檔案管理現代化與檔案信息化建設[J]. 企業導報， 2009（1）.

【作者簡介】

李佳璐（1985—），女，河北承德人，本科學歷，單位：承德市衛生和計劃生育委員會，主要研究方向：檔案管理。