集裝箱碼頭企業(yè)借助SAP優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)的實踐及啟示

莊宗磊

摘要：內(nèi)部控制是企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)和約束的重要內(nèi)在機(jī)制。隨著ERP系統(tǒng)在集裝箱碼頭企業(yè)的廣泛應(yīng)用，如何利用信息化手段整合和優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)已成為眾多集裝箱碼頭企業(yè)信息化過程中面臨的突出問題。文章簡要分析了當(dāng)前我國集裝箱碼頭企業(yè)信息化概況，并且結(jié)合實際情況，提出了集裝箱碼頭企業(yè)借助SAP優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)的啟示。

關(guān)鍵詞：集裝箱碼頭企業(yè) 內(nèi)部控制 SAP系統(tǒng) 啟示

完善、高效的內(nèi)部控制系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)提升內(nèi)部管理水平，提高運營風(fēng)險防范能力的有力保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)在集裝箱碼頭企業(yè)的廣泛應(yīng)用，如何利用信息化手段整合和優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)已成為眾多集裝箱碼頭企業(yè)信息化過程中面臨的突出問題。本文通過對集裝箱碼頭企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制程序進(jìn)行分析，總結(jié)其利用SAP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化的實踐，以期為集裝箱碼頭企業(yè)運用信息系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)提供借鑒。

一、集裝箱碼頭企業(yè)信息化概況

集裝箱碼頭企業(yè)主要經(jīng)營集裝箱港口裝卸及海鐵聯(lián)運、倉儲、堆存、拆裝箱等集裝箱相關(guān)業(yè)務(wù)。隨著集裝箱運輸?shù)母咚侔l(fā)展，市場競爭壓力的不斷加大，為滿足碼頭作業(yè)及管理的需要，提高信息化管理水平已成為現(xiàn)代集裝箱碼頭企業(yè)必備的經(jīng)營條件。因為諸多歷史原因，全國集裝箱碼頭企業(yè)管理信息化水平參差不齊，大部分企業(yè)都是在生產(chǎn)經(jīng)營過程中逐步建立會計核算、物資管理以及碼頭管理相關(guān)信息系統(tǒng)，且相關(guān)系統(tǒng)各自獨立運行，系統(tǒng)間集成性不強(qiáng)，缺少集中統(tǒng)一的信息管理平臺。

鑒于之前的會計核算系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)實時全面集成，導(dǎo)致集裝箱碼頭企業(yè)各信息系統(tǒng)之間出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象，為此，相關(guān)企業(yè)非常重視ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。SAP因其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)提取與集成功能，并且覆蓋了企業(yè)的財務(wù)、采購、庫存、生產(chǎn)、商務(wù)等各個方面，實現(xiàn)了上述模塊的全面集成，所以較多集裝箱碼頭企業(yè)均上線運行了SAP系統(tǒng)。在SAP實施過程中，相關(guān)企業(yè)對其原有的物資管理、商務(wù)計費系統(tǒng)等相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重組與優(yōu)化，以滿足SAP系統(tǒng)運行的控制要求。

通過實施SAP，集裝箱碼頭企業(yè)不僅實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的有效集成，而且在內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化上也取得了顯著效果。利用SAP系統(tǒng)的實時集成功能，將原有的物資管理、商務(wù)計費系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時導(dǎo)入SAP，并對原系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面重組與固化，同時將物資系統(tǒng)、商務(wù)計費系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點前移，進(jìn)一步強(qiáng)化了生產(chǎn)物資、業(yè)務(wù)收入的管控力度。通過SAP與內(nèi)部控制的深度整合，集裝箱碼頭企業(yè)優(yōu)化了內(nèi)部控制系統(tǒng)，提高了內(nèi)部控制系統(tǒng)運行的有效性。

二、集裝箱碼頭企業(yè)的物資管理、商務(wù)計費控制流程

因為集裝箱碼頭企業(yè)內(nèi)部控制是以物料消耗、業(yè)務(wù)收入管控為重點，所以要實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的優(yōu)化，必須要借助信息化手段對企業(yè)物資管理、商務(wù)計費控制流程進(jìn)行重組與整合。相關(guān)企業(yè)在SAP項目實施過程中，對以上業(yè)務(wù)控制流程進(jìn)行了全面梳理分析，重新制定了物資管理、商務(wù)計費業(yè)務(wù)流程，通過開發(fā)物資管理、商務(wù)計費系統(tǒng)接口，將相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)控制流程嵌入到SAP系統(tǒng)中，實現(xiàn)了企業(yè)主要控制程序的集成化，強(qiáng)化了物資管理、商務(wù)計費的控制效果。

集裝箱碼頭企業(yè)物資管理、商務(wù)計費控制流程如下：

（一）物資管理控制流程

1、物資采購管理

一是企業(yè)所有供應(yīng)商檔案必須上報集團(tuán)進(jìn)行審核，只有經(jīng)審核批準(zhǔn)后的供應(yīng)商才能錄入SAP系統(tǒng)，進(jìn)行日常物資采購業(yè)務(wù)；二是鋼絲繩、輪胎、潤滑油、柴油等大宗生產(chǎn)物資采購由集團(tuán)指定供應(yīng)商，進(jìn)行物資集中采購管理；三是采購申請嚴(yán)格按照企業(yè)采購管理規(guī)定進(jìn)行逐級審批，確保所有采購業(yè)務(wù)均得到有效控制；四是采購入庫物資必須與采購申請一一對應(yīng)，并將采購入庫單實時傳入SAP系統(tǒng)，以有效控制庫存規(guī)模；五是供應(yīng)商發(fā)票必須在SAP系統(tǒng)應(yīng)付賬款模塊中與相關(guān)入庫單逐一進(jìn)行校驗核銷，以確保應(yīng)付賬款信息的準(zhǔn)確性。

2、物資領(lǐng)用管理

一是所有生產(chǎn)物資的領(lǐng)用申請必須按企業(yè)物資領(lǐng)用管理規(guī)定進(jìn)行相關(guān)審批；二是物資管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請單在物資系統(tǒng)中編制物資出庫單，同時將出庫單實時傳入SAP系統(tǒng)，傳入系統(tǒng)后，物資系統(tǒng)不能再對出庫單進(jìn)行任何更改，若需更改，必須提交相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)，并先將SAP系統(tǒng)信息進(jìn)行更改后，方可在物資管理系統(tǒng)對物資出庫單進(jìn)行相應(yīng)更改。

（二）商務(wù)計費控制流程

1、計費賬單管理

一是所有碼頭作業(yè)賬單計費后，均實時傳入SAP系統(tǒng)，確保作業(yè)收入確認(rèn)的及時性；二是計費賬單傳入SAP系統(tǒng)后，商務(wù)計費系統(tǒng)即不能對原賬單進(jìn)行修改，若需進(jìn)行修改，必須提交相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)，且須先將SAP系統(tǒng)信息修改后，方可在商務(wù)計費系統(tǒng)中對原賬單進(jìn)行修改，以保證計費賬單信息的一致性。

2、費用發(fā)票管理

一是所有碼頭作業(yè)費用發(fā)票開具后，均實時傳入SAP系統(tǒng)，確保應(yīng)收賬款確認(rèn)的及時性；二是費用發(fā)票開具后，實時將相關(guān)發(fā)票號寫入SAP系統(tǒng)對應(yīng)計費賬單中，以動態(tài)監(jiān)控費用發(fā)票開具的及時性；三是客戶賬款回收后，須在SAP系統(tǒng)應(yīng)收賬款模塊中按發(fā)票號逐一進(jìn)行應(yīng)收賬款核銷，以強(qiáng)化客戶應(yīng)收賬款的管理。

三、集裝箱碼頭企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化的顯著效果

集裝箱碼頭企業(yè)之所以能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的全面優(yōu)化，主要是因借助于SAP系統(tǒng)，利用信息化手段整合和優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制流程，實現(xiàn)了以下內(nèi)部控制目標(biāo)：

（1）通過SAP系統(tǒng)，對企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行了全面、整體的科學(xué)規(guī)劃與設(shè)計，構(gòu)建了高度一體化的信息管理平臺，消除了信息孤島，提高了企業(yè)經(jīng)營管理效率。

（2）優(yōu)化、重組了企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程，將生產(chǎn)經(jīng)營管理流程、關(guān)鍵控制點和處理規(guī)則融入企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)了手工環(huán)境下難以實現(xiàn)的控制功能。

（3）通過SAP系統(tǒng)，完成了企業(yè)各業(yè)務(wù)模塊之間的銜接，強(qiáng)化了內(nèi)部信息集成和共享，完善了內(nèi)部信息報告系統(tǒng)，提升了企業(yè)經(jīng)營管理決策水平。

（4）利用SAP系統(tǒng)的靈活性與開放性，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)與原有信息系統(tǒng)嵌入式的全面集成，為企業(yè)內(nèi)部控制工作的持續(xù)完善和優(yōu)化奠定了堅實基礎(chǔ)。

四、集裝箱碼頭企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化的啟示

（一）科學(xué)規(guī)劃，有序推進(jìn)

對于集裝箱碼頭企業(yè)而言，因為企業(yè)所處發(fā)展階段的差異性，信息化水平與內(nèi)部控制體系建設(shè)基礎(chǔ)的多樣性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的特點與生產(chǎn)經(jīng)營情況，科學(xué)制定企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，合理規(guī)劃企業(yè)信息化發(fā)展藍(lán)圖，有序?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的全面集成。切不可一味追求信息系統(tǒng)的先進(jìn)性與內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的完善性，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營缺乏靈活性，最終成為制約企業(yè)科學(xué)發(fā)展的障礙。

（二）重組流程，有的放矢

鑒于集裝箱碼頭企業(yè)原有內(nèi)部控制系統(tǒng)沒有與業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)完全融合，要借助ERP系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的全面優(yōu)化，勢必需要對企業(yè)原有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理分析，并對不符合內(nèi)部控制要求的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，以充分利用信息系統(tǒng)的可集成性，將內(nèi)部控制融入公司經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)流程中，進(jìn)而提高內(nèi)控制系統(tǒng)建設(shè)的效率和效果。不能本末倒置，對原有業(yè)務(wù)流程不進(jìn)行有效重組，而讓ERP系統(tǒng)去適應(yīng)原本不符合企業(yè)內(nèi)部控制要求的業(yè)務(wù)流程，出現(xiàn)“為了上ERP而上ERP”的現(xiàn)象。

（三）全員參與，從心出發(fā)

內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)決策、執(zhí)行與監(jiān)督的全過程，覆蓋了生產(chǎn)經(jīng)營的所有業(yè)務(wù)和事項，可以說全員參與是決定企業(yè)內(nèi)部控制成敗的關(guān)鍵。特別是在實施ERP系統(tǒng)后，企業(yè)原有內(nèi)部控制程序及業(yè)務(wù)流程的改變是在所難免的。在此過程中，企業(yè)必須高度重視全體員工的培訓(xùn)教育工作，讓所有員工都積極參與到“改變”中來，統(tǒng)一員工思想，提高內(nèi)控意識，使所有員工從內(nèi)心真正接受“改變”。

（四）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，爭做表率

內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)事關(guān)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)的順利實現(xiàn)，ERP實施項目亦是企業(yè)的“一把手”工程。在利用信息系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化過程中，從信息系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計、系統(tǒng)選型，到業(yè)務(wù)流程重組、權(quán)限控制等工作，都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策。為確保SAP系統(tǒng)的順利實施、內(nèi)部控制系統(tǒng)的不斷優(yōu)化，除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與鼎力支持外，企業(yè)也成立了由領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，信息、財務(wù)、物資、操作以及商務(wù)等相關(guān)部門經(jīng)理擔(dān)任副組長，上述部門指定專人擔(dān)任組員的SAP項目工作組，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)定期參與解決相關(guān)工作中出現(xiàn)的問題與困難。正是這種領(lǐng)導(dǎo)帶頭表率作用帶動了企業(yè)全體員工參與SAP項目實施與內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化工作的積極性，并將企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)優(yōu)化的思想融入到每個員工的工作實踐中。

（五）資源整合，信息共享

利用信息化手段整合和優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要內(nèi)容。SAP系統(tǒng)將企業(yè)的碼頭管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)以及商務(wù)計費系統(tǒng)同內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行整合，形成企業(yè)整體的管控體系，實現(xiàn)信息共享。在該整合模式下，SAP系統(tǒng)徹底打通內(nèi)部控制系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的阻隔，將內(nèi)部控制完全融入到企業(yè)的管理決策和日常經(jīng)營活動之中。

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