電子用印——數字化辦公的又一次革命

劉麗梅

摘要：隨著電子政務的不斷普及，電子收發文系統、檔案整理系統和費用報銷系統等數字化辦公系統，以其提高企業辦公效率、規范公司運營管理等作用，越來越多地被各級單位廣泛推廣使用。電子政務的核心是無紙化辦公，電子印章管理系統作為印章管理數字化平臺，為有效實現無紙化辦公提供了技術支撐。目前，電子印章管理系統的使用面臨各種問題，如何改變企業內部員工傳統用印習慣、獲得外部單位客戶認同，適應“線上用印”方式，是大多數企業面臨的共同問題。本文以某大型國有企業電子印章管理系統推廣使用情況為例，闡述如何提高電子印章管理系統在公司的推廣使用，供相關單位參考。

關鍵詞：電子印章管理系統；系統推廣運行；效率

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）08-000-01

一、什么是電子印章管理系統

電子印章管理系統是依托互聯網，對印章刻制、使用審批、保管、銷毀等環節進行管理的數字化平臺，是規范用印審批、提升辦公效率、防范用印風險的有效工具，是傳統紙質用印模式的升級。主要優勢：一是效率提升。印章系統能實現總、省、地、縣四級機構流轉，申請人可全程跟蹤流轉節點并適時督促，提高了印章使用審批效率。二是有效節約成本。印章系統可實現遠程用印申請、審批和本地用?。ù蛴‰娮佑≌拢苯釉诰W絡上實現文件、合同協議等資料的用印，簡單快捷，方便下級公司申請使用上級公司印章，免受舟車勞頓之苦，節省了時間成本、交通費用成本和人力成本。三是安全性高。印章系統采用數字簽名、數字水印和二維碼，并采用專用打印機打印蓋章文件，可認證、可追溯，能有效防止篡改、拷貝和未經審批用印、審批與實際用印內容不符等風險。

二、系統推廣情況

（一）提高認識，制度保證

公司充分認識到電子印章管理系統對提升印章管理工作的重要作用，高度重視，辦公室牽頭負責電子印章管理系統推廣工作，制定了詳盡的推進運行計劃，先后下發了《關于開展電子印章管理系統試點運行工作的通知》、《關于試用電子印章管理系統專用打印機的通知》和《關于正式啟用電子印章管理系統的通知》等文件，對印章系統工作進了安排部署，明確了工作任務和要求。同時，加大推行力度，將印章系統使用納入系統月度通報和年度考評，為印章系統推廣工作提供了制度保證。

（二）周密組織，培訓到位

為確保公司員工熟練使用印章系統，推動各級公司用戶改變傳統用印習慣，適應新的用印模式，以及外部單位客戶的支持，公司對電子印章管理系統宣傳培訓工作進行了組織，切實做到培訓到位、服務到位、宣傳到位。

一是系統性培訓。縱向培訓到地市分公司、區縣支公司辦公室主任、印章管理崗等辦公室人員；橫向培訓到各級機構業務部門、后勤支撐部門。培訓內容涵蓋了電子印章管理系統功能模塊，如：用印文件格式、用印位置、印模定位和投標文件用印等問題。

二是現場督導。對于在規定時間內未啟用或使用情況較差的公司，公司辦公室深入基層公司進行現場督導，分析原因，查找存在問題和薄弱點，一對一開展現場培訓，指導相關公司用戶積極使用印章系統，確保印章系統在系統內的整體覆蓋。

三是加強宣傳。為獲得公司外部單位客戶的支持認同，公司加強與客戶、日常協作單位的交流溝通，廣泛宣傳《中華人民共和國電子簽名法》、公司印章管理制度等法規制度，積極引導外部單位客戶對公司電子印章的認同和支持。

（三）積極試用，夯實基礎

為有效推進電子印章管理系統運行，提高系統的可操作性，公司辦公室組織全轄各級機構對電子印章管理系統各項功能進行試用，系統200多家分支公司參加試用，共采購專用打印機、掃描儀500多臺。

試用期間實行雙軌制，以印章系統審批為主，紙質審批為輔，力求穩扎穩打推進“印章系統”使用。期間，省、市、縣三級機構辦公室、信息技術、業務等部門人員密切配合、上下聯動、全面運行、積極反饋，為正式啟用打下了堅實基礎。

印章系統審批的開通，有效解決了邊遠山區機構“用印難”的問題。

（四）全面推進，規范運行

試用期結束后，公司正式全轄、全流程啟用印章系統，全面取消紙質審批。結合系統實際，制定下發了《公司印章管理實施細則》等規章制度，明確了印章刻制、使用、保管和銷毀等環節納入電子印章管理系統進行管理，確保印章系統運行更加制度化、規范化、標準化。

三、系統運行情況和成效

通過推廣使用電子印章管理系統，公司實現了遠程電子審批、遠程電子印章打印，極大提高了用印效率、辦公效率，降低了成本，為基層公司尤其是業務部門提供了高效便捷服務。自推廣使用以來，公司已通過電子印章管理系統累計審批用印事項3萬余條、用印4萬余個。

（一）審批效率高

一是時間短。支公司用印審批時間由原來的一周，縮短到一天內完成，極大地提升了對基層公司的響應速度。

二是用印清晰。電子印章相比傳統實物印章，用印效果更加清晰、規范，防篡改、拷貝，安全性更高。

（二）審批責任清晰

一是審批機構清晰。各級機構在系統中用印審批實行授權管理，權責明確，有效防止超權限審批用印。

二是審批責任人清晰。用印“誰審批、誰負責”，用印審批人對用印事項審核把關，對審批結果負責。

三是審批節點清晰。用印審批縱向貫穿“縣、市、省、總”四級機構，橫向貫穿各級機構業務部門、后勤支持部門。印章審批流程清晰、一目了然，可適時查詢追蹤審批流程，督促用印審批辦理，實現了縱向逐級審批清晰，橫向會簽審批清晰。

四是審批內容清晰。各個審批節點的審批意見清晰、有跡可循，責任明確。

（三）用印效率高

除了日常行政辦公用印外，對外的業務項目用印是需求量最大的。由于招標方等外部客觀因素，公司業務部門對外提供的投標書、合同協議中加蓋公司印章數量較多，經常上千頁文件要求每頁加蓋公司印章，用印效率較低。電子印章管理系統能在短短幾分鐘內，實現對所有用印文件的蓋章，極大提高了用印效率，服務了公司業務。

技術的革新，給社會帶來了更多的機遇和挑戰，如何把握、緊跟新技術帶來的機會，及時調整管理策略，對于企業的長遠發展來說，至關重要。該公司對于電子印章管理系統的推廣運作方式可學習參考。