鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

管秀貞

（鄆城縣雙橋鄉(xiāng)政府，山東　鄆城 274700）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

管秀貞

（鄆城縣雙橋鄉(xiāng)政府，山東鄆城 274700）

隨著工業(yè)化的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程也漸漸加快，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。由于信息化的普及，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理信息化建設(shè)必須轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以提供更加方便的工作方法。文章結(jié)合具體的實(shí)際情況，探討分析檔案管理信息化的建設(shè)路徑。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化；建設(shè)

1　鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的現(xiàn)狀

1.1鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理方式和管理設(shè)備落后

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案具有數(shù)量大、內(nèi)容多的特點(diǎn)。所以幾乎所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都已經(jīng)配備了電腦，但是多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍在沿用上個(gè)世紀(jì)的檔案管理模式，對(duì)信息化管理不理不睬。而且，大部分對(duì)“三農(nóng)”建設(shè)具有指導(dǎo)作用又具有實(shí)效性的科研型的文件資料較少，缺乏檔案管理的層級(jí)化和網(wǎng)絡(luò)化管理的體系建設(shè)。而且，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)所都是多年前配備的計(jì)算機(jī)，電腦配置很低，無(wú)法運(yùn)行復(fù)雜程序，電腦經(jīng)常“死機(jī)”，無(wú)法正常使用檔案管理軟件，也無(wú)法安裝掃描儀等高科技設(shè)備。這也給檔案的信息化管理帶來(lái)極大的不便。而且缺乏能夠覆蓋整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

1.2缺乏專業(yè)的管理人員

缺少專業(yè)的檔案信息化人才是檔案管理信息化建設(shè)面臨的另一大難題。信息化管理檔案是一項(xiàng)知識(shí)性和技術(shù)性相交加的管理活動(dòng)，它需要檔案管理員既懂得相關(guān)的檔案管理知識(shí)，還要擁有計(jì)算機(jī)水平，懂得如何去使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理。但目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)原來(lái)的檔案管理人員，比較熟悉傳統(tǒng)的檔案管理的理論與實(shí)踐技能，但大多數(shù)并不熟悉電腦操作，因此導(dǎo)致了如今在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化時(shí)，管理人員不是缺少技術(shù)就是沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.3檔案管理信息化的時(shí)效性不高

沒(méi)有先進(jìn)的信息化的經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)是檔案管理的工作部門目前面對(duì)的難題。在信息化的建設(shè)過(guò)程中，有些檔案管理人員還不能夠全面地認(rèn)識(shí)到信息化的作用，自然也不能夠完全地發(fā)揮出信息化的好處。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)是嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，它需要管理整個(gè)鎮(zhèn)的相關(guān)事物，其數(shù)量較大，內(nèi)容復(fù)雜。而部分檔案管理人員更傾向于保存，而忽視了利用。大部分是把一些以前的紙質(zhì)檔案原封不動(dòng)的變?yōu)殡娮訖n案，缺乏一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這些顯然阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

2　鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著我國(guó)社會(huì)不斷地發(fā)展，我國(guó)的政府檔案管理工作也越來(lái)越多越來(lái)越冗雜，導(dǎo)致檔案管理工作遇到了難題。而信息化的到來(lái)，許多領(lǐng)域都開始引入信息化來(lái)為本領(lǐng)域服務(wù)。因此如何加快檔案管理信息化的建設(shè)，將信息化引入到有關(guān)的政府工作中來(lái)，就顯得非常重要和緊迫。

2.1檔案管理信息化的內(nèi)容

檔案管理信息化管理的主要內(nèi)容是：①向數(shù)字化的方向整理檔案信息資源；②提高檔案信息接收、管理、整理、存儲(chǔ)和使用的信息化程度，使其成為電子檔案；③建立信息共享機(jī)制。

2.2檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設(shè)，有利于統(tǒng)籌管理鎮(zhèn)政府檔案。將各個(gè)部門的檔案進(jìn)行分類管理，這樣實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，要求尋找一些檔案信息只需要輸入關(guān)鍵詞，就能知道檔案的各類信息，非常方便快捷。有利于需要的人能夠及時(shí)、快速查找相關(guān)的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化還可以減少檔案管理員的工作量，節(jié)約時(shí)間。電子化的檔案管理可以減少以前紙質(zhì)檔案管理時(shí)所占用的空間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以將這些空出來(lái)的空間應(yīng)用于別的工作上，使更合理的應(yīng)用這些空間，發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的價(jià)值，這樣信息化的管理方式更加有效和更加的方便。基于上述的情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該努力建設(shè)信息化的檔案管理。

3　建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的策略

3.1引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人員

信息化是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，因此為了更好地提高檔案管理信息化的建設(shè)，必須培養(yǎng)出高素質(zhì)的檔案管理信息化的人才隊(duì)伍，單位要加大對(duì)于檔案管理信息化人才的引進(jìn)。同時(shí)對(duì)于現(xiàn)在的檔案管理工作人員，需要加強(qiáng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，學(xué)習(xí)和掌握信息化技術(shù)，鍛煉自己高超的技能和職業(yè)素質(zhì)。引進(jìn)一些既有熟悉的經(jīng)驗(yàn)，又具有信息技術(shù)的人才還要做好入職培訓(xùn)，避免人才流失。

3.2對(duì)檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設(shè)施

響應(yīng)黨中央的號(hào)召，將資金用在正確的位置上。對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，要升級(jí)電腦配置，來(lái)適應(yīng)檔案管理軟件的需求，還要完善掃描儀等其他配套設(shè)施。當(dāng)然，在完善設(shè)施配備時(shí)，也要對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，保留仍能繼續(xù)工作的機(jī)器，避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置，造成不必要的浪費(fèi)。

3.3健全檔案的管理制度，建立新時(shí)代的檔案信息中心

由于高科技產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)也得到快速發(fā)展，所以應(yīng)該對(duì)檔案管理工作制訂出一些新的檔案管理制度，同時(shí)完善一些規(guī)章制度，比如：將信息化工作納入檔案管理部門的考核之一，作為表?yè)P(yáng)升職的依據(jù)。這樣可以加強(qiáng)工作的人員的積極性。同時(shí)，要充分利用網(wǎng)絡(luò)的不限地域、不限時(shí)間的巨大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢，為“三農(nóng)”服務(wù)，為群眾服務(wù)。使基層群眾真正享受到信息時(shí)代的實(shí)惠。

4　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越好的今天，工業(yè)化進(jìn)程大大加快，高科技產(chǎn)業(yè)也正迅猛發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)悄然到來(lái)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)雖然屬于欠發(fā)達(dá)地區(qū)，但國(guó)家致力于發(fā)展城鄉(xiāng)一體化，大力縮小城鄉(xiāng)差距，這些都是實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案信息化管理的良好契機(jī)。檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，學(xué)會(huì)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。讓檔案管理工作發(fā)揮出真正的作用，順利完成檔案管理的信息化建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.115

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1673-0194（2016）11-0193-02

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