單位檔案管理現代化和電子化發(fā)展方向探索

汪 萃

（廣州市越秀區(qū)人民防空辦公室，廣州 510062）

單位檔案管理現代化和電子化發(fā)展方向探索

汪 萃

（廣州市越秀區(qū)人民防空辦公室，廣州 510062）

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，基層單位檔案實現現代化及電子化管理已經成為必然發(fā)展方向，同時也是適應當前社會發(fā)展的一個重要措施。檔案管理現代化及電子化也將成為目前單位檔案管理的重要方向，應構建完善的檔案管理制度，加大現代高科技應用，加大管理人員綜合素質培訓，為單位檔案管理現代化及電子化發(fā)展提供重要保障。

單位；檔案管理；現代化；電子化

在信息技術迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時代發(fā)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發(fā)展。

1　檔案管理現代化和電子化發(fā)展的必要性

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統(tǒng)紙質檔案相比具有一定便捷性。

2　我國單位檔案管理中的弊端

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發(fā)生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。

3　單位檔案管理現代化和電子化發(fā)展策略

信息技術已經成為現代社會經濟發(fā)展的重要工具之一，基于當前經濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。

3.3 實現檔案保存和查詢的電子化和現代化

在信息化及網絡技術發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。

3.4 構建檔案管理網絡系統(tǒng)

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業(yè)的網絡管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現代科技發(fā)展進程中，管理技術的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

4　結 語

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時代發(fā)展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113

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