論知識管理對檔案管理的創新

姚 文

（中航工業第一飛機設計研究院十二所，西安 710089）

論知識管理對檔案管理的創新

姚 文

（中航工業第一飛機設計研究院十二所，西安 710089）

本文敘述了知識管理的理念以及檔案管理與知識管理的內在聯系，闡述了知識管理對檔案管理的影響，提出應用知識管理推進檔案管理創新的策略。

知識管理；檔案管理；信息資源

進入21世紀，知識作為推動社會進步和經濟發展的核心力量，在社會眾多領域發揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業單位為適應新時期要求和保持核心競爭力的重要選擇。人們重視知識、追求知識、視知識為財富。而檔案信息資源中蘊含著豐富的知識，檔案信息資源已成為促進社會進步的重要力量，這已經引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對知識管理帶來的機遇和挑戰，正逐步從傳統管理模式向知識管理模式演變。那么知識管理對傳統檔案管理模式到底帶來了哪些影響，面向知識管理的企業檔案管理模式應采取哪些措施和變革，不斷向前發展，是本文試圖要探討的問題。

1　知識管理是全新的管理理念

知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關的各種資源和無形資產的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時期企事業單位檔案館發展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實際相結合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態的顯性知識和人們在科研生產過程中大腦所形成的隱性知識進行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動態知識庫體系中進行存儲、傳播和應用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創造出更大的經濟效益。

2　知識管理與檔案管理的關系

檔案管理是一項歷史悠久的管理活動，從古代到現代，檔案管理經歷了漫長的道路，經過了實體管理、信息管理和知識管理等三個階段的發展演變過程。第一階段檔案實體管理主要是對在科研生產實踐活動中所產生的原始實體狀態檔案資料進行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現代信息網絡系統技術手段實現館藏檔案數字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網絡化管理，是一種比較先進的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實質是針對社會對信息的需求進行分析研究，能夠在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務于科技活動中，從而達到為社會創造出更大經濟效益的目的。

知識管理本質上就是人們在知識經濟時代，對知識創新的需求而發展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數據、信息、知識、人和共享。人是知識活動的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結合起來，相互轉換，發揮人的潛能，創新服務方式，利用網絡信息服務平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創造、儲存及傳遞都將無法繼續。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實踐活動的管理，同時也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經突破了傳統的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內在的聯系，密不可分。但同時，知識管理又是對傳統檔案管理的創新與發展。

3　知識管理對傳統檔案管理的影響

3.1 知識管理使傳統檔案管理的職能發生變化

知識管理作為一種新的思維方法，對傳統檔案管理職能產生了很大的影響，使過去重視檔案實體保管轉變為注重檔案信息知識的管理，使過去注重查據憑證的功能轉變為對信息知識的開發利用，把注重文檔歸檔管理變為主動參與，把對檔案控制管理變為知識提供資源的共享，把過去傳統的借閱方式轉變為智能化服務。這樣一來，傳統檔案管理職能發生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉變為信息知識的開發者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。

3.2 知識管理改變了傳統檔案管理的業務流程

在傳統的檔案管理中，檔案管理工作對現行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經濟時代產生的一種新型的管理模式，會導致企業生產管理活動的過程發生變化，必然會引起企業業務流程再造。把知識管理應用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據文件生命周期理論，把文件檔案看作一個不可分割的文件連續體，實現文件檔案一體化管理，對檔案業務流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設計。因此，知識管理可以引起傳統檔案管理業務流程的改變。

3.3 知識管理豐富了傳統檔案信息資源的種類

在傳統的檔案管理中，檔案管理主要是進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構建多樣化特色的知識庫。檔案部門應借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。

3.4 知識管理促進了檔案管理人員素質的提高

知識管理不僅對企業檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業知識和技能，還要具備多方面的素質，比如：廣博的知識結構、創造性的思維能力，特別是現代信息技術操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。

4　應用知識管理進行檔案管理創新的必要性

有創新才會有發展，有發展才會有進步。知識管理作為知識經濟發展的一種全新管理，它越來越成為各企事業檔案部門適應時代要求、自我發展和保持核心競爭力的重要選擇。

4.1 時代發展的需要

眾所周知，檔案部門經歷了從傳統管理到科學管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質載體發展到電子、網絡等多種載體形式，而服務方式也從傳統單一的服務形式向網絡信息服務、電子閱覽、多媒體和數據庫等多種服務形式發展，所有這一切都使檔案的管理模式發生了根本性的變化。隨著網絡的快速發展和知識經濟的到來，人類知識產量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們缺乏獲得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時代發展的需要。

4.2 自身發展的需要

檔案部門是信息管理的組織機構，其服務宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實質相應表現為對檔案信息資源實體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進行組合，使其得到充分利用。于此同時，人們的管理思維、管理設施、操作手段等都有了不同程度的發展和轉變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發展起了質的變化。

4.3 檔案服務功能的需要

不管是傳統檔案館還是數字檔案館，服務是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實施知識管理就是創新服務方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應用于檔案管理創新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務，以利用者的需求為調節手段，以知識為本、以服務為核心，在檔案管理的服務觀念、服務手段、服務形式等各方面進行拓展和深化，不斷創新檔案服務功能，提高檔案知識服務的質量。

5　應用知識管理推進檔案管理創新的策略

如何應用知識管理推進檔案管理工作的可持續發展，筆者認為可通過管理組織創新、制度創新、技術創新、管理文化創新及優化人力資源等策略來實現，在思路、途徑和方法上不斷創新、不斷探索，這樣知識管理就能應用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業的可持續發展。

5.1 開展管理組織創新，構建知識管理行政管理體系

構建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結構的變革和創新。按照知識管理的理念，現代檔案館必須再設計和變革組織結構，建立新的知識管理行政管理體系，創建一個能促進學習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創新掃除障礙，拉近領導和員工之間的距離，調動和發揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業創造更大的經濟效益。

5.2 開展制度創新，不斷完善知識管理職能

知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統建設管理、知識交流機制、知識發布制度等內容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績效機制，績效機制的主要功能是要對個人和單位的管理成果進行審查和評定，以便總結經驗，順利推進知識管理工作向前發展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。

5.3 開展技術創新，搭建知識管理信息平臺

要想成功地在企業檔案工作中進行知識管理，就必須要構建一套完整有效的知識管理信息系統，才能將海量的數據存儲和呈現，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業務水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業務流程、網絡信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進行集中，然后進過優化篩選、分類、編研、創新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務。其次，搭建知識轉換平臺，建立知識管理系統，發揮人的潛能，促進隱性知識和顯性知識相互轉換，在轉換中創造新的知識，并將經過實踐驗證的有價值的知識存儲起來，以便應用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質是知識共享，利用現代化信息技術，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人，從而實現知識共享。

5.4 優化人力資源，建立高素質的人才隊伍

為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質高、能力強、結構合理的專業隊伍。由于傳統管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質偏低、人才結構不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進。

綜上所述，在知識經濟的大環境下，檔案部門應該順應這種潮流，積極探索，不斷創新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價值，為社會創造出更大的物質財富和精神財富。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.117

G271

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1673-0194（2016）10-0169-02

2016-04-08