工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題

武朝彥

（中鐵工程設計咨詢集團有限公司太原設計院 信息圖文中心，太原 030013）

工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題

武朝彥

（中鐵工程設計咨詢集團有限公司太原設計院 信息圖文中心，太原 030013）

本文分析了工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題，并提出了科學有效的管理工程電子檔案的方法，以期促進工程電子文檔管理效率和水平的提升。

檔案管理；工程歸檔；電子歸檔

21世紀以來，科學技術(shù)獲得了迅猛的發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式已經(jīng)無法適應當前社會的發(fā)展，為了更好地滿足時代發(fā)展的需求，必須要運用電子化手段進行檔案存儲工作。在這種背景下逐漸形成了工程電子檔案，這種全新的管理模式建立在原有檔案管理工作基礎上，但同原有存儲方式不同，主要存儲載體為計算機。在數(shù)字化的環(huán)境中，借助電子化設備，能夠使用多樣化的載體對檔案信息進行存儲。檔案管理人員能夠利用相關(guān)設備對存儲的檔案進行進一步的處理和查看。在電子化辦公的環(huán)境下，工程電子設備能夠?qū)崿F(xiàn)對多種不同形式文件、信息的存儲，不會占用大量的空間，簡化了工程電子檔案的傳輸和處理步驟，大大提高了檔案的管理和處理效率，然而在使用過程中也存在一些不容忽視的問題，急需找到出有效策略。從而發(fā)揮電子歸檔模式的優(yōu)勢。

1　工程電子檔案管理存在的問題

我國的工程電子檔案管理的理念比較落后，造成這種狀況的主要原因是工作人員對工程電子檔案管理的重要性認識不足，仍習慣采用過去紙質(zhì)檔案管理的方式。筆者根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)在工程電子檔案管理方面主要存在以下問題。

1.1 對工程電子檔案認識不足

有的工作人員沒有充分認識到工程電子檔案的意義及重要性，未能及時歸檔、處理工程電子檔案；有的沒有采取安全防范措施，使工程電子檔案容易被非法訪問、非法改動或者損壞；還有部分人員在沒有進行鑒別的情況下就存儲所有的工程電子檔案，甚至有人將硬盤作為工程電子檔案的唯一存儲載體，日積月累，工程電子檔案的數(shù)量非常龐大，增加了管理和使用難度，因此，需對工程電子檔案經(jīng)常進行收集、整理和歸檔。

1.2 工程電子檔案的保存問題

通常紙質(zhì)文件的保存時間較長，但要求管理人員嚴格落實相應的保管制度。電子檔案的存儲模式同傳統(tǒng)的存儲模式存在較大的差異，計算機設備是工程電子檔案存儲的載體，依靠相關(guān)設施才能夠?qū)n案信息進行保存、調(diào)取、利用和查看。鑒于此，工程電子信息很容易出現(xiàn)與載體相互分離的狀況，數(shù)據(jù)被篡改、盜取的可能性較大，也會因為電腦病毒出現(xiàn)丟失和泄漏等現(xiàn)象，這些因素直接影響了工程電子檔案的利用效率，影響了檔案的安全性。

1.3 工程電子檔案的保存受設備更新、升級的影響

在科學技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，計算機設備也在不斷更新、升級，部分原有工程電子檔案因為格式、文件類型等因素的影響，不能在全新的環(huán)境中進行高效的存儲，不利于提高工程電子檔案利用效率。

1.4 工程電子檔案與辦公自動化間的聯(lián)系分析

從整體上看，辦公自動化為工程電子檔案的存儲提供了堅實的保障，然而工程電子檔案管理軟件、辦公自動化軟件兩種類型的軟件存在一定的差異，無法實現(xiàn)兼容，增大了工程電子檔案歸檔難度。檔案管理系統(tǒng)都是由檔案行政管理機構(gòu)所研制的，但是各個企業(yè)內(nèi)部的管理人員是設計辦公自動化系統(tǒng)的主體，因此必然會導致兩大系統(tǒng)存在不兼容的問題，這就對工程電子檔案歸檔工作提出了更高的要求。

2　工程電子檔案科學有效管理的方法

只有把工程電子檔案管理好、開發(fā)利用好，才能更好地為企業(yè)提供服務。那么，如何對工程電子檔案進行科學有效的管理呢？

2.1 抓住工程電子檔案管理的要點

對于工程電子檔案，在管理的過程中要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，結(jié)合工程電子檔案的基礎特點，研究和設計出更有效、更具針對性的管理模式。檔案內(nèi)容、存儲載體使用實踐、計算機設備運行周期都會對工程電子檔案的存儲時間產(chǎn)生一定的影響，管理工作的技術(shù)性要求較高。要想使工程電子檔案具有完整性、有效性及真實性，還要做好安全防護。

2.2 采取有效措施，提升工程電子檔案管理水平

在管理工程電子檔案的過程中，一定要融合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理特點。一般來說，TXT、DOC、AVI、MP4為文字型多媒體電子檔案的主要存儲格式，而音頻電子檔案的通用格式為MP3；在形成和處理工程電子檔案時選擇合適的格式，這樣就可以使工程電子檔案歸檔管理更加便捷，無需進行長時間的格式轉(zhuǎn)換操作，整體效率較高。

在對電子檔案進行保存的過程中，一定要進行備份處理，存儲的載體要具備良好的耐用性和持久性，并做好故障預防、處理工作，對文檔復制操作設置相應的密碼，提高工程電子檔案的安全性、可靠性。

防盜是工程電子檔案管理工作的重中之重，直接影響著安全防護工作質(zhì)量，所以一定從室內(nèi)環(huán)境入手，將室溫調(diào)整到最優(yōu)的狀態(tài)，為檔案的安全存儲奠定堅實的基礎。微機系統(tǒng)必須安裝殺毒軟件，發(fā)揮多種先進殺毒技術(shù)的優(yōu)勢，可以利用防火墻來加強管理，并做好殺毒、監(jiān)控等工作，從源頭上控制病毒的侵入。

3　結(jié) 語

工程電子檔案具有傳統(tǒng)檔案文件不可替代的優(yōu)勢，隨著時代的發(fā)展，電子檔案應用越來越廣。本文對于工程電子檔案管理中存在的一些普遍問題，提出了一些管理辦法，希望能夠進一步提升工程電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動工程電子檔案管理向著更加規(guī)范、科學的方向發(fā)展，從而加快工程歸檔的信息化發(fā)展進程。

主要參考文獻

［1］游蘭菊.電子文件與紙質(zhì)檔案的差距及管理［J］.棗莊學院學報，2009（4）.

［2］謝維麗.淺析加強電子文件的管理［J］.中國科技信息，2005（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.125

G271

A

1673-0194（2016）10-0180-01

2016-04-08