高校學生公寓管理信息系統建設研究

左臣婕，陳展

（清華大學物業管理中心，北京 100084）

高校學生公寓管理信息系統建設研究

左臣婕，陳展

（清華大學物業管理中心，北京 100084）

近年來，國內高校紛紛建設或引入學生公寓管理信息系統，提高學生公寓的管理和服務的效率和自動化程度，文章對照管理信息系統的概念，分析國內高校學生公寓管理信息系統建設現狀與問題，并為后續建設過程和改進方案提出建議。

學生公寓；信息化；管理信息系統；建設

1 引言

管理信息系統（MIS）的概念產生于20世紀60年代中期，是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件及其他辦公設備進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。它以組織戰略競優、提高收益和效率為目的，同時支持企業高層決策、中層控制和基層操作。由于管理信息系統是一個組織加快產生效益的運作方式，管理者越來越多地體會到在組織中實施管理信息系統的重要性，因此各級管理者漸漸把管理信息系統應用到自己所在的部門或領域，形成了各類管理信息系統。

高校學生公寓是大學生生活、學習的重要場所，在學生學習和成長過程中發揮著重要的作用。高校學生公寓的管理事務繁雜，包括住宿管理、房源管理、設備設施的管理等，存在數據量大、內容多的特點，傳統管理方式下需要花費較多人力、物力、財力，而且數據很難做到準確、安全，也不利于數據的共享。為了提高管理效率，隨著數字化校園和管理信息系統概念的不斷普及，國內高校開始探索建設學生公寓管理信息系統，如清華大學持續多年建設的學生公寓管理信息系統、天津大學的學生宿舍管理系統，一些成熟商業化學生公寓管理信息系統產品也紛紛涌現。

2 系統建設目標與現狀

高校學生公寓的核心功能是住宿，住宿保障和日常管理服務是各高校學生公寓管理部門共同的責任。隨著高校在校人數的持續增加，學生公寓的住宿學生規模和房源規模也相應增加，在原有傳統管理模式下，學生住宿分配和房源管理主要依靠工作人員手工操作和利用Excel表進行簡單記錄，每年的新生住宿分配往往需要花費大量人力、時間完成，還存在床位重復分配、記錄不準確等問題，更不能做到日常管理中實時準確的掌握房源和住宿數據狀態。學生公寓管理信息系統的建設即是為了提高住宿和房源管理的效率，實現住宿分配、住宿調整、退宿處理、住宿信息查詢等的自動化管理，因此住宿管理和房源管理模塊是學生公寓管理信息系統的建設重點。

具體實現過程中，因高校業務流程和工作模式不同，系統功能、數據結構及輸入輸出設計會有所不同。以新生住宿分配功能為例，有些高校采用逐一分配學生床位的傳統形式，有些高校采用系統自動分配的形式，也有一些高校已實現了學生自主選房的功能。另外，隨著MIS建設一些新技術的不斷引入，學生公寓管理信息系統的建設也在不斷創新，多所高校已引入圖形化呈現方式，實現了房源的圖形化、可視化管理。

除了住宿和房源管理模塊外，學生公寓管理信息系統會根據各高校業務重點融入其他管理模塊，如設備設施管理、宿舍衛生管理、收費管理等模塊，但由于當前國內高校學生公寓的管理模式和業務重點存在較大差別，學生公寓管理信息系統架構存在非同一性的特點，各高校需根據自身需求量身打造適合的系統功能結構。近年來，許多高校經過多年的持續建設，已經探索適合自身需要的學生公寓管理信息系統，形成了較完備的系統體系結構，有效提高了學生住宿管理、房源管理、設備設施管理等核心業務的管理水平和效率。例如清華大學學生公寓管理信息系統，不僅實現了住宿、房源、設備設施、衛生成績、公寓違紀信息等的智能化、自動化管理，還通過與學校學籍信息庫、校園一卡通數據庫、門禁管理系統的數據對接，實現與學校核心業務的數據共享。

3 建設問題分析

當前學生公寓管理信息系統建設雖然取得了一定成就，提高了高校學生公寓的管理效率，但建設過程中也逐漸凸顯出一些普遍存在的問題，概況起來有以下幾個方面。

3.1 “信息孤島”現象

“信息孤島”指的是高校信息化中相互之間在功能上不關聯互助、信息不能共享互換以及信息與業務流程和應用相互脫節的數字應用系統。它猶如一個個相互獨立的島嶼，信息難以相互融通，無法實現業務協作。“信息孤島”的出現多是因為高校各部門之間的業務基本不交叉，各部門信息系統建設分別開展，未形成校級的信息資源共享策略而產生的結果。“信息孤島”現象使高校部門間無法實現數據的及時共享，無法實現數據的實時性、一致性和正確性，嚴重影響學校的管理和決策，是信息化提升效率的重要瓶頸。隨著數字化校園在國內高校的引入，近年來，各高校均在通過學校信息資源的整體規劃的管理，盡力避免信息孤島現象。高校學生公寓管理信息系統作為高校中建設起步較晚的業務系統，信息孤島現象還較為普遍，學生學籍等基本信息都是通過系統導入的方式實現，信息存在相對滯后的現象，而系統產生的許多有效管理數據，如住宿信息、房源信息等數據，也僅用于學生公寓管理部門內部管理和決策使用，學校其他部門無法直接獲取數據，大大限制了學生公寓信息系統在學校管理和決策中應發揮的作用。

3.2 功能設計與實際需求不盡相符

當前學生公寓管理信息系統存在盲目學習或照搬其他已有系統架構，忽視對本校公寓管理需求分析的情況，導致最終上線的系統不符合實際需求。甚至有些學校將購買商業學生公寓管理信息系統直接進行應用，而且不根據需要進行單位內部調整，系統使用者感受性差。

3.3 決策支持功能不夠

學生公寓管理信息系統除了提高管理和服務效率外，另外一個更重要的功能應該作為決策支持系統存在，目前的學生公寓管理信息系統偏重作為管理和服務工作的支持性系統，把管理人員從繁重復雜的住宿數據計算、統計功能中解放出來，也使管理者能迅速、準備的查詢房源和住宿等基本信息。但面對學生公寓管理信息系統存儲記錄的豐富信息，如何通過對這些數據的統計分析，實現對管理和決策的支持，是高校學生公寓管理信息系統普遍需要探索或深入建設的功能。

3.4 未跟隨組織發展變化而變化

因高校學生公寓管理部門的特點，公寓內一般很少有專職的信息系統建設或開發技術力量，持續跟進信息系統的建設和維護過程，所以高校學生公寓管理信息系統的開發方式基本上采用委托開發方式或購買現有商業軟件的方式實施，集中建設投入使用后即不再進行相應跟進。即使建設之初的需求度百分百匹配的學生公寓管理信息系統，隨著高校業務發展和管理模式的轉變，由于信息系統的功能架構未相應調整，信息系統與管理體制沖突問題普遍存在。

4 系統建設對策與建議

4.1 融入數字化校園建設

學生公寓管理信息系統作為高校數字化校園建設的一部分，是屬于重要業務系統之一，應納入學校信息資源的整體規劃和管理，實現與學校其他系統數據共享和數據信息資源的集中規劃和管理。如果高校尚未進行學生公寓管理信息系統建設，在后期建設過程中，應推動納入學校信息化建設整體體系，進行統一的規劃和設計。對于已建成的系統，可以采用統一數據平臺或集成技術進行融入，即前端有效利用學校建設的統一業務平臺（即通過信息流將學校各部門的主要業務操作集成起來，如門戶網站），通過接口開發技術實現與學校信息系統的集成；在后臺利用數據共享機制或數據共享平臺技術，實現與學校其他信息系統的數據對接和共享，消除信息孤島隱患。可以實現學生公寓管理信息系統與學校學籍信息庫的實施對接，減少數據更新和導入的工作量，確保學籍信息的實時準確，住宿信息、房源信息等數據，納入學校核心管理數據資源體系，方便為學校管理和決策發揮的作用。

4.2 重視系統需求分析工作

高校學生公寓管理信息系統作為管理信息系統，其開發方法和過程必須遵循管理信息系統的相關要求。以生命周期法的開發方法為例，應遵循如下開發過程：開發準備工作，需求分析，系統設計，系統實施與轉換，系統運行、維護與評價。由于當前各高校學生公寓管理內容、組織架構和工作模式不盡相同，所以需根據自身需要做詳細的需求分析設計，形成詳細的需求說明書，并在系統設計階段繼續細化，形成系統功能結構圖、輸入輸出設計及數據存儲設計等文件，以指導系統實施和程序實現，以確保開發的系統能滿足實際工作需要。

4.3 重視數據管理和決策支持

學生公寓管理信息系統中含有學生住宿、宿舍衛生成績、門禁刷卡記錄、學生社區違紀等重要行為數據，是學校數據資源的重要構成，如對門禁刷卡記錄的綜合分析，可以掌握學生的作息規律信息。在系統建設時應重視數據積累和存儲，如建設歷史學生住宿信息數據庫，對歷史門禁刷卡信息進行妥善記錄，為學生社區大數據積累資源，在功能設計時，重視數據分析及統計等報表的設計，包括建設直觀的圖形化報表，為領導管理和決策提供參考。

4.4 重視持續建設和系統維護

作為管理信息系統，應重視系統運行與維護工作，建設過程應是持續性的。應定期對系統應用情況進行評價，檢查系統是否仍符合實際工作需要，并根據情況不斷改進和完善。為解決部門缺乏專業技術力量的問題，建設過程中建議有效利用學校信息化技術中心等專業技術隊伍進行技術指導。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.15.085

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1673-0194（2016）15-0141-02

2016-04-25