企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

廖秦斌（中國(guó)石油天然氣第六建設(shè)公司，廣西　桂林 541004）

企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

廖秦斌
（中國(guó)石油天然氣第六建設(shè)公司，廣西桂林 541004）

本文根據(jù)作者系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的親身經(jīng)歷，從開(kāi)發(fā)背景、需求分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)三個(gè)方面闡述了企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的過(guò)程，文章的最后作者分享了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題和解決方法。企業(yè)內(nèi)部工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的實(shí)施實(shí)現(xiàn)了企業(yè)通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化工作督辦的目標(biāo)，提高了企業(yè)運(yùn)行效率，為管理提供了方便。希望本文對(duì)相似環(huán)境下的讀者有一定的參考價(jià)值。

工作督辦；自動(dòng)化；實(shí)現(xiàn)；MIS系統(tǒng)

1　開(kāi)發(fā)背景

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理方面的廣泛應(yīng)用，近年來(lái)我們公司引進(jìn)了MIS系統(tǒng)及開(kāi)發(fā)平臺(tái)，經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)施和運(yùn)維，逐步實(shí)現(xiàn)了核心業(yè)務(wù)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行。在公司經(jīng)理辦公室的要求下，我開(kāi)始著手在MIS平臺(tái)中開(kāi)發(fā)工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)。

該業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)以前，公司領(lǐng)導(dǎo)層分配的工作任務(wù)主要通過(guò)文件或會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)，任務(wù)完成情況的跟蹤和管理工作量較大，缺少有效的管理手段。工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)為公司內(nèi)部的工作督辦提供了有效手段，提高了企業(yè)管理的效率。

2　需求分析

經(jīng)過(guò)與系統(tǒng)用戶(hù)溝通，工作督辦的過(guò)程簡(jiǎn)介如下：督辦人在部門(mén)內(nèi)發(fā)起督辦申請(qǐng)，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)送給承辦人或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可直接填寫(xiě)督辦事項(xiàng)發(fā)送給承辦人進(jìn)行處理，承辦人接到承辦任務(wù)后，可以將承辦任務(wù)在部門(mén)內(nèi)進(jìn)行分解，分配給部

3　系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1開(kāi)發(fā)環(huán)境

工作督辦業(yè)務(wù)在公司的MIS平臺(tái)中開(kāi)發(fā)。公司MIS平臺(tái)中軟件的開(kāi)發(fā)是以SQL Server作數(shù)據(jù)庫(kù)，VB作開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。

3.2功能介紹

系統(tǒng)功能說(shuō)明：

①授權(quán)業(yè)務(wù)：進(jìn)行“公司級(jí)”“部門(mén)級(jí)”“個(gè)人級(jí)”三級(jí)授權(quán)，實(shí)現(xiàn)工作督辦查詢(xún)及承辦項(xiàng)查詢(xún)的分級(jí)授權(quán)。②工作督辦單申請(qǐng)：實(shí)現(xiàn)督辦人填寫(xiě)督辦單申請(qǐng)送部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后督辦項(xiàng)發(fā)給承辦人或者部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)督辦項(xiàng)后直接發(fā)給承辦人。③工作督辦單：實(shí)現(xiàn)各部門(mén)承辦人填報(bào)承辦結(jié)果或者將承辦任務(wù)分配給部門(mén)內(nèi)承辦人，進(jìn)行部門(mén)內(nèi)督辦。④工作督辦單（部門(mén)內(nèi)）：實(shí)現(xiàn)部門(mén)內(nèi)承辦人填報(bào)承辦結(jié)果，并將承辦結(jié)果發(fā)送給部門(mén)內(nèi)督辦人，進(jìn)行審核。⑤工作督辦單反饋：實(shí)現(xiàn)督辦人匯總督辦單的執(zhí)行情況，并將結(jié)果發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。⑥工作督辦單查詢(xún)：實(shí)現(xiàn)用戶(hù)根據(jù)權(quán)限查詢(xún)工作督辦單的完成情況及結(jié)果。⑦承辦項(xiàng)查詢(xún)：實(shí)現(xiàn)用戶(hù)根據(jù)權(quán)限查詢(xún)承辦項(xiàng)的完成情況。

3.3特殊問(wèn)題及解決方法

3.1多級(jí)批量發(fā)布督辦事項(xiàng)給不同人處理

根據(jù)用戶(hù)要求，督辦事項(xiàng)根據(jù)相關(guān)文件和會(huì)議紀(jì)要發(fā)布，同一文件或會(huì)議紀(jì)要往往包含多個(gè)督辦事項(xiàng)。一個(gè)督辦事項(xiàng)往往需要一人或多人承辦。為了滿(mǎn)足用戶(hù)要求，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了批量發(fā)布督辦事項(xiàng)，即根據(jù)文件編號(hào)或會(huì)議紀(jì)要編號(hào)發(fā)布督辦事項(xiàng)，系統(tǒng)根據(jù)承辦人分類(lèi)生成承辦人的任務(wù)單，即工作督辦單。部門(mén)內(nèi)工作督辦也采用此方式，系統(tǒng)根據(jù)承辦人分類(lèi)生成任務(wù)單，即工作督辦單（部門(mén)內(nèi)）。

3.2清晰呈現(xiàn)督辦結(jié)果

由于每個(gè)督辦事項(xiàng)由單個(gè)或多個(gè)承辦人處理。承辦人又會(huì)將承辦任務(wù)分配給多個(gè)不同的部門(mén)內(nèi)承辦人完成。如何清晰的給用戶(hù)呈現(xiàn)督辦結(jié)果和督辦進(jìn)度，顯得非常重要。為了解決這個(gè)問(wèn)題，我采用了多級(jí)查詢(xún)。第一級(jí)顯示督辦單內(nèi)容的查詢(xún)，第二級(jí)顯示督辦單內(nèi)內(nèi)容完成部門(mén)和未完成部門(mén)的查詢(xún)，第三級(jí)顯示部門(mén)完成情況的查詢(xún)，第四級(jí)顯示部門(mén)內(nèi)完成情況的查詢(xún)。

3.3督辦結(jié)果反饋單的應(yīng)用

根據(jù)用戶(hù)要求，需要將督辦結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，等待下一步?jīng)Q策。為此，專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)了督辦結(jié)果反饋業(yè)務(wù)，該業(yè)務(wù)根據(jù)督辦人填寫(xiě)的督辦申請(qǐng)單生成相應(yīng)的督辦結(jié)果，用戶(hù)可以直接發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.4督辦提醒的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)應(yīng)用短信服務(wù)器發(fā)送督辦提醒信息。根據(jù)督辦事項(xiàng)的督辦時(shí)限，系統(tǒng)會(huì)提前一天給未處理承辦人或處理未完成的承辦人發(fā)送短信提醒。

4　結(jié)語(yǔ)

工作督辦自動(dòng)化業(yè)務(wù)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)部工作督辦自動(dòng)化發(fā)布跟蹤的目的，是信息技術(shù)在公司管理中的一次應(yīng)用，從目前的使用情況看，提高了工作效率和執(zhí)行力，為用戶(hù)提供了方便。但是，在實(shí)際使用中也出現(xiàn)了一些需要改進(jìn)的地方，例如，待完成任務(wù)的跟蹤及更有效的信息提醒方法等，這是以后該業(yè)務(wù)需要努力完善的方向。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.040

F270.7；TP351

A

1673-0194（2016）17-0086-02

2016-05-19門(mén)內(nèi)其他人員進(jìn)行部門(mén)內(nèi)督辦，若部門(mén)內(nèi)的督辦人能獨(dú)立完成承辦任務(wù)可以直接向發(fā)起督辦的督辦人填報(bào)承辦結(jié)果，若部門(mén)內(nèi)的督辦人將任務(wù)分解進(jìn)行部門(mén)內(nèi)督辦，則需等待部門(mén)內(nèi)承辦人填報(bào)承辦結(jié)果后，部門(mén)內(nèi)督辦人審核部門(mén)內(nèi)承辦結(jié)果并向督辦發(fā)起人填報(bào)承辦情況。承辦事項(xiàng)以批準(zhǔn)的公司文件或會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)，并且必須有時(shí)限要求，臨近時(shí)限系統(tǒng)發(fā)信息提醒承辦人。承辦結(jié)果類(lèi)型分為已完成或待完成，結(jié)果為待完成時(shí)必須填寫(xiě)預(yù)計(jì)完成時(shí)間。發(fā)起督辦的督辦人能夠?qū)崟r(shí)查看自己發(fā)起督辦單的完成情況，到達(dá)督辦時(shí)限，系統(tǒng)能夠根據(jù)督辦申請(qǐng)單生成相應(yīng)的督辦結(jié)果反饋單，以便督辦人進(jìn)行匯報(bào)。權(quán)限要求，公司領(lǐng)導(dǎo)層能查詢(xún)整個(gè)公司工作督辦和承辦的情況，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)能查詢(xún)本部門(mén)發(fā)起的督辦單和承辦事項(xiàng)的完成情況，個(gè)人能查詢(xún)自己發(fā)起的督辦單及自己的承辦項(xiàng)的完成情況。