信息化條件下會計檔案的電子化管理

文/王海燕

信息化條件下會計檔案的電子化管理

文/王海燕

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)在越來越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用，會計檔案的管理也逐漸走向了電子化，電子檔案對環(huán)境的要求比較高，而且容易遭到破壞，這對檔案的管理也提出了更高的要求。當前的會計檔案電子化管理中還存在一些問題，導致會計檔案不能進行有效的管理，要加強會計檔案的電子化管理，應(yīng)該進一步加強會計檔案的管理措施，建立嚴格的內(nèi)部控制制度，充分發(fā)揮電子化在會計檔案管理中的作用。本文介紹了會計檔案電子化管理的特點，分析了當前會計檔案電子化管理中存在的問題，并提出了電子化會計檔案管理的對策。

信息化；會計檔案；電子化管理

會計檔案的電子化管理正逐漸代替了傳統(tǒng)的管理方式，紙質(zhì)檔案發(fā)展成為了電子檔案，這也對會計檔案的管理提出了更高的要求。電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失等問題，環(huán)境因素、人為因素等都可能給會計檔案的管理帶來影響。因此需要采取措施來避免這些因素給檔案帶來的損害，以提高會計檔案電子化管理的效果。

一、會計信息化下電子檔案的特點

目前會計電子檔案主要采用磁盤、磁帶和光盤等進行儲存，也有一些采用云存儲方式，存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，相較于紙質(zhì)檔案其對存儲環(huán)境要求更高，容易遭到破壞，但是信息量也更大，查閱方便。

（一）電子檔案的載體對環(huán)境的要求較高

紙質(zhì)的會計檔案占用的存儲空間比較大，分類、保存相對都比較復雜，管理難度比較大。電子檔案相對占據(jù)的空間比較小，查閱更容易，但是電子檔案一般是儲存在光盤或是磁盤等磁介質(zhì)上的，光盤和磁盤在保存時對環(huán)境的要求比較高，一旦所處的環(huán)境潮濕或是溫度過高等，都可能造成磁盤、光盤中的信息被毀。

（二）電子檔案容易遭到破壞

電子檔案是存儲在磁介質(zhì)內(nèi)的，信息高度集中，與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案被篡改之后一般不會留下痕跡，因此很難被發(fā)覺，這樣電子檔案就會失去真實性。而且磁盤一般有一定的使用壽命，在保存的過程中存儲的數(shù)據(jù)也有可能會被破壞，加上設(shè)備的更新等問題，都有可能會影響到會計數(shù)據(jù)的真實性，造成信息失真。除此之外還要防止有人惡意篡改信息，一旦數(shù)據(jù)被篡改或是丟失都會帶來重大損失。

（三）內(nèi)容豐富、領(lǐng)域?qū)挿?/p>

傳統(tǒng)的會計檔案一般包含了原始單據(jù)、記賬憑證以及賬目和報表等，都是反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料，電子化的會計檔案不僅包含了傳統(tǒng)意義上的這些會計檔案，還包括了存儲在計算機硬盤以及其它磁性介質(zhì)中的電子數(shù)據(jù)，檔案的內(nèi)容更加豐富。

（四）共享性和高速性

基于信息化條件下的會計電子檔案，在處理的過程中采用計算機進行處理，無論是信息的處理還是數(shù)據(jù)的整合，速度都相對更加的快速，并且信息可以通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，方便信息的共享，具有較高的共享性。因此會計檔案的電子化管理及使用更加的方便快速，同時最大程度的發(fā)揮了會計檔案使用價值。

二、會計信息化下電子檔案管理中的問題

（一）管理制度不完善

當前的電子會計檔案一般都是財務(wù)軟件的管理人員進行保管的，但是這些工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在進行電子檔案的管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理不到位的情況。而在會計電子檔案的管理過程中也沒有完善的管理制度，工作人員的職責不明確，管理沒有規(guī)范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失或是歸類錯誤，無法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）保存環(huán)境不達標

在保存會計電子檔案時，許多部門還是采用傳統(tǒng)的方法進行管理和保存，保存的環(huán)境經(jīng)常出現(xiàn)潮濕或是磁場干擾比較嚴重的情況，或是檔案室可以被工作人員隨意出入，這就導致檔案可能被環(huán)境破壞或是被有心之人進行篡改，造成無法挽回的損失。

（三）計算機財務(wù)軟件版本的使用不一致

現(xiàn)在的財務(wù)軟件存在許多版本，還沒有進行統(tǒng)一，每一款軟件的功能和操作方式都不相同，財務(wù)人員在學習時存在較大的困難。一般情況下，財務(wù)工作人員并不能了解所有的軟件，對軟件的熟悉程度也比較有限，可能就會造成在工作中的操作失誤。

（四）備份不及時

會計檔案記錄的都是十分重要的信息和數(shù)據(jù)，但是許多檔案管理人員并沒有認識到會計檔案的重要性，對自身的工作要求不嚴格，經(jīng)常出現(xiàn)對檔案不及時備份的情況。這樣一來一旦檔案出現(xiàn)丟失或是損毀就會造成永久的損失，數(shù)據(jù)無法再進行恢復。

（五）缺乏專業(yè)的計算機維護人員

電子化管理會計檔案是在計算機網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上開展的，但是網(wǎng)絡(luò)本身也存在較大的危險性，例如網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等都會對網(wǎng)絡(luò)中的信息造成威脅。這就需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對網(wǎng)絡(luò)進行安全性維護，但是很少有單位、部門有自己專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，通常都是財務(wù)人員經(jīng)過短暫的培訓擔當日常的維護人員，或者是在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時聘請外界的專業(yè)人士來進行網(wǎng)絡(luò)維護，這樣不僅維護效果不好，而且容易造成信息的泄露，從而造成巨大的損失。

三、會計信息化下電子檔案管理的對策

（一）完善管理制度

對于電子檔案的管理要建立完善的管理制度，財務(wù)檔案中包含的都是比較重要的數(shù)據(jù)，因此在管理中要格外謹慎，防止出現(xiàn)差錯，有效的開展檔案的電子化管理就要建立完善的管理制度。首先要制定電子會計檔案的傳遞及管理流程，數(shù)據(jù)和信息整理完成后要按照要求刻盤、備份，然后按照規(guī)定保存到檔案庫，進行分類存放，管理人員要定期檢查，維護，確保檔案的完整性。然后是制定嚴格的管理規(guī)范，例如查閱檔案時需要經(jīng)過審批等，管理人員要按照規(guī)范進行檔案的管理，不能出現(xiàn)違規(guī)的操作。

（二）確保會計電子檔案保存環(huán)境的安全

電子檔案需要采用現(xiàn)代設(shè)備加以保存，當前的會計檔案的保存一般是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存，電子檔案方便查詢，紙質(zhì)檔案相對更加可靠，在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異時可以用來校對。電子檔案的保存應(yīng)該進行至少一份的備份，防止在保存的過程中出現(xiàn)損毀，用來恢復數(shù)據(jù)，因此備份的磁盤和原盤要分別保存。存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，庫房的溫度不能過高，要選擇陽光不會直照的環(huán)境，同時通風性也要好。入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，并防止磁盤感染計算機病毒。

（三）選擇版本一致的軟件

財務(wù)軟件的版本較多以及版本更新速度比較快等因素造成了財務(wù)人員使用軟件比較困難，因此要加強財務(wù)人員的培訓，在采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應(yīng)該對財務(wù)人員進行專業(yè)化的培訓，提升財務(wù)人員的操作水平，防止財務(wù)人員因為不熟悉軟件的操作而造成的操作失誤。另外會計檔案的操作軟件應(yīng)該選擇與財務(wù)軟件版本一致的，財務(wù)人員在進行數(shù)據(jù)整理和檔案查詢時都會更加的方便。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

首先要提高檔案保管人員對檔案重要性的認識，要讓檔案管理人員明白，財務(wù)檔案包含了許多重要的數(shù)據(jù)，在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強調(diào)檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現(xiàn)隨意性。其次是規(guī)范管理人員的操作，例如在磁盤提交過來之后及時進行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護和查找等。企業(yè)要加強管理人員的培訓，對管理人員進行適當?shù)呢攧?wù)專業(yè)知識的培訓，在管理檔案時更加的方便，另外也要加強其自身素質(zhì)的培養(yǎng)，才能有效提高工作效率，防止工作中出現(xiàn)誤差。另外企業(yè)也要招收專業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)人才，對系統(tǒng)進行定期的維護，保障檔案信息的安全。

四、結(jié)束語

會計檔案有著十分關(guān)鍵的作用，會計檔案的電子化管理可以有效提高檔案的管理效率，方便檔案資料的查詢。我們必須切實做好會計電子檔案的管理工作，使它同紙質(zhì)檔案一樣發(fā)揮作用，能夠長期的存真、保實。總之，會計電子檔案是傳統(tǒng)會計檔案管理的一次質(zhì)的改變，它代表著未來檔案管理現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展方向。

［1］孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理［J］.商業(yè)會計，2012（19）：124-126.

［2］劉陽，劉雪晶.會計信息化下電子檔案的管理［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2011（8）：40-41.

［3］楊芳.高校會計檔案信息化管理評價指標體系的構(gòu)建［D］.中原工學院，2013.

（作者單位：北方銅業(yè)股份有限公司）

上接（第188頁）模式和經(jīng)營理念也是醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)謀求新的生存和發(fā)展的重要途徑。由于兩票制壓縮了藥品流通過程中的經(jīng)營利潤，醫(yī)藥批發(fā)公司要轉(zhuǎn)型向藥品流通行業(yè)發(fā)展。第三方醫(yī)藥物流可以通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)、先進的專業(yè)化設(shè)備和高端的人才把握藥品流通的關(guān)鍵關(guān)節(jié)，從而實現(xiàn)生產(chǎn)、流通和消費之間的相互協(xié)調(diào)。只有形成專業(yè)化與社會化并行的第三方醫(yī)藥物流服務(wù)系統(tǒng)，才能面對目前的市場和經(jīng)濟政策給醫(yī)藥服務(wù)行業(yè)帶來的挑戰(zhàn)，并在激烈的市場競爭環(huán)境中逆流直上，為醫(yī)藥批發(fā)公司謀求新的經(jīng)濟效益關(guān)鍵點，并實現(xiàn)公司效益的持續(xù)發(fā)展。

（三）產(chǎn)業(yè)鏈的兼并重組是發(fā)展趨勢

醫(yī)藥行業(yè)由于受到兩票制的影響，行業(yè)優(yōu)化和重組將成為醫(yī)藥批發(fā)行業(yè)的必然趨勢。在兼并與重組的過程中，大型醫(yī)藥批發(fā)公司將有實力進行企業(yè)優(yōu)質(zhì)資源的分割與發(fā)展，并逐步轉(zhuǎn)向新型產(chǎn)業(yè)和藥品相關(guān)的新的業(yè)態(tài)領(lǐng)域。因此，為了防止市場變革的大潮對醫(yī)藥批發(fā)公司帶來的不利影響，優(yōu)化其產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，通過產(chǎn)業(yè)鏈模式的發(fā)展可以逐步增強企業(yè)在競爭中的實力和穩(wěn)固性。兩票制在一定程度上優(yōu)化了醫(yī)藥批發(fā)公司的整個產(chǎn)業(yè)鏈組合，通過優(yōu)勝劣汰的方式，保證了優(yōu)勢企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

（四）發(fā)展新型商務(wù)模式，拓展業(yè)務(wù)渠道

兩票制模式為醫(yī)藥批發(fā)公司向新型產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型提供了必要的動力。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，電子商務(wù)給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來了新的商機。為了擴大市場份額，謀求更大的發(fā)展前景，B2B電子商務(wù)系統(tǒng)成為了現(xiàn)代醫(yī)藥批發(fā)公司的必爭之地。B2B電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過電商平臺實現(xiàn)流通層級的不斷縮減，使得藥品從制藥企業(yè)或藥品批發(fā)企業(yè)直達零售終端，從而改變藥品流通的傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)，為企業(yè)創(chuàng)建更高的效益優(yōu)勢。因此，藥品批發(fā)企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展的特點，拓寬業(yè)務(wù)渠道，并抓住電子商務(wù)的興起和發(fā)展帶來的商業(yè)機遇，才能在新的政策下找到最為合適的發(fā)展戰(zhàn)略方向。

四、結(jié)束語

2016年對于醫(yī)藥行業(yè)來講是格局復雜的一年。隨著營改增稅制改革的推行，國家主張實行的兩票制對于傳統(tǒng)的醫(yī)藥批發(fā)公司的經(jīng)營模式帶來的巨大的影響和沖擊。因此，只有與時俱進，適應(yīng)政策的變革給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來的各種影響，并結(jié)合新的環(huán)境調(diào)整自身的發(fā)展模式，才能夠保持企業(yè)經(jīng)營的長久不衰，在新的政策環(huán)境下取得穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

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［3］白光銀.醫(yī)藥行業(yè)“兩票制”下代理商的發(fā)展方向［J］.全國商情（理論研究），2011（16）：11-12.

（作者單位：四川華通藥業(yè)有限公司）