淺談教學秘書在高校教學管理中的職責與素養

【摘要】：高校教學秘書是教學管理隊伍中最直接的管理者和執行者，其工作職責和個人素養在教學管理中發揮著極其重要的作用。本文圍繞職責與素養這兩點進行分析，探索提高教學秘書工作質量和提升個人素養的方法。希望可以給高校的相關人士提供現實的幫助。

【關鍵詞】：教學秘書；教學管理；職責；素養

高校行政工作具有管理與服務兩種功能。教學秘書工作主要對教學進行管理，同時又要為廣大師生提供教學服務，根據這種工作性質，教學秘書崗位被列入行政管理崗位。作為教學管理隊伍的基層執行者，教學秘書工作任務不僅繁瑣，而且要擔的責任也很大，同時還要處理教學各種突發事件，因此，對教學秘書各方面的能力要求很高。只有擁有扎實的專業基礎知識、高度的責任感、很好的心理素質和服務意識，具有優秀的個人素養，才能突出管理水平的效果，確保教學管理工作順利進行。

教學秘書在教育教學中扮演的角色是無人能替代的。我們首先來了解教學秘書的工作職責，從而提出提高工作質量和效率的措施以及必須具備的素養。

一、教學秘書在高校教學管理中的職責

1.組織日常教學管理。教學秘書是二級學院最直接的教學管理組織者，其主要工作職責是對教育教學工作順利開展進行組織管理。包括教師管理、學生管理以及綜合管理三個方面。

1.1教師管理：教學任務安排；教學大綱；教學進度表；教案；總結；開學初、期中教學檢查；課程成績設定比率；教學任務通知書；教師聽課；教學個人信息資料保管；教師課表；調、停課處理；正常考試安排；教師出題試卷；教師課時統計；教師課堂教學質量評價；教師獲取獎勵與處分的材料；青年教師的微格教室培訓安排；教材征訂發放。

1.2學生管理：新生注冊；教材征訂發放；課程表安排；考試試卷整理、歸檔；期末、補考、重修考試安排；組織大學英語四、六級考試、計算機考試、普通話測試、大學英語口語測試等各類考試報考；早讀安排；學生成績； 學籍檔案；學生獲獎材料；畢業生資格審查；畢業論文整理、歸檔；畢業生證書發放；學生座談會記錄等。

1.3綜合管理：教學成果獎申報與審批；教改、教學會議記錄；教職工考勤統計；教職工節假日值班安排；教室的臨時更換；教師無法按時到課的靈活處理；期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教務系統處理運用；各種文件、表格、教學材料等檔案資料管理。

在日常教學管理中，教學秘書負責的事務太多太細無法一一舉例，歸納起來就是要將學校辦公室、教務處等職能部門的各項規章制度以及相關文件精神，及時地通知到教師和學生，督促他們按時完成任務，自己本身也要按時按質完成工作任務。教學秘書不僅要執行學校和院領導的指令，同時還要盡己所能提出建議，幫學院領導出謀劃策，解決難題。

2.溝通、協調教學管理。教學秘書是連接學校與二級學院（系）之間、各二級學院之間、教師之間、教師與學生之間的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右的作用，是維護學校正常的教學秩序最關鍵的一環。教學秘書是學院領導進行教學管理的參謀者和得力助手，及時有效的進行教學信息的傳遞，落實教學任務。對于教務處、科研處、人事處等各職能部門的要求進行上令下達，下情上報。教學秘書在校內相關職能部門的溝通協調中起到至關重要的作用。

3.管理服務職能。在整個教學過程運行當中，教學秘書的服務職能體現在對學校相關部門、院領導以及廣大師生服務，具有管理服務職能。主要包括：為學院的教學會議正常舉行做各種準備；對教學資源進行合理配置；外聘教師教學工作完成情況的說明報告；申請發放辦公用品；學生等級考試的組織工作等等。基于管理服務的職能，教學秘書必須樹立時刻為師生服務的意識，具有積極服務的工作態度，端正好心態，擺正位置，將管理與服務有機地結合起來，實現教學管理服務職能。

教學秘書工作要求高同時還繁瑣雜亂，具有靈活性、隨機性和偶然性的特點。因此教學秘書要具備高度的責任心，細心、耐心，有較高的應變能力，敏捷的思維能力以及靈活處理事務的能力，這樣才可以提高工作質量和效率，更好的為師生服務。

如果教學秘書素質偏低，管理水平跟不上，教育教學質量無法達到人才培養的教學目標。管理水平與職業素養息息相關。因此，教學秘書個人素養就顯得極其重要。

二、高校教學秘書需要具備的素養

1.先進的政治理論素養。作為高校行政管理辦公的一員，教學秘書必須具有先進的思想政治素養，擁護黨的綱領，學習黨的精神，時刻準備好為黨的教育事業獻出自己的一份力。基于為教育教學做貢獻的管理者，要時刻注意自身的言行舉止，為人師表，把學生往好的方面引導和教育，發揮榜樣力量的作用。

2.高尚的職業道德素養。具有高度責任心。教學秘書的工作性質要求要對老師和學生傳達、解釋教學管理的有關文件和制度，要審核學生的學籍以及畢業資格審查，這些工作都與師生的切身利益相關。如果沒有責任意識，不僅會影響到他們的利益，有時候還會造成嚴重的教學事故。因此，教學秘書必須樹立較強的責任意識。

3.很好的心理素質。教學秘書天天面對各種類型的教師和學生，經常需要處理各種突發事件，所以要具備良好的心理素質，提高抗壓能力。做事有條理，保持積極、樂觀的態度去工作，才能化解各種負面情緒。比如，在遇到突發事件的處理過程中首先要想到維護老師和學生的利益，只要不違背教學管理規定的情況下冷靜地靈活處理，盡量不造成教學事故，突出自己的個人素質和管理水平，推進教育教學這個巨輪的正常運行。

4.豐富的業務知識素養。

4.1具備業務知識。不管從事哪種職業，業務知識都是從業人員必須要具備的。同樣的，教學秘書必須要不斷的學習和掌握相關的業務知識。比如要熟悉工作職責以及掌握業務管理的技巧，了解二級學院專業性質以及涉及到的專業知識。摸索并掌握教學規律，這樣才能使自身的業務知識得到不斷提高。

4.2具備專業教學管理知識。現代各種信息更新換代的速度很快，要想成為一個優秀的教學秘書，要掌握先進的管理理念，更新調整自己的知識結構。首先教學秘書要具備公文寫作知識。因為經常要撰寫教學公文，因此必須具備扎實的公文寫作功底。其次是具備管理知識。二級學院教學工作的管理和實施，大部分都是由教學秘書來執行，教學質量的好壞跟教學秘書的管理能力有很大的關系，這就需要具備豐富的管理知識。學習有關高等教育管理知識，掌握先進的管理知識，加強理論研究和創新能力。適時參加針對提高教學秘書管理水平的培訓會以及研討會，提高教學管理能力。在教學管理過程中有自己的一套系統的管理方法，從而提高教學質量。

5.能力素養。

5.1信息處理能力。教學秘書工作要求其要有較強的口頭表達能力以及書面文字處理能力，使教師和學生易于理解各種文件精神和通知，才能更好的完成信息傳遞的任務。

5.2溝通、協調能力。教學秘書為了及時有效的處理教學部門、學院領導傳達的指令，需要具備高效的溝通、協調能力。借用計算機網絡的先進技術，提高處理辦公室日常事務的辦事效率。

5.3創新能力。隨著社會的發展進步，教學管理工作知識更新更快，管理方式更加多樣化。教學秘書不能滿足于僅有的管理知識，要跟上時代的步伐，不斷更新管理觀念，結合現代先進教學管理理念，積極探索先進的教學管理思路和方法，促進教育教學質量的提高。

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作者簡介：韋平妮 ，現在廣西外國語學院。