淺析互聯網+時代背景下的檔案管理

【摘要】：21世紀是互聯網信息技術的新時代，人們對互聯網信息技術的認識進一步加深。目前，我國已經將互聯網信息技術應用于檔案管理，并取得了較好的效果。本文深入分析互聯網+時代下檔案管理的優勢與難點，并提出針對性的改進措施。

【關鍵詞】：檔案管理；互聯網+；策略分析

1，“互聯網+”簡介

“互聯網+”實際上是互聯網發展的新業態、新形態，以用戶創新、開放創新、大眾創新、協同創新為特點，利用新一代信息技術重塑物聯網、云計算、社會計算、大數據，旨在改善人們的生產、工作、生活方式。隨著我國社會經濟的快速發展，人們的社會活動更加頻繁，各種社會信息呈現爆發式增長，傳統的紙質檔案管理模式已經難以跟上時代發展的速度。傳統的管理方式在檔案信息量不斷增加的新形勢下很難開展相關工作。

2“互聯網+檔案”的優勢分析

（1）檔案資源采集更加智能化。

“互聯網 +”時代下，檔案館要從狹義的檔案觀向“大檔案觀”轉化，檔案館的數據資源不包括數字化的紙質檔案、電子文件、音視頻數據，還應有用戶利用信息、服務數據等資源。傳統的檔案收集方式對庫房、裝具、人員都有一定的要求，不僅成本較高，還會受到存儲空間的限制。互聯網的優勢之一就是網絡節點遍布世界各地，虛擬存儲空間可自由擴展。而且，龐大的檔案數據也都可通過網絡互聯加以處理，建立網上電子平臺，依靠互聯網的自動采集、保存和整合功能來實現檔案資源采集的智能化。

（2）檔案管理工作更加科學有效。

“互聯網 + 檔案”可依托以“互聯網 +”中的物聯網 RFID技術為核心的信息感知技術建立檔案智能管理平臺，對檔案的生命周期進行精準控制。利用智能平臺將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海量結構化與非結構化數據的目的。

（3）檔案服務更加便捷。

在檔案與互聯網緊密結合的條件下，可以迅速而又方便地進行各方面的信息采集，使得檔案信息在整個網絡環境當中能夠被快速地共享。“互聯網 + 檔案”可以有效簡化工作流程、節約人力、物力、財力。在泛在的感知與互聯環境下，不論是數字化的還是傳統的紙質檔案，文字的還是多媒體的資源，編研成品還是檢索結果，傳統的查檔借閱還是檔案服務咨詢，任何信息都能迅速獲取和及時處理。用戶可以通過移動終端、互聯網及社交媒體等信息媒介來進行檢索、咨詢、獲取信息以滿自身的檔案信息需求，且不受時空限制。

3“互聯網+檔案”的難點分析

（1）轉變傳統工作方式與工作思維難度較大。

在網絡化的檔案管理工作當中，工作模式應該是多元的開放的，資源也是即時共享的。網絡中每個人都應該是檔案工作的貢獻者和參與者。但是在現在眾多的機關企事業員工包括檔案工作人員眼中，檔案工作只是檔案員和檔案管理部門的事情。檔案工作只是收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等等步驟的循環，這就阻礙了檔案工作跟上“互聯網 +”時代潮流的步伐。

（2）軟硬件與技術手段相對落后。

要跟上“互聯網+”時代檔案信息管理要求，必須要有相關網絡軟硬件的配套和支撐。“互聯網+檔案”的工作方式，應該是作為整體工作現代化智能化發展的“智慧之源”。因此無論是對軟、硬件，以及檔案工作人員的相關素質都有著很高的要求。但是，從目前檔案工作的整體條件來看，受規模層次的局限以及經費的壓力，各單位的檔案工作信息化建設的投入還很不足，想要與網絡中其他行業齊頭并進發展，面臨著比較大的困難。

（3）缺乏統一的“標準”。

統一的數據格式和標準是檔案信息網歸檔和用戶調閱的基礎，也是實現網上檔案資源高度共享的基礎。當前，大部分檔案機構的計算機沒有統一型號，管理軟件之間的銜接也存在問題，亟需建立檔案信息化制度標準化體系，統一著錄的原則、項目的格式，規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則，實現檔案信息網絡的標準化運行。

（4）人員隊伍信息化水平不高。

傳統檔案管理十分依賴管理人才的個人經驗，忽視了檔案管理的科學性與系統性。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統不同于以往的檔案管理模式，傳統管理模式缺少標準化管理流程，而基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統需要建立標準化管理模式，且對管理人員的專業性要求更高，需要管理人員同時具備互聯網信息技術背景，同時可以快速適應檔案管理的工作流程。

4“互聯網+檔案”的策略分析

（1）檔案工作運行模式由傳統型向復合型轉變。

在網絡時代，傳統的檔案工作模式已經不能夠很好地滿足社會公眾對檔案信息的需求。檔案館的運行模式應由傳統模式向復合型轉變。未來的檔案館既不是純粹的數字檔案館，也不是單一的傳統檔案館，而是兩者的有機結合———復合型檔案館。當前檔案館正處于兩個理念的轉型期“由實體到虛擬的理念轉型，由封閉到開放的深層次理念突破”。傳統的檔案工作方式所能提供的服務水平、能力和質量已經不能滿足當代社會公眾的檔案需求。“互聯網+檔案”使得檔案信息資源不再孤立分散于檔案館中，而是存儲在硬盤、軟盤、光介質之中，這能有效地解決傳統檔案館的館藏空間有限的難題。

（2）健全運行機制，保證檔案信息資源深度融合。

要想使檔案信息資源深度融合，就必須科學建立健全運行機制。檔案信息資源深度融合應按照“互聯網 +”時代要求，汲取“互聯網 +”其他行業的創新點，強化科學管理和服務手段等機制和制度建設，讓“互聯網 +”創新思想在檔案工作中落地生根，開創檔案信息資源深度融合的良好局面。

（3）統一檔案著錄標準，規范數據格式。

如果各個數字檔案館之間實行統一的文件著錄標準，那么用戶可以通過一個檢索界面在全國范圍內的數字檔案館中搜尋自己所需的檔案信息。目前我國還缺少這樣一部通用著錄標準，使得各館的信息編制標準不統一，資源獨立分散，形成信息孤島。要想真正做好檔案數據共享，不可能繞開技術問題，可借鑒目前國際檔案界采用的 EAD 標準。另外必須要通力合作構建標準目錄格式，實現不同數據庫之間數據的轉換，為全國聯合目錄中心建設打下基礎

（4）切實加強檔案隊伍建設。

檔案部門應當加強對檔案工作者現代信息技術知識的培訓，既要對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，又要突出時代應用知識教育，對檔案工作者進行市場經濟理論、法律等知識系統的教育培訓，尤其要加強檔案工作者信息技術應用能力的培訓，組織其學習與檔案信息化相關的專業知識，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展，真正成為“互聯+ 檔案”的重要支撐。

5總結

綜上所述，我們不難發現互聯網技術的進步，帶動了檔案管理和服務的革新，檔案館從管理檔案逐步轉變為管理知識、從實體存在轉向虛擬存在、從存檔重地過渡為文化休閑場所，利用方式從單一模式向多維方式轉變。先進的信息技術手段正使得實體檔案館幻化為在公民身邊、觸手可及的虛擬存在。雖然在技術上、資源上、理念上仍有許多需要解決的問題，需要克服的障礙，但筆者相信，在未來，“互聯網 + 檔案”又是一個開放創新的存在體，它會不斷地前進，檔案人和利用者都將享受到互聯網帶給我們的便利。

參考文獻：

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作者簡介：楊洋（1992-），女，貴州遵義人，碩士學位，上海大學，研究方向：競爭情報。