淺析大數(shù)據(jù)下秘書信息獲取所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

【摘要】：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)如火如荼地開展起來，幫助人們不斷地挖掘出海量價(jià)值的信息產(chǎn)品和服務(wù)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，“眼觀六路，耳聽八方”，及時地通過各種渠道、采用各種方法來獲取所需信息，是秘書在新時代下與時俱進(jìn)的必然要求。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)；秘書；信息獲取

大數(shù)據(jù)給各行各業(yè)帶來翻天覆地的進(jìn)步。三分靠技術(shù)，七分靠數(shù)據(jù)，得數(shù)據(jù)者的天下。以數(shù)據(jù)規(guī)模大、種類多樣、處理速度快、價(jià)值高為特征的大數(shù)據(jù)，給秘書的信息獲取帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)給秘書的信息獲取帶來的機(jī)遇

（一）獲取更廣泛、更全面的信息。

秘書自己所需的信息大多是本辦公室的日常事務(wù)，具有綜合性；領(lǐng)導(dǎo)所需的信息大多是與政策、單位工作有關(guān)，具有方向性、全局性、整體性。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須積極地、全方位地獲取各種信息，結(jié)合本單位的具體情況，努力通過多渠道、多觸角、多層次、多方法，來為領(lǐng)導(dǎo)及其本職工作搜集及時準(zhǔn)確、廣泛全面的信息。

過去秘書想要搜集領(lǐng)導(dǎo)所需的信息，往往要走很多彎路，要耗費(fèi)很多時間，而搜集到的信息還有可能是部分的、不完整的，甚至是片面的。而現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)可以做到秘書以前夢寐以求卻不能做到的事情。它用目前最精確、最便捷、最高效、也最經(jīng)濟(jì)的方法，從大量數(shù)據(jù)中廣泛采集，為秘書提供更廣泛、更全面、更適用的信息，從而更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和決策。

（二）及時地獲取最新信息。

秘書要及時配合領(lǐng)導(dǎo)工作，做“及時雨”，而不是放“馬后炮”。許多信息，如果獲取及時，其價(jià)值就會十分珍貴，否則就失去了價(jià)值所在。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)不僅需要掌握當(dāng)前工作的動態(tài)和內(nèi)、外環(huán)境的變化，還需要考慮、把握下一步做什么、怎樣做，需要掌握不斷發(fā)展的信息，才能審時度勢，順應(yīng)發(fā)展趨勢的需要，采取有效的新對策。領(lǐng)導(dǎo)要想在瞬息萬變的環(huán)境中對未知事物做出迅速而準(zhǔn)確的反映，就必須及時掌握最新信息。因此，秘書在獲取信息時要有強(qiáng)烈的時間觀念，突出一個“快”字，盡量減少中間環(huán)節(jié)的梗阻。過時的信息，對領(lǐng)導(dǎo)決策、參謀意義甚少，甚至?xí)?dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)在過時的信息基礎(chǔ)上所做出的決策失敗。

當(dāng)今社會發(fā)展變化很快，新問題、新思路、新舉措不斷出現(xiàn)，這就要求秘書對廣泛信息“刷新”的足夠快速、及時。及時掌握最新信息，不斷用以改進(jìn)自己的工作，不斷推進(jìn)辦公效率和工作水平的提高。大數(shù)據(jù)傳播與處理速度較快的優(yōu)勢給秘書人員捕捉新鮮的信息提供了得天獨(dú)厚的條件。秘書人員通過百度、谷歌等搜索引擎，微博、微信等社交工具，今目標(biāo)等辦公自動化軟件等等各種渠道，都能有效的幫助自己及時獲取最新信息。加之各種分析軟件快速的數(shù)據(jù)挖掘、處理、整理，使秘書及時地獲取有效信息更加便利。

（三）提高工作效率，降低成本。

秘書需要獲取的信息較多，不僅范圍相當(dāng)廣泛，而且其內(nèi)容也不僅僅是辦公室內(nèi)的日常事務(wù)，而是具有綜合性的。秘書需要獲取上下級信息、單位系統(tǒng)內(nèi)外部信息、政治經(jīng)濟(jì)文化社會信息等等，因此，保持信息渠道多而暢通是基本條件。大數(shù)據(jù)具有數(shù)量大、處理速度快、價(jià)值大的優(yōu)點(diǎn)，可以大幅改進(jìn)秘書的工作效率，實(shí)現(xiàn)全局化管理，理順各種各類關(guān)系，最大限度地發(fā)揮助手的作用。

信息是一種無形資產(chǎn)，獲取信息的成本可多可少，秘書要做到少花錢、多辦事。信息大爆炸時代，大數(shù)據(jù)給人們帶來大量信息，秘書通過互聯(lián)網(wǎng)等渠道獲取信息，可以減少時間，節(jié)約成本。

二、大數(shù)據(jù)對秘書的信息獲取提出的挑戰(zhàn)

（一）信息技術(shù)水平有待提高。

傳統(tǒng)的秘書工作主要是搜集處理信息、幫助領(lǐng)導(dǎo)處理文件資料、完成本辦公室內(nèi)的業(yè)務(wù)性及事務(wù)性工作等，對秘書自身的文字水平要求較高。而大數(shù)據(jù)是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)步的，對秘書的計(jì)算機(jī)能力有了更高的要求。秘書人員不再只局限于傳統(tǒng)的Office軟件的基本使用，而且有在計(jì)算機(jī)二級甚至三級水平的技術(shù)。為此，我們必須不斷學(xué)習(xí)，提高自己的綜合能力，做新時代的復(fù)合型人才。

（二）僅關(guān)注相關(guān)關(guān)系的思維方式。

大數(shù)據(jù)方興未艾，而它所帶來的一系列變化也只是剛剛開始。不僅僅是在生活生產(chǎn)中，大數(shù)據(jù)時代也對我們的思維方式提出了新的挑戰(zhàn)。在這個時代，我們僅需要關(guān)注相關(guān)關(guān)系，而不再需要關(guān)注因果關(guān)系。相關(guān)關(guān)系雖然不能準(zhǔn)確地向我們提供這件事為什么發(fā)生，但是它會提醒我們這件事情正在發(fā)生。而從事實(shí)角度出發(fā)，對于一件事，我們并不需要知道為什么，只需要是什么就足夠了。

注重因果關(guān)系是人類，包括秘書在內(nèi)，長久以來的習(xí)慣。即使掌握了某件事的因果關(guān)系對解決這件事情的作用不大，但人們還是樂于找到這件事的緣由。大數(shù)據(jù)完全顛覆了這種思維方式，秘書獲取和理解信息的思維方式也受到了挑戰(zhàn)。

譬如，如果領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)于最近機(jī)票的信息，秘書只要搜集關(guān)于最近機(jī)票的信息即可，少問多做，就算不知道領(lǐng)導(dǎo)為何需要這類信息也無所謂。

（三）價(jià)值密度低。

毋庸置疑，大數(shù)據(jù)帶來了海量價(jià)值，但是它所帶來的價(jià)值密度卻很低，具有稀缺性。我們往往需要從海量數(shù)據(jù)中經(jīng)過深入地分析，才能挖掘出真正所需的信息。

對于秘書而言，與領(lǐng)導(dǎo)及秘書本身工作相關(guān)的信息數(shù)不勝數(shù)，且每日劇增。辦公文檔、掃描文件、領(lǐng)導(dǎo)工作情況、系統(tǒng)內(nèi)外部信息等各種信息，紛繁多樣，優(yōu)劣摻雜，分布在各個領(lǐng)域。而秘書面對的，是如何在眾多的大數(shù)據(jù)中獲取對自己有用的信息，而這些有用的信息有可能僅占全部信息的幾千分之一，這無疑對秘書的信息獲取能力提出了挑戰(zhàn)。

（四）隱私性與便利性相沖突。

大數(shù)據(jù)對秘書信息獲取渠道帶來了一個重要的問題，即隱私性和便利性之間的沖突。秘書受惠于大數(shù)據(jù)，如與本部門有關(guān)的最新的政策法規(guī)、本部門所在領(lǐng)域的新聞時事及發(fā)展方向、更適合領(lǐng)導(dǎo)出行的天氣及路線等。但同時，隨著個人查詢網(wǎng)頁的瀏覽痕跡、關(guān)注對象等的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)收集，易導(dǎo)致信息泄露，這也是現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展下，信息泄露、信息滲透、信息污染、信息侵權(quán)等不可避免的一系列安全問題。快捷方便的信息獲取必然會帶來隱私易泄露的問題。

（五）提高現(xiàn)代化創(chuàng)新能力。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，秘書人員應(yīng)該具有較好的創(chuàng)新能力，其主要體現(xiàn)在對本行業(yè)發(fā)展方面的創(chuàng)新、對本工作發(fā)展上的創(chuàng)新以及對政治工作發(fā)展的創(chuàng)新等。現(xiàn)代秘書人員要善于對目前我國政治形勢的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測，對于馬克思主義和社會主義的教育工作也不能夠放松。在幫助領(lǐng)導(dǎo)起草各類文件時要緊扣時代的脈搏，正確掌握我國政治發(fā)展的動向。同時與教職員工進(jìn)行合作，充分發(fā)揮現(xiàn)代化科技技術(shù)，改革完善高校教育制度和方法，提高高校教學(xué)能力。

大數(shù)據(jù)時代背景下，秘書人員的工作內(nèi)容得到了更好的擴(kuò)展，極大地提高了秘書工作的質(zhì)量。這也為相關(guān)人員的個人素質(zhì)能力提出了挑戰(zhàn)。為適應(yīng)這一變化，秘書人員必須從知識、能力等方面提高自己的素養(yǎng)，以期更好更快地適應(yīng)社會發(fā)展，提高工作能力。

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作者簡介：陳奇（1993-），女，山東濱州人，聊城大學(xué)文學(xué)院15級研究生秘書學(xué)專業(yè)研究生，研究方向?yàn)楝F(xiàn)代文秘與應(yīng)用寫作。