淺析大數(shù)據(jù)視角下秘書如何提高信息獲取能力

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)如火如荼地開展起來，幫助人們不斷地挖掘出海量?jī)r(jià)值的信息產(chǎn)品和服務(wù)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，及時(shí)地通過各種渠道、采用各種方法來獲取所需信息，是秘書在新時(shí)代下與時(shí)俱進(jìn)的必然要求。以數(shù)據(jù)規(guī)模大、種類多樣、處理速度快、價(jià)值高為特征的大數(shù)據(jù)，給秘書的信息獲取帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，秘書需從知識(shí)素養(yǎng)、能力素養(yǎng)、道德素養(yǎng)三個(gè)方面來提高自己的信息獲取能力，以實(shí)現(xiàn)從文字秘書到復(fù)合型助手的轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；秘書；信息獲取

現(xiàn)代社會(huì)，由于科學(xué)技術(shù)的飛躍發(fā)展和橫向聯(lián)系的加強(qiáng)，使信息已成為社會(huì)生產(chǎn)和社會(huì)生活的一種重要資源。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，新時(shí)代下，秘書必須“眼觀六路，耳聽八方”，在大數(shù)據(jù)背景下不斷提高信息獲取能力。

一、知識(shí)素養(yǎng)

（一）豐富基礎(chǔ)知識(shí)

這是秘書人員的基本功，它包括文史哲政法經(jīng)數(shù)理化等社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的一般知識(shí)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，通常要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、加強(qiáng)管理、掌握情況、提供咨詢、控制局面。這就要求秘書有較為豐富的知識(shí)，這樣才能準(zhǔn)確、及時(shí)而又經(jīng)濟(jì)地獲取領(lǐng)導(dǎo)適用的信息。

大數(shù)據(jù)給我們提供了大量的、多種類型的數(shù)據(jù)，要想從這些魚龍混雜的數(shù)據(jù)中找到符合自己需求的信息，秘書要具備比較廣泛的基礎(chǔ)知識(shí)，才能具有較大的潛在力量，廣泛閱讀，增加自己的信息儲(chǔ)備，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。

（二）掌握大數(shù)據(jù)知識(shí)

大數(shù)據(jù)的確給我們帶來了許多機(jī)遇，利用大數(shù)據(jù)，秘書可以拓寬視野、獲取更全面廣泛的信息、提高工作效率等。毋庸置疑，各行各業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用正在如火如荼地開展，互聯(lián)網(wǎng)的使用也越來越重要。秘書要擺正心態(tài)，提高自己的計(jì)算機(jī)水平，靈活掌握互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，乘上大數(shù)據(jù)的列車，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

二、能力素養(yǎng)

（一）提高文字提煉與表達(dá)能力

這里講的文字提煉與表達(dá)能力主要是講秘書對(duì)所收集信息的提煉和表達(dá)。

大數(shù)據(jù)價(jià)值高，價(jià)值密度小，即使秘書所獲取的信息眾多，但如何從中提煉出符合自己需求的、有價(jià)值的信息，考慮哪些是有用的或是緊急的信息，這都對(duì)秘書的文字提煉能力提出了要求。

秘書要想將自己所獲取的信息讓領(lǐng)導(dǎo)明白、一目了然，便需要加強(qiáng)自己的文字表達(dá)能力了。這種文字表達(dá)能力還體現(xiàn)在信息搜集上。譬如，在搜索引擎中，輸入檢索詞進(jìn)行查詢時(shí)，當(dāng)秘書選用比較精確的檢索詞時(shí)，檢索結(jié)果的查準(zhǔn)率高，但是查全率就會(huì)降低；當(dāng)秘書選用比較廣泛的檢索詞時(shí)，檢索結(jié)果的查全率高，但是查準(zhǔn)率就會(huì)降低。檢索中的查全率和查準(zhǔn)率的互逆關(guān)系，就要求秘書提高自己的文字表達(dá)能力，選用確切的、合適的檢索詞進(jìn)行查詢。

（二）提高預(yù)測(cè)判斷能力

大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測(cè)。一方面，大數(shù)據(jù)提供眾多信息，質(zhì)量參差不齊。秘書要提高判斷力，辨別信息的真?zhèn)闻c時(shí)效，提煉出自己真正所需的信息。另一方面，秘書人員要善于用腦，學(xué)會(huì)對(duì)大量信息加以分析琢磨，發(fā)揮想象力，預(yù)測(cè)領(lǐng)導(dǎo)即將所需的信息。只有通過觀察、善于預(yù)測(cè)，秘書才能獲得工作所需要的大量感性材料，才能加以處理，用到實(shí)際。具備這種能力的秘書人員，往往能從普通的資料、一般的情況中抓住實(shí)質(zhì)，從大量的數(shù)據(jù)中挖掘出規(guī)律，從平靜的表象中發(fā)現(xiàn)事物變化的潛在趨勢(shì)。這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的建議和最佳的決策方案，更好地成為領(lǐng)導(dǎo)得心應(yīng)手的“左膀右臂”。

（三）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

秘書要善于觀察了解、熟悉領(lǐng)導(dǎo)，做到供其所需、急其所急、想其所想，較好地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。大數(shù)據(jù)背景下，信息類型多樣、傳播迅速，且價(jià)值密度低。利用大數(shù)據(jù)得到的信息雖然全面、及時(shí)，但是往往雜亂無序。秘書應(yīng)深入分析、歸納整理，并找到信息之間的聯(lián)系，從深度、廣度兩個(gè)維度予以完整展現(xiàn)，將文字、實(shí)時(shí)圖片、視頻鏈接等多種形式相結(jié)合，以滿足領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息的高質(zhì)量要求。

當(dāng)然，秘書要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，獻(xiàn)有廣度、有深度的計(jì)，獻(xiàn)有分量、有價(jià)值的策。秘書要時(shí)時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)著想，事事為領(lǐng)導(dǎo)著想，殫精竭慮，善于謀事。無論是明確工作指導(dǎo)思想、安排實(shí)施步驟，還是把握重點(diǎn)難點(diǎn)、尋找最佳時(shí)機(jī)，都竭盡全力地為領(lǐng)導(dǎo)尋找最優(yōu)辦法。

三、道德素養(yǎng)

（一）保持自我，實(shí)事求是

秘書通過大數(shù)據(jù)獲得各種各樣的信息，大千世界無奇不有，秘書人員一定要立場(chǎng)堅(jiān)定，經(jīng)受住各種考驗(yàn)，不能迷失自己。對(duì)大是大非態(tài)度正確，旗幟鮮明，要與全體人民的共同意愿和根本利益保持一致。

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目和助手，需要從四面八方獲取各種信息，并根據(jù)實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議。因此，秘書了解情況要實(shí)事求是，要經(jīng)過深入地調(diào)查分析，真實(shí)準(zhǔn)確地反映情況，一切從實(shí)際出發(fā)。

（二）嚴(yán)守機(jī)密

大數(shù)據(jù)把我們置于一個(gè)更加開放的平臺(tái)，讓我們?cè)讷@得更多信息的同時(shí)，也讓我們的信息易被他人獲取，即所謂的信息泄露。我們不可避免地要經(jīng)受網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息安全問題。但是，我們力所能及的，是嚴(yán)守自己已獲得的機(jī)密，保護(hù)好領(lǐng)導(dǎo)的信息。由于秘書的地位和身份特殊，交往對(duì)象總想從秘書口中獲取內(nèi)部信息。秘書在交往中首先弄清對(duì)方身份，確定哪些該說，哪些不該說，以及說到什么程度。對(duì)于那些旨在試探秘密、 套取情報(bào)者，要采取對(duì)策，防止落入圈套。

素養(yǎng)，即由訓(xùn)練和實(shí)踐而獲得的技巧或能力。秘書素養(yǎng)是在一定歷史條件下和社會(huì)環(huán)境中培養(yǎng)起來的，受時(shí)代和環(huán)境的制約和支配，隨著社會(huì)的變化而變化，秘書素養(yǎng)的培養(yǎng)要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。20世紀(jì)50年代甚至更早，秘書就是“秀才”和“筆桿子”，在知識(shí)和能力素質(zhì)上只要求扎實(shí)的中文功底。20世紀(jì)80年代之后有了很大變化，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)后，中國(guó)加入WTO，對(duì)秘書的素質(zhì)要求變得越來越高。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，秘書要想獲取所需信息，必須提高自己的信息獲取的知識(shí)、能力和思想修養(yǎng)，不斷提升自己，以適應(yīng)時(shí)代的需求。

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作者簡(jiǎn)介

陳奇（1993-），女，聊城大學(xué)文學(xué)院15級(jí)研究生，專業(yè)為秘書學(xué)，研究方向?yàn)楝F(xiàn)代文秘與應(yīng)用寫作

（作者單位：聊城大學(xué)文學(xué)院）