大數據時代檔案管理理論體系的變化研究

【摘要】：大數據時代，檔案數據量的增加、檔案服務水平要求提高以及檔案軟件平臺的應用，檔案工作者對檔案的認識不能只停留在過去傳統的的管理觀念上了。檔案紙質時代被迫接受檔案信息化時代的挑戰，催生出了新的檔案管理基礎理論，如新來源觀、文件連續體論、宏觀鑒定理論等。大數據時代的到來，檔案管理理論還將再次受到沖擊，推動檔案管理理論不斷擴展。

【關鍵詞】：大數據時代；檔案管理；理論體系；變化

1.大數據觀

大數據時代到來的最大最顯著特征就是數據量的劇增，大到我們采用一般的方法和技術無法對其進行描述和處理。大數據時代預言家維克托對大數據下的定義是不采用隨機分析法這樣的捷徑而使用所有數據的方法，這個定義明確的表示出大數據時代的數據用的不再是抽樣數據，而是全數據。大數據倡導的是一切數據皆有用。

作為一個新生的理念，目前很多人對大數據的認識和理解有些偏頗，對相關問題存在疑惑。一是大數據一定非常大。其實，大數據并非總是說有數百個 TB才算得上，根據實際使用情況，有時候數百個 GB 的數據也可稱為大數據，主要看第三個維度——速度或時間維度。因而大數據并非對數據量大小的定量描述，而在于快速獲取數據價值的程度。二是大數據越多越好。對于大數據研究來說，解決一個問題的數據規模有一個閾值，數據少于這個閾值，問題解決不了；達到這個閾值，就可以解決以前解決不了的問題；超過這個閾值，對解決問題也沒有更多的幫助。所以，在對需要解決的問題進行相關數據分析時，重點是要對數據進行科學分類、優化整合而不是為了去獲取更多的數據，多也無益。三是大數據是絕對的。直至目前，大數據的定義尚無統一標準，大數據說法也是針對現有的思維、資源、方法和技術而言的，隨著互聯網不斷的發展，數據處理工具和技術、存儲空間和處理能力的提升，大數據的定義必然會因為人的見識和網的先進一次又一次發生改變，因此大數據絕對不會一成不變。

在檔案管理領域，館藏檔案就是檔案部門的大數據，我們渴望所有信息資料都歸檔，但迫于人力物力財力的束縛，傳統的管理方法一直都是采取去粗取精的方式，從所有的信息資料中鑒定出有利用價值的歸入檔案保存，那些無關緊要、沒有利用價值的信息資料都被剔除出檔案收集的范圍，這樣做對當時來說是省時省力的無奈之舉，但站在現在甚至未來看，這種做法造成了相當一部分檔案數據的損失。如果說過去是受主客觀條件的影響而沒有遵循一切數據皆歸檔的原則的話，那么現在數據充足技術發達的大數據時代，數據即檔案，曾經單個數據沒有意義，當它成為集體數據的一份子時，誰知道會起到什么作用呢。檔案部門應該盡快樹立起檔案大數據觀。

2.大檔案觀

大數據觀強調的是對數據的重視，抱持一切數據皆有用的思想。大檔案觀則是要將一切皆有用的數據視為檔案，轉變成一切檔案皆有用的態度。檔案真實地反映人類的生產生活，是所有人類集體智慧的結晶，它們散落在社會的各個階層各個角落還沒有被拾起。那些存放在檔案館和檔案室的檔案大多都是黨政機關處理公事的文件材料，屬于國家所有，對社會公眾而言那就是政府的私有財產，神圣而不可侵犯。對于大檔案觀的理念可以從二個方面來理解。首先，“一切歸檔”成為可能，讓檔案的大門更加開放。在檔案歸檔的范圍上門要打地更開，做到包羅萬象涵蓋所有，將社會產生的一切具有保存和利用價值的信息記錄視為檔案，尤其是互聯網即時信息，如果不及時抓取，那些信息就石沉大海再難尋覓了；更加關注底層化、平民化、草根化稍縱即逝的的零碎信息。其次，檔案無處不在。存放在檔案館里的館藏才是檔案是人們對檔案的傳統印象，網絡的普及每天每時每刻信息數據都在噴涌而出，它們分布在各個網絡節點和神經末梢，沒有被及時收集進館，但只要在需要的時候可供檢索利用，發揮應有的價值，那它就是潛在檔案，存在于日常生活的方方面面。

3.大服務觀

大數據是信息科技領域顛覆性的技術變革，但大數據不止是技術的革新，實質上計算機服務時代的來臨，對數據的抽絲剝繭、總結結論更體現了計算機行業正從技術供應型轉為服務供應型，技術的變革是服務的高層次要求，技術的進步是為了提供更好的服務。利用服務是數據存在的最終目的和意義，大數據的產生卻改變了人的需求，利用服務不再簡單純粹，檔案用戶不再只滿足于文件的利用，而是想要獲得數據背后的信息內容和蘊藏的隱性知識。檔案服務在大數據時代必將朝著社會化、多元化方向發展，檔案管理重心要向服務傾斜。第一是由“為國守史、為黨管史”向“為民服務”傾斜。檔案部門不能再是“守財奴”，國家賦予的責任要堅守，黨的利益要堅持，但檔案部門不應再是把著一張門，管著幾張紙，服務幾個人的守舊狀態，民生利益是新時代國家給予民眾的切身利益。第二是由“坐等人上門”向“主動型服務”傾斜。大數據時代，檔案部門不僅可以運用信息技術把隱藏在海量數據中的知識揭示出來，對用戶的利用習慣和興趣趨向進行數據挖掘和量化分析，改變檔案利用服務方式，提升檔案服務的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準、知識含量高的檔案定制、推送服務，實現大檔案大服務。第三是提供一站式一條龍服務。數據的多寡是影響服務質量因素之一，檔案收集越齊全，整理越規范，查閱到的幾率就越大，就越能夠幫助用戶解決問題，因此用戶希望檔案部門提供的服務是不受時空限制的海量數據資源的精細化輸出結果，在一個地方用一種方式就可以實現“問題——數據——解決方案”一站式一條龍到位服務。

參考文獻：

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