關于做好高校文書檔案管理工作的思考

【摘要】：檔案工作是高校服務性、基礎性、長遠性工作，文書檔案是高校檔案的重要組成部分，文書檔案管理規范化程度決定高校整個檔案管理水平和質量。提升高校文書檔案管理工作須做好上層設計、提升檔案管理者投入熱情及業務水平，實現科學規范管理。

【關鍵詞】：高校；檔案管理；問題；對策

文書檔案是記載一個單位發展歷史的最原始的信息記錄，是反映本單位黨務、行政管理等活動的檔案。文書檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，隨著高等院校辦學年限的延長，學校的文書檔案數量越來越多，內容越來越豐富，對文書檔案管理工作的要求越來越高。加之近年來國家針對文書檔案管理出臺了不少方針政策，文書檔案管理工作在不斷的改革中，管理觀念和模式均發生了較大的轉變。如何順應時代的發展，適應改革的新形式，做好高校文書檔案管理工作，這是高校文書檔案管理工作的新課題。

1.統一思想，重視檔案工作

在檔案管理工作認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，領導不看重，工作人員缺乏責任感，相關部門缺乏檔案意識，這些都增加了文書檔案管理工作的難度。

1.1 領導重視，做好上層設計

高校領導對文書檔案的管理的重要性認識有些片面，只要求文件保存好，需要時能提供參考即可，因此在人員配備、財力投入上不夠重視。領導層一方面應轉變觀念，高度重視文書檔案管理工作，加強隊伍建設，合理配備文書檔案管理工作人員，尊重他們的辛勤勞動成果，關心他們的生活和工作待遇；另一方面，應加大軟硬件設施投入，合理配置辦公自動化管理所需的資源，如檔案信息管理系統、掃描儀、刻錄儀、移動硬盤、打印機等，為檔案管理現代化、電子化提供物質基礎。

1.2 自我肯定，提高思想認識

作為文書檔案管理工作者，應熱愛本職工作，充分認識到檔案管理工作是一個技術含量高、責任重大、光榮崇高的職業。認識到檔案管理職業的社會價值，熱愛檔案事業，敬重自己的職業，做到干一行、愛一行、專一行，不斷強化管理意識和服務意識，以極大的熱情投入到檔案事業中去，切忌將自己定位于簡單的“保管員”，甚至認為該崗位是一個等待退休養老的輕松崗位。

1.3 加強宣傳，營造良好氛圍

文書檔案的管理工作不是僅僅靠檔案管理工作人員就能做好的，特別是在前期的文件收集過程中，需要學校各部門積極配合，只有各部門明確了文件歸檔的重要意義，才能真正確立文書檔案工作的重要地位。因此，檔案部門應在學校內廣泛宣傳文書檔案管理的重要性，普及文書檔案知識，采取召開專題會議、舉辦展覽、有獎競答、宣傳海報、校園網絡等多種形式進行宣傳，自上而下形成良好的外部環境。

2.加強學習，提高業務水平

文書檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作，這就要求檔案管理人員必須具備扎實的專業理論基礎知識。另外，隨著文件數量的增多及檔案載體、種類的多樣化、現代化，文書檔案管理的方式方法也在不斷的更新中，這也要求檔案管理人員與時俱進、銳意進取，不斷學習新的專業知識和關聯的科技知識。

2.1 加強自我學習，夯實基礎，提升自我修養

一是要學習關于檔案管理的法律法規、政策文件，譬如《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規則》、《機關檔案工作條例》、《機關文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限規定》、《電子檔案移交與接收辦法》等，系統的學習相關的國家標準、行業規范并科學有效的貫徹執行。二是要學習關于文書檔案管理的新理論，關注其新走向。通過關注國家、省、市檔案局官網，訂閱與文書檔案管理工作相關的報刊雜志等方式了解文書檔案管理新動態，增強自己的職業敏銳度。三是面對工作中遇到的問題要及時與同事溝通、研究，必要時請示上級部門。同時，保持與兄弟院校的交流，可以到兄弟院校訪問取經，多渠道、多形式的增加自己學習的范圍。四是要加強自身的文化修養，努力提高自己的學歷層次，多讀、多聽、多想，博覽群書，拓寬知識層面，提高綜合素質，力爭使自己成為一專多能的復合型人才，更好的服務于文書檔案管理工作。

2.2 參加在職培訓，與時俱進，跟上時代步伐

面對不斷改革的檔案管理方法和現代化的科學管理手段，對文書檔案管理人員在業務知識、科學知識、管理操作能力等方面有了新的、更高的要求。一方面，高校文書檔案管理人員大量存在專業不對口的情況，以南充職業技術學校綜合檔案室為例，檔案室配備了兩名工作人員，均非檔案專業出身，對檔案管理知識的獲取除了自我學習外，文書檔案管理人員要積極主動的參加檔案管理專業知識的各類培訓。譬如，可以參加上級部門定期不定期舉辦的專業培訓，通過短期的培訓，把文書檔案管理人員盡快培養成熟悉文書檔案工作的專業知識人才。另一方面，隨著辦公自動化的改革趨勢，數字化、信息化是信息社會對文書檔案管理工作的必然要求。在辦公自動化系統開發中，文書檔案管理人員應主動配合學校將檔案管理系統納入學校信息化建設規劃，同時積極參加相關的計算機操作培訓，精通微機操作，掌握運用現代化科學手段和先進的管理方法來提高管理文書檔案的基本技能。

3.科學歸檔，規范檔案管理

3.1 建立健全制度，是規范檔案管理的保障

建立健全管理制度和辦法是促進檔案管理規范化的重要保障，是做好檔案管理的重要依據。高校應依據國家標準、行業規范，結合自身檔案管理需要，兼顧高校文書檔案的特點，制定并嚴格執行文書檔案管理制度，形成系統的管理體制，做到有制度可依，依制度辦事。這些制度既包括有關文書檔案的分類、歸檔、管理、利用等制度，也包括檔案室工作職責、文書檔案管理工作人員的行為準則、考核標準等。

3.2 做好收集立卷，是規范檔案管理的基礎

文件材料的收集是檔案管理工作中最基礎的工作。高校文書檔案來源于各個部門，文書工作和檔案管理屬于分塊管理模式，這就要求檔案管理人員在收集過程中要充分發揮主觀能動性，加強與各部門的協作與溝通、，確保收集的檔案材料完整、齊全。同時還應注意核對文件底稿、批復等，對字跡模糊、格式錯誤等不符合要求的文件退回整改，把好檔案材料質量關。在立卷工作上，南充職業技術學校從2003年開始，遵循“簡化整理，深化檢索”的新思路，按照新《規則》，文書檔案改卷為件，按照“一事一件”整理，2014年開始采用不銹鋼釘簡單裝訂，真正做到簡化歸檔工作程序、方便檢索利用。

3.3 科學分類歸檔，是規范檔案管理的前提

檔案分類方案是檔案分類的基本依據，是檔案分類方法的表現形式，只有依據科學、實用的分類方案才能對本單位的檔案進行科學分類歸檔，避免隨意分類。如南充職業技術學校根據國家標準，在集中管理文書檔案的基礎上，采取年代-組織機構-保管期限三分法模式制定了《南充職業技術學校文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》、《南充職業技術學校檔案實體分類表》，保證了檔案管理法人規范化、合理化。

4.結束語

文書檔案管理工作是高校管理工作的重點內容，面對日新月異的改革帶來的新挑戰，我們應不懼困難，提高認識，與時俱進。相關工作人員要不斷加強學習，提升自身的管理水平，不斷創新管理方法，盡最大努力發揮文書檔案管理工作的價值，為學校的蓬勃發展做出文書檔案管理工作者應有的貢獻。

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